AVIS DE VACANCE DE POSTE
TITRE DU POSTE : CAHIER DES CHARGES DU RESPONSABLE DES PROGRAMMES – BURUNDI
POSTE DE BUREAU : Bujumbura, Burundi
Niveau : 4
ORGANISATION
Vétérinaires Sans Frontières est une ONG belge dont la vision est « Animaux sains, personnes saines, dans une planète saine ». Sa mission est de « renforcer les capacités des communautés défavorisées, dépendantes de l’élevage, afin d’améliorer leur bien-être ». L’ONG a son siège à Bruxelles et des bureaux régionaux en Afrique de l’Ouest et dans la région des Grands Lacs. Elle soutient des programmes humanitaires et de développement dans 9 pays africains.
ROLE
Le Responsable des programmes (RP) rendra compte directement au Directeur Pays (DP). Le Responsable des programmes sera responsable d’assister le Directeur Pays dans la gestion opérationnelle des programmes / projets au Burundi. Il sera redevable pour la gestion des programmes/projets et des partenariats et pour la facilitation du processus de développement mutuel et partagé entre VSF-B et ses partenaires.
Le Responsable des programmes (RP) travaillera sous la responsabilité du DP pour VSF-B Burundi en étroite collaboration avec les unités d’opérations de différents projets mais aussi au niveau du bureau Régional et siège de VSF-B.
Le Responsable des programmes (RP) est membre du département des Operations. Le Responsable des programmes (RP) rapporte au Directeur Pays
RESPONSABILITÉS
Les responsabilités du Le Responsable des programmes (RP) sont :
1. Appui à la gestion programmatique / Accompagnement et renforcement de l’équipe technique de VSF et es partenaires pour le développement et mise en œuvre des stratégies d’intervention (40%)
• Accompagner et soutenir les équipes techniques et organisations partenaires de VSF dans la gestion de leurs projets respectifs à toutes les étapes du cycle de projet (planification, mise en œuvre, suivi, évaluation)
• Accompagner les Assistants Techniques et chargé de Suivi -Evaluation de manière quotidienne dans l’accomplissement de leur mission
• S’assurer que les Assistants Techniques / gestionnaires des projets et les partenaires de VSF mettent en œuvre les activités des projets conformément aux stratégies pour atteindre les résultats escomptés, tout en répondant aux exigences des bailleurs de fonds • Participer au développement participatif (ou à la contextualisation participative) des outils opérationnels selon les besoins
• Assurer une facilitation aux Assistants Techniques et aux partenaires de VSF d’un suivi participatif des résultats escomptés des projets
• Coordonner le processus de capitalisation des leçons apprises et meilleures pratiques ;
• Accompagner les Assistants Techniques et les partenaires dans la rédaction et la finalisation des rapports des projets soumis aux bailleurs.
• Echanger avec le Directeur Pays pour faire le point sur l’avancement des activités et les difficultés rencontrées
2. Contribution à la création et au développement d’outils de suivi-évaluation et leur utilisation, y compris la digitalisation : Mise en place de système ME (Monitoring et Evaluation) (15%)
• Appuyer le chargé de suivi – évaluation et les partenaires dans création d’outils afin d’optimiser le suivi de la mise en œuvre des activités, et des données collectées
• S’assurer d’une meilleure utilisation des outils instaurés, des données fiables de suiviévaluation
• Organiser les réunions mensuelles de suivi et des visites terrain avec les partenaires pour s’assurer de la bonne compréhension et mise en œuvre des outils
• Coordonner le processus de rapportage selon les besoins de chaque projet en collaboration avec le chargé de suivi-évaluation, les Assistants techniques et les partenaires
• Collaborer avec le chargé de suivi-évaluation pour un meilleur processus de développement des publications sur les leçons apprises et meilleures pratiques
• Lire les évaluations, enquête ménage, études, etc.
• Appuyer les AT, le chargé de suivi-évaluation et les partenaires dans les processus de capitalisation
• Participer au processus de développement et de promotion de la plateforme FUGA au Burundi
3. Développement de la stratégie de VSF au Burundi en collaboration avec le Directeur Pays,
auquel il/elle rapporte (15%).
• Appuyer le développement des stratégies de manière régulière à travers les réunions de réflexions, séminaires, ateliers, formation, etc. et pendant les formulations des projets
• Participer à des réunions thématiques et stratégiques avec d’autres acteurs exemple (le groupe sectoriel Agriculture du CSC Burundi)
• Rechercher activement de nouvelles opportunités de financements : garder les yeux ouverts pour les appels à propositions, garder des bons contacts avec les partenaires potentiels, ambassades et autres ONG pour avoir accès à ces informations, en appui au Directeur Pays.
• Participer l’identification et à la formulation des nouveaux projets
4. Supervision de l’application des procédures et des outils de gestion de projets, administratifs et
financiers (15%).
