Job Description

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

<Job Purpose and Organizational Context>

Sous la supervision générale du Chargé des Opérations et la supervision directe de l’Associé à l’ICT, le/la Commis au Registry assure des services de qualité pour la distribution et l’enregistrement du courrier. Il/elle démontre une approche orientée vers le client, du tact et une aptitude à travailler avec des personnes de différentes nationalités et cultures.

Sous la supervision du de l’Associé(e) à l’ICT, le Commis au Registry fournit des services fiables de gestion du registre, des pochettes et du courrier afin d'assurer la tenue de dossiers précis et de haute qualité sur les documents et la correspondance entrants et sortants du bureau de pays. Le commis au Registry fait preuve d'une approche axée sur le client, de tact et d'une capacité à travailler avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes.

Le (la) titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et des programmes des bureaux de pays, les consultants, les experts, le personnel des Nations Unies et les entités externes afin d'assurer une prestation de services cohérente. 

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'équipes, d'équipes et de projets multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Duties and Responsibilities

 Assurer le maintien du système d'enregistrement au sein du bureau de pays.

Mettre en place et maintenir le système de classement du bureau conformément au système mondial de classement du PNUD. Ouvrir les nouveaux dossiers au besoin et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.  Stockez correctement les fichiers pour assurer l'accessibilité et la conservation des documents.

Fournir des photocopies des documents des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel ; et aider à la collecte de documents de référence et d'information à partir des dossiers du registre.

Établir et tenir à jour un système d'enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ainsi que maintenir la circulation et la lecture des dossiers du bureau.

Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités du registre. 

Participer à la création et à la maintenance d'un système électronique de registre/archivage en étroite collaboration avec le personnel des TIC. 2.)  Assurer une gestion efficace du courrier au sein du bureau de pays

Assurer une gestion efficace du courrier au sein du bureau de pays

Recevoir, enregistrer et coder les avis, lettres et autres correspondances entrants et les transmettre au service, à l'unité ou à l'agent approprié. 

Enregistrer et expédier les communications sortantes, y compris les pochettes, et assurer le suivi de la distribution. Préparer le sommaire des formulaires de pièce jointe et les documents nécessaires ; et tenir à jour le fichier des sacs reçus pour s'assurer que tous les sacs sont comptabilisés.

Maintien d’un classement chronologique des bordereaux d’expédition et tout document relatif à la valise diplomatique

Mise à jour du tableau des points focaux des courriers sur base de l’organigramme du bureau

Assurer le recouvrement des coûts liés aux opérations de Pouch par le biais d'un calcul au prorata et d'une facturation appropriés des organismes utilisateurs. 

Réception et enregistrement des factures et de tout document relatif aux dépenses diverses à transmettre aux finances;

Répartition appropriée des coûts par Agence utilisateur du service commun de la valise diplomatique ;

Approbation du tableau de recouvrement des coûts auprès des Agences et suivi du paiement des contributions des Agences au service commun de la valise diplomatique.

Réception et expédition des valises diplomatiques en provenance ou à destination de New York et Genève pour différents Agences des NU;

Mise en place de mécanismes pour la recherche rapide des valises diplomatiques perdues et établissement des rapports de toute perte aux parties intéressées;

Maintien d`une excellente liaison avec les Agences des Nations Unies concernées;

 Competencies

Achieve Results:  LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline. 

Think Innovatively; LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements. 

Adapt with Agility : LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible. 

Act with Determination : LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships. 

Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciates/respects differences, aware of unconscious bias, confronts discrimination

    Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area Name Definition

Administration & Operations Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving

Administration & Operations Registry & correspondence management

Ability to collect, register, maintain and deliver mail and UNDP pouch; ability to manage archives

Business Management Customer Satisfaction/Client Management

Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers' needs. 

Provide inputs to the development of customer service strategy. 

Look for ways to add value beyond clients' immediate requests. 

Ability to anticipate client's upcoming needs and concerns.

Business Management Communication

Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience

Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels

Business Development Knowledge Generation

Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need

VI. Keywords

Enregistrement de documents

Gestion des fichiers

Gestion du courier

Required Skills and Experience

Education:

Un diplôme d’études secondaires est obligatoire ;

Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en sciences sociales, en gestion, en finance ou l'équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n'est pas une exigence. 

Experience:

Minimum de 4 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou 1 an (avec baccalauréat) d'expérience de travail pertinente. 

Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web tels que les ERP.

Formation dans le domaine de secrétariat ou tout autre domaine relatif aux méthodes de tenue de dossiers serait un atout

Language

La maîtrise du français et du Kirundi est exigée

La connaissance de l’anglais est un atout 

Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders) 

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.