À propos de TechnoServe :

Tout le monde mérite la possibilité de construire un meilleur avenir. Cette simple idée est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l'exploitation du pouvoir du secteur privé pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.

Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations et entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants... lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, elles peuvent accéder aux soins de santé et à l'éducation qui leur étaient auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s'en sortent mieux.

À propos du projet :

TechnoServe lance actuellement un projet de développement du secteur du café sur 5 années au Burundi. Financée par l'USDA à hauteur de plusieurs millions de dollars, l'Initiative Burundi Better Coffee (Initiative pour un meilleur café au Burundi) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café au Burundi en améliorant la production dans les exploitations agricoles, le traitement au niveau local, la commercialisation ainsi que l'écosystème de soutien. Nous recrutons activement pour divers postes afin de gérer et exécuter les différentes composantes du programme, notamment dans les domaines des finances, des ressources humaines et des opérations du projet sur le terrain.

Description du poste

L’Assistant(e) RH et administratif(ve) sera chargé(e) d'apporter un soutien administratif au département RH. Il/Elle est notamment chargé(e) de tenir les dossiers du personnel, de mettre à jour les bases de données RH, de participer à la préparation des salaires et de traiter les demandes des employés. L’Assistant(e) RH et administratif(ve) est aussi chargé(e) de coordonner les projets, les réunions et les séminaires de formation dans le domaine des ressources humaines, ainsi que le processus de recrutements de la publication des offres d'emploi au traitement des candidatures jusqu’à l’embauche.

Il/Elle est également chargé(e) de coordonner les opérations et les procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation ainsi que fournir un appui administratif au personnel du bureau en temps voulu de manière efficace.

 Rôles et responsabilités clés :

 Recrutement

Coordonner le processus de recrutement, participer à la présélection, à la sélection et aux entretiens des employés, le cas échéant.  

Maintenir les dossiers pour chaque recrutement, en veillant au respect des politiques et procédures de l'organisation.

Aider l’équipe de service des Ressources Humaines dans les planification les entrevues, organiser les installations.

 Intégration

Coordonner l'intégration de tous les nouveaux employés et membres du personnel, en veillant à ce que toutes les informations pertinentes concernant l'employé soient obtenues et conservées dans un dossier personnel.

Veiller à ce que les nouveaux employés bénéficient d'un soutien et d'informations optimales pour une bonne intégration.

S'assurer que tous les nouveaux employés suivent les formations en ligne de TNS.

Gestion des dossiers du personnel

Gérer et tenir à jour les contrats, les dossiers du personnel et d'autres informations confidentielles concernant les employés.

Veiller à ce que les contrats soient mis à jour en temps voulu et que toutes les copies soient archivées. 

Veiller à ce que tous les documents relatifs aux ressources humaines répondent aux exigences de l'organisation en matière d'audit.

Aider au processus de clôture du dossier lorsque l’emploi d’un membre du personnel prend fin en veillant à ce que tout le matériel sous sa garde soit retourné ; 

Traitement des salaires

Préparer les données salariales du personnel en liaison avec l'équipe des finances.  

Assurer un traitement mensuel précis et dans les délais.  

Maintenir le fichier de traitement des salaires pour les besoins d'audit futurs.

Gestion des avantages

Gérer la souscription en temps voulu de l'ensemble du personnel aux régimes de prestations. 

Gestion des Performances & Formation

Coordonner la revue de la période d’essai des employés, en veillant à ce que le traitement et la communication se fassent dans les délais impartis.

Soutenir le responsable des ressources humaines dans la coordination du processus d'évaluation des performances.

Gérer les données relatives à la formation du personnel, coordonner le matériel de formation et la logistique.

Former le personnel à l'utilisation du système de gestion des performances.

Engagement & Relations des Employees

Soutenir le responsable des ressources humaines dans la coordination des enquêtes de satisfaction du personnel et des réunions des employés.

Assister le responsable des ressources humaines dans la documentation du feedback du personnel et de la planification des actions y relatives. 

Travailler en étroite collaboration avec les employés pour garantir un environnement de travail positif.

Gérer les conflits des employés et, en collaboration avec le responsable des ressources humaines, élaborer un plan d'action approprié ainsi que le suivi de l'avancement des plans de résolution.

Aider à la préparation des actions disciplinaires si nécessaire.

Rapportage

Fournir tous les rapports pertinents du département des ressources humaines à l'intention du responsable des ressources humaines.

HRIS Administration

Maintenir et mettre à jour les informations relatives au personnel dans le SIRH.

Effectuer des audits réguliers pour s'assurer que les informations contenues dans le système sont à jour et exactes.

 Regulations

Veiller à rester à jour sur de la législation du travail et intégrer les connaissances acquises dans le cadre de ses fonctions.

