AVIS DE RECRUTEMENT

INFINITY GROUP recrute pour le compte d’une Société d’Assurance, un(e) Assistant(e) de Direction. Les termes de référence complets ainsi que ce communiqué peuvent être consultés sur le site : www.esoko.bi, ou la page Facebook : @InfinityGroupBurundi ou au bureau d’INFINITY GROUP situé au 7, Avenue de France Immeuble Ruhara, 2ème étage. Les dossiers de candidatures (CVs, CNI, Lettre de motivation adressée au Directeur Général d’INFINITY GROUP, Diplômes certifiés par le Ministère de l’Education, Attestations de service) devront être envoyés dans un seul document PDF à l’adresse recrutement@infinitygroup.bi et doivent porter la mention : « Recrutement Société d’Assurance- Assistant(e) de Direction » ; La date limite de dépôt est fixée au plus tard le 30 Avril 2022 à 23 :59 (GMT+2).

Fait à Bujumbura, le 19 Avril 2022

La Direction

• Poste : Assistant(e) de Direction
• Employeur : Société d’Assurance

Termes de Référence

➢ Mission

Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant (e) de Direction devra fournir l’assistance au Directeur Général et sera en charge du Secrétariat Administratif

➢ Description du poste

• ✓ Planifier, coordonner, gérer les rendez-vous du Directeur Général tant à l’intérieur qu’à l’extérieur
• ✓ Rédiger des courriers, documents administratifs et notes à partir des consignes orales ou manuscrites ;
• ✓ Classement des dossiers de la Direction Générale ;
• ✓ Suivi administratif des dossiers ;
• ✓ Préparer les réunions de la Direction Générale (Ordre du jour, documents de travail, réservation des salles pour les réunions, etc.) ;
• ✓ Rédiger le procès-verbal des réunions tenues entre le Directeur Général et le personnel et avec les partenaires externes et en assurer le suivi des recommandations ;
• ✓ Rédiger, diffuser et conserver les comptes rendus des réunions du Directeur Général ;
• ✓ Transmettre les informations de la Direction Générale au personnel et aux contacts externes via courriel et/ou notes de services ;
• ✓ Intermédiaire permanent entre les autres Employés, les Administrateurs, les Actionnaires, les Clients et toutes autres relations professionnelles de la Direction Générale tant internes qu’externes à la Société.
• ✓ Traduire les documents administratifs en cas de besoin ;
• ✓ Tenue à jour du registre des Actionnaires ;
• ✓ Gestion du courrier entrant et sortant ;
• ✓ Saisie, récupération et classement des lettres, y compris des documents confidentiels
• ✓ Accomplir toute autre tâche relevant de ses compétences sur demande du Directeur Général
• ✓ Appuyer le Directeur Général dans ses activités Marketing et de Fidélisation de la Clientèle, notamment :
• ✓ Assister le Directeur Général dans les entretiens commerciaux avec les clients potentiels et déjà en portefeuille ;
• ✓ Représenter le Directeur Général dans les rencontres et autres évènements organisés par les partenaires, en cas de besoin ;
• ✓ Accomplir des missions commerciales sur mandat du Directeur Général.

➢ Le profil recherché

• ✓ Etre âgé(e) de 30 ans minimum et 45 ans maximum ;
• ✓ Être détenteur (trice) d’un Diplôme Universitaire (BAC+3) ou plus, une formation en Marketing ou Communication serait un atout ;
• ✓ Expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans un poste similaire ou équivalent, une expérience dans le secteur commercial serait un avantage ;
• ✓ Être parfaitement bilingue (Français/Anglais) ;
• ✓ Connaissance de l’outil Microsoft Office.
• ✓ Discrétion, honnêteté et sens de responsabilité, grande disponibilité, capacité d’identification des priorités, respect des délais.
• ✓ Esprit d’initiative, capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe, esprit de discernement, sens d’organisation, capacité de rédaction en Français, résistance au stress.