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Assistant(e) aux Finances
Programme des Nations unies pour le développement (PNUD)
registry.bi@undp.org
+25722301100
http://www.bi.undp.org/
10 I -Burundi, Ave des Patriotes, Bujumbura
Mission and objectives
Le PNUD travaille dans environ 170 pays et territoires, contribuant à l'éradication de la pauvreté, des inégalités et de l'exclusion. Le PNUD appui les pays à développer des politiques, des compétences en leadership, des capacités de partenariat, des capacités institutionnelles et de renforcer la résilience afin de préserver les résultats du développement.
Au Burundi, le PNUD collabore avec les acteurs nationaux et les institutions partenaires pour le développement humain et durable du pays. La présence du PNUD au Burundi est définie par un accord signé le 21 novembre 1975 avec le gouvernement du Burundi. Le bureau de pays du PNUD au Burundi a élaboré son document de programme pays 2019 – 2023 qui se focalise sur trois domaines principaux: (1) Développement des moyens de subsistance ruraux non-agricoles pour la croissance économique locale; (2) Améliorer l'accès à des services administratifs, sanitaires et judiciaires de qualité, et; (3) Renforcer la résilience des communautés face au changement climatique et aux catastrophes.
Context
L’Unité des Finances veille à l’utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l’intégrité des services financiers. Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant (e) aux Finances fournit des services financiers en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail effectué.
L’Assistant(e) aux Finances promeut une approche basée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.
L’Assistant (e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets du bureau, le siège du PNUD d’autres agences des Nations Unies dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du bureau, d’assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières
Task description
Sous la supervision directe de l’Associée Principale aux Finances, l’Assistant(e) le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :
- • Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD ;
- • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) du bureau, des projets et Agences au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation des demandes de paiement en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ;
- • Participer à l’établissement des rapports financiers lors de la clôture financière trimestrielle et annuelle
- • S’occuper de la préparation des transferts bancaires, suivre les signatures et se rassurer de leur dépôt a la banque.
- • Assurer un système de classement et d’archivage efficace. Participer au classement électronique permettant une recherche rapide des documents.
- • Préparer, soumettre et suivre les demandes de remboursements de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste assumera les responsabilités détaillées suivantes :
- • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
- • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
- • Vérifier les documents de support des charges du bureau et initier les demandes de paiement à charger sur les budgets de fonctionnement du bureau
- • Vérifier les documents de support des charges des Agences non-Atlas et initier les demandes de paiement à charger sur les Agences sur base des Autorisations Financières
- • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour l’initiation de demandes des paiements avec PO ;
- • Vérifier les documents de support et codes charges des demandes de paiement initiées dans Atlas et chargées sur les projets des Services Communs
- • Assurer le suivi des demandes de paiement jusqu’à la finalisation par GSSU et répondre aux questions de GSSC
- • Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception afin d’éviter un impact négatif sur le dashboard ;
- • S’assurer de l’envoi journalier en signature de tous vouchers passés par le paycycle après impression des transferts bancaires à joindre aux vouchers et documents de support ;
- • S’assurer de l’envoi des transferts signés à la banque et s’assurer de la décharge par l’agent de la banque ;
- • S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc.) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits du bureau, DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
- • Procéder au classement physique par rubriques ou par tout autre mécanisme efficace et facile d’accès par les collègues de l’unité.
- • L’archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents ;
- • La numérisation des documents essentiels en cas de besoin ;
- • Le classement électronique des documents essentiels ;
- • Rechercher dans le classement tous les vouchers sur lesquels la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et les photocopier pour constituer les documents de support de remboursement auprès de l’Office Burundais des Recettes (OBR) ;
- • Préparer un tableau qui détaille les transactions mensuelles concernées par la TVA en vue de soumettre la demande de remboursement de la TVA ;
- • Analyser et resoumettre les transactions rejetées par l’OBR en réunissant les conditions exigées par l’OBR ;
- • Rechercher dans le classement les vouchers permettant de facturer les services rendus dans le cadre du recouvrement des coûts
- • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du superviseur de l’unité
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
- • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
- • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
- • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
- • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
- • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
- • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.
Eligibility criteria
Age
Nationality
- Candidate must be a national or legal resident of the country of assignment.
Requirements
Required experience
- 3 years of experience in comptabilité et gestion financière
- • Une connaissance du logiciel du système de la comptabilité propre au PNUD (ATLAS) constitue un atout ;
Area(s) of expertise
Driving license
-
Languages
- French, Level: Fluent, Required
- English, Level: Working knowledge, Desirable
Required education level
Bachelor degree or equivalent in Comptabilité, finances ou autre domaine apparenté. La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout. Détenir un titre d’un institut international reconnu dans la spécialisation en finances constitue un net avantage
Competencies and values
- • Aptitudes relationnelles, avec respect de la diversité culturelle et capacité d’adaptation à des contextes de travail difficiles et variés
- • Gestion des connaissances et apprentissage
- • Développement et efficacité opérationnelle
- • Leadership et maîtrise de soi
- • Être capable de travailler sous pression
