TERMES DE REFERENCES POUR LE RECRUTEMENT D’UNE CONSULTANT(E)/MAISON/BUREAU, CHARGE(E) DE RENFORCER LES COMPETENCES INFORMATIQUES DES SERVICES TECHNIQUES ET CENTRAUX DU MINISTERE DE LA JUSTICE.

1.         PRESENTATION DE BIBLIOTHEQUES SANS FRONTIERES

Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une organisation qui œuvre pour que chaque femme et chaque homme, à travers le monde, puisse vivre dignement et s’épanouir à travers un accès facilité, ouvert et libre à l’information, à l’éducation et à la culture comme levier central d’émancipation et de développement durable. 

Depuis sa création en 2007, Bibliothèques Sans Frontières a pour mission de :

•          Renforcer la protection, l’éducation et la prise en charge psychosociale des populations très vulnérables dans les situations d’urgence humanitaire et de post-conflits ;

•          Réduire les inégalités en matière d’accès à l’information, à l’éducation et à la culture dans le monde ;

•          Promouvoir les bibliothèques comme acteurs majeurs dans la réduction des inégalités et de stimuler le goût d’entreprendre à travers les bibliothèques en les transformant en incubateurs de projets sociaux.

2.         BIBLIOTHEQUES SANS FRONTIERES AU BURUNDI

Au Burundi et dans la région des Grands Lacs, BSF est aujourd’hui un acteur reconnu pour ses outils numériques offline et son expertise pédagogique au service de l’accès à l’éducation et à l’information avec plus d’une vingtaine de projets mis en œuvre depuis 2014. BSF intervient auprès des publics variés dans les secteurs de l’accès à l’informatique juridique, de l’éducation et de la formation professionnelle, de l’entreprenariat des jeunes et l’employabilité, de la protection de l’enfance et de la santé et en s’appuyant automatiquement sur des partenaires d’implémentation, notamment les Organisations de la Société Civile (OSC) burundaises qui innovent ainsi dans leurs interventions. 

3.         CONTEXTE DU PROGRAMME D’APPUI AU SECTEUR DE LA JUSTICE-COMPOSANTE DIGITALISATION.

En décembre 2022, Bibliothèques Sans Frontières a obtenu un financement de la Délégation de l’Union Européenne au Burundi pour la mise œuvre d’un Programme d’Appui au Secteur de la Justice-Composante Digitalisation pour une période de 36 mois à partir du 1er février 2023.

Comme la digitalisation des services est une priorité du gouvernement, cette composante prévoit un renforcement des compétences informatiques (y compris les TIC) des services centraux et techniques du Ministère de la Justice afin d’améliorer leur gouvernance et performance.

Ces services sont incontournables dans le processus de digitalisation du système judicaire à tous les niveaux dans la mesure où ce sont ces derniers qui sont moteurs de la modernisation complète de leur Ministère. 

Après les séances de renforcement des compétences informatiques sur base des besoins identifiés, certains services notamment celui des TIC, de la modernisation des services judiciaires et archivage va à son tour appuyer les juridictions et parquets ciblés par le projet.

Dans le cadre du dit projet et dans le respect de son plan d’action 2023, BSF souhaite recruter un(e) consultant(e)/Maison/Société/Bureau en charge du renforcement des compétences informatiques du personnel du Ministère de la Justice en vue améliorer l'efficacité et l'efficience des services judiciaires.

4.         BUT ET PORTÉE DE LA CONSULTANCE.  

La consultance consiste à identifier les besoins en renforcement des compétences informatiques (Réseaux, maintenance, programmation et développement, sécurité informatiques, bureautique, télécommunication, logiciels, application,), à actualiser les modules de formation en fonction des besoins et à former le personnels des services centraux et techniques du Ministère de la Justice ciblés par le projet.

5.         OBJECTIF DE LA CONSULTANCE EN RENFORCEMENT DES COMPETENCES INFORMATIQUES.

L’objectif de la consultance est de renforcer les compétences informatiques y compris le TIC du personnel des services techniques et centraux du Ministère de la Justice sur base des besoins réels identifiés. 

6.         MISSION DU CONSULTANT

Après avoir consulté les documents stratégiques du ministère de la Justice ainsi que les rapports disponibles du PNUD et celui de l’Assistance Technique de l’Union Européenne, nécessaire à la bonne compréhension des enjeux de formation, le consultant retenu aura à :

a)         Evaluer les besoins spécifiques en renforcement des compétences informatiques y compris les TIC du personnel du Ministère de la Justice ciblé par le projet ;

b)         Produire un rapport synthétique de l’évaluation des besoins qui met en évidence les points forts, les domaines d'amélioration et les besoins en matière de renforcement des compétences informatiques y compris TIC ;

c)         Proposer au commanditaire de la consultance les priorités de renforcement des compétences informatiques compte tenu du budget disponible ;

d)        Adapter les modules de formation en informatique sur base des besoins identifiés ;

e)         Renforcer les capacités informatiques de 31 personnels des services techniques et centraux du Ministère de la Justice en adaptant la formation selon les niveaux de compétences informatiques en vue de répondre efficacement à leurs attentes ;

f)         Fournir des supports clairs, complets et adaptés et des exercices pratiques, pour faciliter la compréhension et l'application des connaissances informatiques acquises ;

g)         Fournir des conseils individualisés pour renforcer les compétences de chaque participant ;

h)         Proposer un plan d’accompagnement du personnel formé ;

i)          Produire un rapport synthétique de l’activité de renforcement des compétences informatiques y compris les TIC.

