AVIS DE RECRUTEMENT
INFINITY GROUP recrute un Program Manager et un Finance and Administration Manager. Les termes de référence complets ainsi que ce communiqué peuvent être consultés sur le site : www.esoko.bi, ou la page Facebook : @InfinityGroupBurundi ou au bureau d’INFINITY GROUP situé au 7, Avenue de France, Immeuble Ruhara, 2ème étage. Les dossiers de candidatures (CVs, CNI, Lettre de motivation adressée au Directeur Général d’INFINITY GROUP, Diplômes certifiés par le Ministère de l’Education, Attestations de service) devront être envoyés dans un seul document PDF à l’adresse recrutement@infinitygroup.bi et doivent porter la mention : « Recrutement IG –Project Manager » ou « Recrutement IG– Finance and Administration Manager » ; La date limite de dépôt est fixée au 23 Décembre 2022 à 23 : 59 (GMT+2).
Fait à Bujumbura, le 12 Décembre 2022
La Direction
JOB DESCRIPTION
- Titre du Poste : Finance & Administration Manager
- Lieu d’affectation : Bujumbura
- Durée : Indeterminée
- Superviseur : Managing Director
- Supervisé (e) : 2
Contexte :
INFINITY GROUP est une société offrant des services principalement dans le domaine des Ressources Humaines, Marketing & Communication ainsi que la Gestion des projets. La société connait une croissance rapide générant une demande accrue des services administratifs et financiers nécessaires au personnel permanent et aux intérimaires dans le respect des normes et selon les règles de l’art. C’est dans ce contexte qu’INFINITY GROUP recherche un(e) Finance & Administration Manager (FAM) pour consolider la position actuelle de la société sur le marché tout en assurant une gestion efficace de l’exécution des marchés existants et à venir. Le/La FAM fera partie intégrante du Senior Management Team (SMT) assistant la Managing Director dans la recherche et la consolidation des partenariats, la recherche de nouveaux marchés et les innovations à proposer tant au marché burundais, qu’au marché régional à l’avenir.
Résumé du Poste :
Le/la Finance & Administration Manager fournit le leadership et l’encadrement nécessaire aux Finance & Admin Officers. Il/Elle assure la coordination des ressources et des systèmes nécessaires au fonctionnement routinier des Départements de Finance et Administration d’INFINITY GROUP en conformité avec les politiques et procédures en vigueur. De concert avec les autres membres du SMT, Il/elle participe à l’orientation stratégique dans le respect des valeurs fondamentales de la société. Il/Elle participe activement à la recherche de nouveaux marchés, mais aussi à leur exécution, par la fourniture de services de haute qualité selon les règles de l’art. Il/Elle assure le développement et la mise à jour des procédures administratives et financières - le développement et suivi régulier des KPIs.
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Tâches spécifiques :
1. Planification Stratégique
- • Accompagner la Direction Générale dans la poursuite de la Vision et de la Mission de l’Entreprise à travers la réflexion et la planification stratégique ;
- • Contribuer à la veille stratégique, en étudiant de nouveaux segments de marché pouvant offrir des opportunités d’affaires et contribuer à la croissance de la Société ;
- • Contribuer au développement des Plan Opérationnel et Budget annuels de la Société
- • Identifier les besoins en formation et appuyer la Direction Générale dans le renforcement des capacités de l’équipe ;
2. Gestion Financière/comptables
- • S’assurer de la bonne exécution du budget et de la bonne gestion des comptes de la Société.
- • Maintenir à jour les livres comptables et préparer les rapports périodiques à soumettre au Managing Director.
- • Vérifier et valider les décaissements de la Société en s’assurant qu’elles sont conformes au budget et aux procédures en vigueur;
- • S’assurer que la société s’acquitte, à temps, à ses obligations envers ses fournisseurs de services, le fisc et la sécurité sociale pour tous les employés en conformité avec les procédures en vigueur ;
- • Promouvoir des solutions novatrices et innovantes pour la gestion du cash, y compris les solutions monétiques digitales ;
- • Assurer la réconciliation bancaire mensuelle en conformité avec les procédures pour chaque compte et soumettre à l’approbation du Managing Director.