• Assurer un bon suivi budgétaire des projets en accompagnant les Assistants Techniques, les artenaires dans les planifications annuelles et trimestrielle et suivi de la planification opérationnelle et financière
• Assurer le suivi Administratif et financier des projets en organisant les réunions de planification budgétaire trimestrielle avec la RAF, les AT et partenaires
• Faire le suivi des demandes de trésorerie mensuelle et trimestrielle des AT et des partenaires
• Valider les demandes de trésorerie des AT selon les règles et procédures de VSF
• Vérifier la mise en œuvre et le respect des procédures admin/fin (TDR, ADP, DAO, Contrats, etc.)
• Participer dans les commissions d’ouvertures des marchés, recrutement des équipes, etc.
5. Faciliter les relations à tous les niveaux et représenter VSF au niveau technique auprès des
partenaires financiers (5%).
• Assurer la participation de VSF dans les rencontres avec les autorités, les autres acteurs de la coopération
• Participer dans les réunions du RESO / FOBAC, CSC, en cas de non-disponibilité du Directeur Pays
– AUTORITÉ
o Budget : En absence du DP, le budget des projets burundais seront gérés par Responsable des programmes.
o Autorité pour représenter VSF-Belgium en absence du DP: Le RP peut représenter VSF-Belgium au niveau local, national et régional.
o Pouvoir de signature : Comptes du projet Burundais
o Autorité sur le personnel : 5 (Agent administratif Burundais, chauffeur et agents de terrain)
o Demander des compléments d’informations ou des justifications aux GP/Assistants /Comptables et personnel.
o Proposer et faire appliquer les procédures administratives et Opérationnelles.
PROFIL
Éducation
o Médecin vétérinaire, Ingénieur Agronome, Master en sciences du développement, développement rural, sciences économiques, sciences sociales ou équivalent
Connaissances et expérience
o Expérience de terrain de 5 ans minimum dans une ONG et dans le domaine gestion et coordination des projets ou expérience équivalente
o Expérience en Gestion, Coordination et Suivi-Evaluation
o Forte attitude de pensée stratégique et critique, et d’analyse de contexte
o Excellentes compétences en communication interpersonnelle (pour établir des relations avec le personnel, les partenaires, les représentants du gouvernement, les donateurs et les dirigeants communautaires)
o Expérience de travail en partenariat avec des organisations locales
o Compétences en gestion de projet et gestion d’équipe.
o Excellentes aptitudes communicatives et rédactionnelles en français. Une connaissance écrite et orale de l’anglais est un plus.
o Connaissance des procédures des principaux bailleurs (DGD, UE…).
o Maitrise des concepts de la Théorie du changement (TOC) et de la Gestion axée sur les résultats (GAR).
o Expérience du travail en équipe multiculturelle et interdisciplinaire.
o Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, etc.).
o Prêt ou prête à effectuer des missions régulières de plusieurs jours à l’intérieur du pays pour visiter les partenaires et les projets (2x5jours par mois).
o Permis de conduire indispensable
o Une bonne connaissance des procédures de la DGD est un atout.
o Maîtrise des outils informatiques standard, notamment Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams, SharePoint, etc.) ; Kobotoolbox ;
Compétences
o Bonne capacité de planification, d’organisation et de coordination
o Bonne communication : capacité de rapportage, d’information, de présentation et ce à tous les niveaux
o Capacités à travailler en équipe et de manière autonome
o Bonne capacité de leadership
o Est orienté solution et résultat
o Est en mesure d’appréhender facilement de nouvelles matières et d’apprendre rapidement de nouvelles choses
o S’efforce à améliorer constamment la qualité et incite les autres à le faire également
o Être rigoureux dans son travail, organisé et précis
Attitudes
o Partage les valeurs, la mission et la vision de VSF-B.
o Fait preuve de sensibilité interculturelle et de respect dans ses relations avec les autres.
o Est d’une intégrité irréprochable et attend la même chose des autres.
o Est fiable, pragmatique et adaptable. – Il est orienté vers les solutions et les résultats.
o Est ouvert d’esprit, positif et digne de confiance.
o Faire preuve d’écoute active, de diplomatie et de tact.
o Démontre un intérêt pour les questions relatives à finance et apprend continuellement.
Notre offre : Vétérinaires Sans Frontières est une organisation apprenante, avec une équipe forte et engagée, particulièrement attentive à la démarche qualité dans sa mission, ses réalisations et ses valeurs. En outre, en tant qu’employeur, l’organisation offre un salaire conforme au secteur. Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est recherché pour les employés.
Remarque : Vétérinaires Sans Frontières Belgium est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. Il ne pratique aucune discrimination en matière d’emploi en raison de l’âge, de la religion, de la race, de la couleur, du sexe, de l’origine nationale, du handicap, de l’état de santé, du statut socio-économique ou de tout autre critère non pertinent sur le plan professionnel.
Durée : 12 mois renouvelable (6 mois d’essai)
Lignes directrices pour les candidatures : Soumettre la candidature en ligne en cliquant sur le lien eb bas avant le 09/05/2024, à 23h59.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une évaluation plus approfondie.