Suivre et assurer la conformité statutaire de toutes les lois du travail applicables et autres exigences réglementaires.

Effectuer des recherches sur les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines et intégrer les enseignements tirés dans le rôle.

Administration

Coordonner le traitement des dossiers d'immigration, depuis l'élaboration des documents jusqu'au suivi avec les services concernés.

Se tenir informe des modifications des exigences, tant au niveau de la direction des ONGEs que de l'office de l'immigration.

Recevoir les visiteurs, fournir une assistance avec des informations appropriées et/ou faciliter leur visite selon l’horaire prévu ;

Fournir un soutien en matière de photocopie, de duplication, de reliure de documents et documents au personnel du bureau ;

Envoyer et recevoir des courriers, des colis pour affaires officielles via la poste ou transportés en main propre par le personnel ou les visiteurs et vérifier le paiement de ces services obtenus ;

Aider le chef de bureau à coordonner les préparatifs de voyage tels que les réservations d’hôtel, les réservations de salles de réunion, internes et externes, conformément à la politique de voyage de TechnoServe ;

Maintenir un stock suffisant de matériel sanitaire et de rafraîchissements (café et thé) en consultation avec le chef de bureau ;

Soutenir la mise en place du système d’enregistrement et le processus d’archivage ;

Maintenir des listes de contacts du personnel exacte et à jour ainsi que celle des clients à l’aide d’une feuille Excel et annoncer à tout le personnel s’il y a un changement ;

Recevoir les articles selon le bon de commande ou le bordereau d’expédition après inspection de leur état ;

Gérer d’autres tâches au besoin selon les indications du superviseur.

Compétences, expérience et qualifications requises

Baccalauréat en administration des affaires, ressources humaines en sciences sociales ou dans un autre domaine lié aux affaires ;

Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines ou de l’administration ;

Compréhension claire du droit du travail et d'autres législations connexes.

Sens aigu de l'urgence, capacité à respecter les délais et souci du détail.

Orienté vers le service et la satisfaction des clients internes.

Respecter des normes élevées en matière de confidentialité et d'éthique

Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.

Bonnes aptitudes à la communication orale et écrite

Capacité à communiquer efficacement avec des personnes de différents niveaux hiérarchiques.

Excellentes compétences informatiques (Word, Excel, PowerPoint, courriels, numérisation et comptabilité).

Solides compétences interpersonnelles et interculturelles

Axé sur les résultats et conscient des différents défis auxquels sont confrontés les individus ;

Facteurs de succès :

Intégrité et honnêteté : Jouit d’une grande confiance ; est perçu comme une personne directe et véridique ; présente des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garde des confidences ; admet ses erreurs ; ne se présente pas de manière inexacte à des fins personnelles ;

Intelligence émotionnelle : empathique, comprend les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédit le comportement des autres. Conscient de soi et empêche ses propres émotions d’interférer avec le travail. Comprend à la fois les forces et les limites des autres ;

Produits livrables axés sur les résultats et de haute qualité : Reste concentré sur les efforts nécessaires pour obtenir des résultats de qualité conformes aux objectifs programmatiques ou ministériels. Démontre la capacité d’obtenir des résultats efficaces ; travaille avec persévérance pour surmonter les obstacles à la réalisation des objectifs. Accomplit des tâches en tenant compte de tous les domaines concernés, aussi petits soient-ils ; se préoccupe de tous les aspects du travail ; Vérification précise des processus et des tâches ;

Diversité/inclusivité : Démontre une compréhension et une appréciation de la diversité et appuie les efforts de diversité. Interagit efficacement de manière inclusive avec des personnes de toutes races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.

Encadrement et rétroaction : Reconnaît et accepte les forces des autres. Fournit des conseils et de la rétroaction en temps opportun pour aider les autres à acquérir des connaissances et des compétences pour accomplir des tâches ou résoudre des problèmes

Planification et planification des ressources : La capacité d’estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir l’atteinte des objectifs. Planifie, programme, priorise et contrôle efficacement les activités ; identifie, intègre et orchestre les ressources (personnes, matériel, information, budget et/ou temps) pour atteindre les objectifs visant à améliorer le rendement global de l’organisation

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d'améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Avec notre engagement envers la diversité, nous sommes fiers d'être un employeur garantissant l'égalité des chances et l'action positive et ne discriminons pas sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de l'origine ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, du statut sérologique, statut d'ancien combattant protégé, invalidité et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l'exploitation et à examiner minutieusement tous les candidats finaux grâce à des vérifications rigoureuses des antécédents et des références.

Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à l'adresse recrutement@tns.org ou appeler le +1 202 785 4515.

NOTE:

• Seuls les candidats sélectionnés seront invités à passer les tests de recrutement.
  
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour le poste.