- • Assurer la gestion des flux de trésorerie et de la petite caisse en fonction des besoins de la société et en conformité avec les procédures en vigueur ;
- • Effectuer mensuellement une analyse du niveau de consommation des budgets (Budget Comparison Report – BCR) et mettre en place les mesures devant permettre une meilleure rationalisation des dépenses
- • S’assurer de la bonne tenue des documents comptables (digitale et physique) de la Société ;
- • Coordonner la clôture mensuelle des livres comptables et superviser la clôture annuelle des livres de la société.
3. Gestion Administrative
- • Coordonner la gestion quotidienne du département de l’Administration pour assurer une prestation de services impeccable de l’équipe ;
- • Assurer et entretenir l’inventaire des biens, matériels et stocks de consommables de la société.
- • Etablir et maintenir des contrats de services avec les principaux fournisseurs en négociant des tarifs préférentiels.
- • Vérifier les plans d’achats de biens et de services de la Société et assurer que tous les achats sont faits de façon transparente et en conformité avec les procédures en vigueur.
- • Vérification des rapports de consommation d’électricité, de carburant, de consommables alimentaires, de consommables de bureau, de carburant, faire des analyses utiles à la Direction ;
- • S’assurer de la maintenance et l’entretien de tous les ordinateurs et de leurs équipements périphériques ainsi que les autres équipements informatiques selon les procédures IT en vigueur.
- • S’assurer de la production de l’inventaire physique des stocks à la fin de chaque mois et à la fin de l’exercice annuel ;
- • S’assurer de l’entretien régulier des véhicules de la société et de la conformité des documents légaux ;
- • S’assurer d’une bonne planification des sorties de véhicules (planification mensuelle et journalière) selon les procédures en vigueur ;
- • S’assurer de la bonne gestion et d’un bon suivi (police et assureurs) des cas d’accidents des véhicules de la société.
4. Gestion du Risque
- • Mettre en place des mécanismes pour la prévention et la gestion à temps des différents types de risques auxquels la société pourrait être exposée (risques financiers, légaux, compétitions, insatisfaction de clients, sureté et sécurité, etc.) ;
- • Contribuer au développement et assurer la mise en application des différentes procédures devant faciliter et harmoniser l’exécution des activités journalières de la Société ;
- • Participer activement dans différents audits de la société, s’assurer la mise en oeuvre des plans de redressement et la clôture à temps des recommandations ;
- • Assurer que les systèmes de contrôle interne sont en place et suivis par tout staff de la société, en particulier l’équipe d’Administration et Finance.
- • Etablir, en collaboration avec le Senior Management Team (SMT), une charte d’autorisation pour les engagements et les paiements tout en assurant la ségrégation des taches ;
- • Mettre en place un plan de mitigation et de gestion des risques sécuritaires. Assurer, de concert avec la Managing Director, la gestion des situations de crises relative à la sécurité du personnel et des biens de la société.
5. Business Development
- • Assurer la révision des budgets à soumettre avec les propositions.
- • Participation aux négociations financières avec les potentiels clients.
6. Redevabilité – Classement – Rapportage
- • Assurer la gestion de la performance de la société à travers les KPIs ;
- • A travers les Dashboards appropriés, suivre l’exécution du budget en étroite collaboration avec le Finance Officer et le conseiller fiscal, et produire les recommandations au Management.
- • Maintenir à jour les tableaux de bord et présenter de façon régulière les performances financières de la société au SMT (Ateliers trimestriels) ;
- • Analyser la rentabilité de chaque type de service offert pour conseiller stratégiquement le Management ;
7. Supervision – Gestion de l’équipe
- • Assurer la coordination et le contrôle des activités des Finance Officer et de l’Admin Officer ;
- • Promouvoir la redevabilité, communiquer les attentes et fournir des feedbacks constructifs à travers la revue périodique de la performance.
- • Fournir a l’équipe les informations, les outils et les ressources dont ils ont besoin pour améliorer leur performance et atteindre les résultats.