7.         PRINCIPAUX LIVRABLES ATTENDUS 

Le prestataire retenu pour cette formation devra produire les livrables listés ci-dessous :

a)         Un rapport synthétique d’évaluation des besoins en formation du groupe cible ;

b)         Deux modules de formation (1 pour les cadres informaticiens et l’autre pour les intermédiaires du Ministère de la Justice adaptés aux besoins en renforcement des compétences informatiques identifiés ;

c)         Une session de formations par groupe cible : Informaticiens et intermédiaires ;

d)        Un rapport synthétique de formation intégrant les recommandations du formateur, des participants et ceux du commanditaire de la formation.

6.LES SERVICES DU MINISTERE DE LA JUSTICE CIBLES

a)         Cabinet du Ministre ;

b)         Service des TIC, modernisation des services judiciaires et archivage ;

c)         Cellule de Coordination des Appuis des Partenaires ;

d)        Centre de Formation des Professionnels de la Justice ;

e)         Direction de la Planification ;

f)         Direction des Ressources ;

g)         Service de Protection des Données Publiques et Privées ;

h)         Centre d’Etude et de Documentation Juridiques.

8.         METHODOLOGIE 

Il appartient au consultant de proposer sa méthodologie afin d’atteindre les objectifs de savoir, savoir-faire et de faire du personnel du Ministère de la Justice ciblé par le projet dans le domaine des compétences informatiques y compris les TIC. 

9.         DUREE DE L’ETUDE

La durée de la consultance est de 15 jours et comprend la période de l’évaluation des besoins en renforcement des capacités, adaptation des modules, la formation proprement dite pendant 10 jours et le rapportage de la consultance.

10.       RETROPLANNING DES PRINCIPALES ETAPES

11.          EVALUATION DES OFFRES ET CRITERES DE SELECTION 

Les offres seront évaluées selon les critères énumérés ci-dessous :  

a)            50% : Expérience dans le domaine/CV ;

b)           10% : Proposition financière (nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible) ;

c)            40% : Proposition technique (compréhension des termes de référence, méthodologie, planning, …).

12.          COMPETENCES REQUISES POUR LA CONSULTANCE

Les compétences requises pour réaliser ce travail sont celles d’un(e) consultant(e) / Maison / Bureau de consultance remplissant les conditions suivantes :

a)            Etre basé au Burundi ;

b)           Avoir aligné un consultant principal ayant au moins un diplôme de master dans le domaine informatique ;

c)            Une expérience antérieure d’au moins 5 ans, en renforcement des capacités informatiques y compris les TIC, de préférence dans le secteur de la justice ;

d)           Une capacité démontrée à personnaliser les programmes de formation en fonction des différents besoins identifiés auprès du groupe cible ;

13.          DOCUMENTS DE CANDIDATURE

a)            Lettre de motivation adressée à Bibliothèques Sans Frontières au Burundi ;

b)           Un curriculum vitae du/de la consultant (e) aligné, mettant en valeur ses expériences et ses compétences en lien avec la mission ;

c)            Offre technique mettant en évidence la compréhension du mandat, la méthodologie, le chronogramme et autres informations pertinentes pour une bonne exécution de la consultance ;

d)           Une copie du module à adapter aux besoins des bénéficiaires de la formation

e)           Offre financière à présenter en BIF avec une conversion en euro au taux du site : https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/procedures-guidelines-tenders/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en  avec TVA compris et toute charge en rapport avec l’étude devra être inclue dans l’offre financière) détaillée. 

Il est à noter que les honoraires ne peuvent pas dépasser 4500 € (quatre mille cinq cents euros) ;

f)            Documents de renseignement sur le soumissionnaire (NIF, Registre de commerce et Adresse du soumissionnaire) ;

g)            Une copie d’un rapport d’une consultance similaire réalisée ;

h)           Des références professionnelles attestant de l'expérience en renforcement des capacités informatiques y compris les TICs : Nom et prénom, adresse, e-mail, téléphone, …

14.          NOTIFICATION D’ATTRIBUTION ET SIGNATURE DU CONTRAT 

Le consultant sélectionné sera informé par e-mail que son offre a été acceptée (notification d’attribution). 

15.          ADRESSE ELECTRONIQUE ET HEURE LIMITE DE DEPOT DES OFFRES

Les offres sous plis fermés devront être envoyées à l’adresse électronique suivante :

• candidatures.burundi@bibliosansfrontieres.org  

Au plus tard le 08/09/2023 à 23h59min.

Les offres déposées en dehors du délai et manquant un des documents ne seront pas prises en considération.

NB : Toute tentative de corruption ou de pression, à l’endroit des employés de BSF ou d’une tierce personne intervenant dans ce projet éliminera de facto le soumissionnaire.