- • Diriger les réunions hebdomadaires de suivi et de planification de l’équipe Admin/Fin
Relations de travail clés
- • A l’interne : SMT – Conseiller Fiscal – Quality control consultant
- • A l’externe : Fournisseurs de Services – Clients – Partenaires – OBR – Cabinet d’audit - etc.
Qualifications requises
- • Avoir un master en Gestion et Administration d’Entreprise, en Finance, comptabilité ou Equivalent.
- • Avoir au moins 5 ans d’expérience progressive dans la gestion financière, la comptabilité et la gestion administrative d’entreprise.
- • Excellente capacite d’analyse, et réflexion stratégique sur la mise en place des systèmes nécessaires au développement de la société.
- • Capacite à prendre des décisions justes et habiletés à résoudre les problèmes en tenant compte du plus grand bien de la société.
- • Avoir une bonne connaissance de la gestion des ressources humaines, et capacite à créer un environnement d’apprentissage, à travers le coaching et le mentoring.
- • Avoir une bonne compréhension du cadre légal et fiscal Burundais.
- • Avoir un sens poussé d’organisation, d’adaptation et être multitâches.
- • Être en mesure de travailler dans un environnement dynamique et rapidement évolutif.
- • Capacité d’adaptation, d’autonomie et à travailler sous pression.
- • Être en mesure de représenter l’Entreprise auprès de différentes audiences.
- • Bonne maîtrise de l’environnement Windows et du Microsoft Office package (Word, Excel, Powerpoint, Visio), logiciel comptable, logiciel de visioconférence.
- • Bonne maitrise du Français et de l’Anglais (oral et écrit). Kiswahili est un atout.
- • Être disponible pour des missions de travail à l’intérieur/extérieur du pays (25% du temps).
Compétences comportementales
- • Identification au Management
- • Leadership et capacité à engager les autres
- • Ethique professionnelle et personnelle
- • Sens du travail en équipe - Bonnes relations interpersonnelles
- • Proactif – Créatif – Novateur
- • Orientation Solution et Résultats
- • Talents de négociateur
- • Être de bonnes vie et moeurs
N.B. :
Cette description de tâches n’est pas une liste exhaustive des tâches, habiletés et compétences liées au poste et elle fait partie intégrante du contrat de travail.
Nous sommes un employeur d’égalité des chances. Cependant à compétence égale, nous privilégions les candidatures féminines.
JOB DESCRIPTION
- Titre du Poste : Job Readiness Program Manager
- Lieu d’affectation : Bujumbura
- Durée : 8 mois
- Superviseur : INFINITY GROUP Managing Director
- Supervisés : 3
Contexte :
INFINITY GROUP est une société offrant des services principalement dans le domaine des Ressources Humaines, Marketing & Communication ainsi que les solutions monétiques. La Société a été recrutée pour conduire la phase pilote d’un Programme de Préparation à l’emploi pour les Jeunes, pendant cinq mois à Bujumbura et à Rumonge. C’est dans ce contexte qu’INFINITY GROUP recherche un (e) Gestionnaire de Programme pour s’occuper de la coordination de l’exécution du projet.
Résumé du Poste :
Le/La Job Readiness Program Manager assure, au nom d’INFINITY GROUP, la coordination et la supervision de l’équipe du Projet. En étroite collaboration avec l’équipe de SPARK Burundi, il/elle assure l’exécution du projet selon les objectifs fixés depuis le recrutement des jeunes jusqu’à leur placement dans les entreprises partenaires. En étroite collaboration avec l’Operations Manager de INFINITY GROUP, il/elle assure l’accompagnement administratif et financier nécessaires au bon fonctionnement du Projet. Enfin, le Program Manager assure le rapportage et la représentation du Projet. Ce poste exige une polyvalence et de très bonnes capacités d’organisation et de communication.
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Tâches spécifiques
1. Planification et Exécution du Projet
- • Organiser les exercices réguliers (hebdomadaires) de Planification du Projet
- • Développer et mettre-à-jour le Plan Détaillé d’Activités du Projet sur une base régulière.
- • Coordonner de concert avec les Program Officers de Bujumbura et Rumonge, l’exécution des différentes activités du plan détaillé d’activités
- • Coordonner la communication avec le bailleur et la hiérarchie de INFINITY GROUP sur les succès et les défis rencontrés au cours de l’exécution du projet.
- • S’assurer de la qualité de la formation offerte par les Consultants.
- • Engager des relations avec les entreprises partenaires au projet permettant de suivre l’évolution des jeunes au cours des différentes étapes (placement – emploi).
- • Elaborer le budget des activités et au besoin assurer les révisions budgétaires avec l’équipe de gestion du projet.
- • Assurer la bonne exécution du budget selon les objectifs du projet et les procédures en vigueur à INFINITY GROUP.
- • Planifier et coordonner le travail des chercheurs de University of California, Berkeley.
2. Suivi, Evaluation, Rapportage
- • Organiser les réunions périodiques de suivi du Projet.
- • Préparer des présentations sur l’état d’avancement du Projet.
- • Assurer le suivi régulier du tableau des indicateurs du projet.
- • Développer les outils de collecte de données du projet.
- • Rédiger et soumettre à temps les rapports techniques et financiers du projet.
- • De concert avec les chercheurs de University of California, Berkeley, développer les TdRs de l’évaluation d’impact du projet, assurer la collecte l’analyse des données.
- • De concert avec les chercheurs de University of California, Berkeley, organiser la publication du rapport d’évaluation du projet.
3. Gestion Administrative et Financière
- • Coordonner le travail de l’Admin Assistant en termes de planification et de mise à disposition des services de manière à ne pas déranger l’exécution des activités.
- • Développer les outils administratifs et financiers nécessaires à la bonne gestion du projet.
- • Assurer la bonne tenue des livres et du classement des documents administratifs et financiers
- • S’assurer du bon codage des dépenses avant approbation des décaissements.
- • Assurer les rapports financiers.
4. Supervision
- • Assurer l’encadrement et le contrôle du travail du JR Program Officer Bujumbura et du JR Program Officer Rumonge.
- • Assurer la supervision du travail des chercheurs de University of California, Berkeley
Relations de travail clés
- • A l’interne : Equipe JRP - Toute l’équipe d’INFINITY GROUP
- • A l’externe : l’Equipe de SPARK - Les Entreprises Partenaires – Fournisseurs de services – Les Chercheurs de University of California, Berkeley - Auditeurs Externes.
Qualifications requises
- • Avoir une licence en Gestion & Administration, Sciences du Développement ou Equivalent. La détention d’Un Master dans un des domaines serait un plus.
- • Avoir 3 ans d’expérience dans un poste similaire. Une expérience de Programme visant les jeunes est un plus.
- • Avoir un sens poussé d’organisation, d’adaptation et être multitâches.
- • Être en mesure de travailler dans un environnement dynamique et rapidement évolutif.
- • Avoir une bonne capacité d’adaptation, d’autonomie et à travailler sous pression.
- • Avoir une bonne connaissance de la gestion des ressources humaines, des politiques d’emploi et du droit social est un atout.
- • Capacité à utiliser aisément les outils de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique, réseaux sociaux, etc…).
- • Être disponible pour des descentes de terrain au moins 25% du temps.
- • Bonne maîtrise de l’environnement Windows et du Microsoft Office package.
- • Bonne maitrise du Français et de l’Anglais (oral et écrit). Le Kiswahili est un atout.
- • Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Compétences comportementales
- • Identification au Management
- • Leadership et capacité à engager les autres
- • Sens du détail et du travail en équipe - Bonnes relations interpersonnelles
- • Proactif – Créatif – Novateur
- • Talents de négociateur
- • Être de bonnes vie et moeurs
N.B. :
Cette description de tâches n’est pas une liste exhaustive des tâches, habiletés et compétences liées au poste et elle fait partie intégrante du contrat de travail.
Nous promouvons l’égalité des chances. Cependant, à compétence égale, nous privilégions les candidatures féminines.
