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MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT D’UN ARCHIVISTE POUR LES DOSSIERS DE PASSATION DES MARCHES


BI-TURIKUMWE PIU- 427957-CS-INDV


1. Le Gouvernement du Burundi a reçu un Don de la Banque Mondiale pour le financement du Projet de Développement Communautaire Intégré au Burundi « PRODECI-TURIKUMWE » pour un montant de 60 millions de dollars américains et a l’intention d’utiliser une partie du montant de ce Don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : CONTRAT D’UN ARCHIVISTE POUR LES DOSSIERS DE PASSATION DES MARCHES.


2. Les services de consultants consistent à :


1. Subsidiairement et sous la supervision du Spécialiste en Passation des Marchés du PRODECI-TURIKUMWE, le Consultant pourra être appelé à :

  • • Assurer l’archivage électronique et physique des dossiers de passation des marchés ;
  • • Faire publier les avis spécifiques et les demandes de manifestations d’intérêts, les avis de présélection et les avis spécifiques d’appels d’offres de travaux et de fournitures et des services autres que les services de Consultants ;
  • • Assurer le suivi de la publication des avis spécifiques d’appels d’offres dans les supports appropriés ;
  • • Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des organes compétents ;
  • • Assurer la vérification de l’authenticité des garanties des soumissionnaires ;
  • • S’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires en temps utile
  • •  S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés.
  • • Appuyer la préparation des rapports trimestriels sur la situation des marchés et contribuer à l’élaboration du Rapport de Suivi Financier (RSF sur les aspects de passation des marchés) Appuyer l’organisation de la commission de réception des fournitures, de travaux et des différentes prestations ;
  • • Exécuter toute tâche ou mission liée aux archivages et à la passation de marchés demandée par les Supérieurs hiérarchiques.

La durée du contrat sera étendue sur toute la durée restante du projet. Toutefois, son contrat sera évalué à l’échéance de la première année et le contrat pourra être résilié si l’évaluation de ses performances n’est pas satisfaisante.


3. Le projet de Développement Communautaire invite les consultants individuels admissibles à manifester leur intérêt à fournir les services décrits ci-dessus. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services.


Le consultant individuel recherché doit avoir au minimum

  • • Avoir au moins un diplôme universitaire en bibliothéconomie, en informatique, en droit, en économie, en administration et gestion, en ingénierie des travaux ou tout autre science de développement ;
  • • Avoir une expérience professionnelle minimum de cinq (5) ans en secrétariat dans les services publics ou dans les projets financés par les bailleurs de fonds internationaux.
  • • Avoir une expérience sur le classement et archivage physique et électronique des documents de passation des marchés ;
  • • Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet…) ;
  • • Justifier d’une expérience de travail en équipe ;
  • • Être de bonne moralité et en bonne condition physique ;
  • • Être capable de travailler sous stress ;
  • • Avoir une bonne maîtrise de la langue française ;
  • • Avoir assurer le rôle d’un assistant de passation des marchés ou de passation des marchés dans un projet financé par les bailleurs dont la banque Mondiale, la BAD, etc serait un atout ;
  • • Avoir travaillé dans des projets financés par les partenaires techniques et financiers utilisant des procédures spécifiques de passation de marchés et avoir travaillé spécialement dans un Projet financé par la Banque mondiale étant un atout majeur ;


4. Il est porté à l’attention des Consultants que les dispositions de la section III, paragraphe 3.14, 3.16 et 3.17 du Règlement de passation des marchés pour les emprunteurs sollicitant le financement de projets d’Investissement (FPI) de juillet 2016, tel que révisé en novembre 2017 et août 2018 et novembre 2020 et septembre 2023 relatifs aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêts sont applicables.


1. Les Consultants ne peuvent être engagés pour des missions qui seraient incompatibles avec leurs obligations présentes ou passées envers d’autres clients, ou qui risqueraient de les mettre dans l’impossibilité de remplir leur mandat au mieux des intérêts de l’Etat du Burundi. Les consultants ne peuvent être engagés dans les circonstances ci-après :

  • • Aucun Consultant (y compris le personnel et les sous-traitants à son service) ni aucun prestataire affilié (qui le contrôle directement ou indirectement, qu’il contrôle lui-même ou qui est placé sous le contrôle commun) ne peut être engagé pour une mission qui, par sa nature, crée un conflit d’intérêt avec une autre de ses missions ;
  • • Les Consultants (y compris les experts, le personnel et les sous-consultants à leur service) qui ont une relation professionnelle ou familiale étroite avec tout cadre de l’Etat du Burundi, de l’organisme d’exécution du Projet, d’un bénéficiaire d’une fraction de financement de la Banque mondiale ou toute autre partie représentant l’Etat du Burundi ou agissant en son nom qui participe directement ou indirectement à tout segment :
    • i. de la préparation des Termes de référence de la mission ;
    • ii. du processus de sélection pour le contrat ; ou
    • iii. de la supervision du contrat, ne peuvent être attributaire d’un contrat, sauf si le conflit résultant de ladite relation a été réglé d’une manière que la Banque juge satisfaisante tout au long du processus de sélection ou de l’exécution du contrat.


5. La sélection se fera selon suivant la méthode de sélection de consultant individuel conformément au « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement (FPI) datant de juillet 2016, révisé en novembre 2017, en Août 2018, Novembre 2020 et septembre 2023 » et conformément aux critères exigés au regard des présents Termes de Référence.


6. Les dossiers de candidature adressés au Coordonnateur National du PRODECI-TURIKUMWE, composés : (i) d’une lettre de motivation, (ii) d’un curriculum vitae détaillé, (iii) des copies des diplômes et des certificats et (iv) de tout autre document pouvant éclairer sur les qualifications et les compétences du candidat , seront déposés sous pli fermé au Secrétariat du PRODECI-TURIKUMWE, à l’adresse ci-haut indiqué au plus tard le 24/06/2024 à 10 heures, heure locale : avec mention « Candidature au poste d’un archiviste des dossiers de Passation des Marchés au Projet PRODECI-TURIKUMWE »


En cas de nécessité, des copies certifiées conformes à l’original des diplômes, certificats et tout autre document attestant l’expérience professionnelle pourraient être demandés. Des renseignements complémentaires, en rapport avec les compétences et l’éthique des candidats présélectionnés pour le poste, seront vérifiés ultérieurement.


De plus amples informations peuvent être obtenues à l’adresse ci-haut mentionnée pendant les heures de services de 8 heures à 17 heures 30 min, heures locales.


Les Termes de référence détaillés sont disponibles et peuvent être retirés au du PRODECI-TURIKUMWE, Sis Avenue de la JRR N° 16, Immeuble S&N HOUSE, 2ème niveau.


7. La sélection d’un Archiviste se fait par appel à manifestations d’intérêt et il sera retenu, après avis de non-objection de la Banque Mondiale, en fonction de ses qualifications et expériences pertinentes, et sa capacité à réaliser pleinement la mission.


La procédure de sélection comportera deux (2) phases :

  • a) Présélection des candidats sur les CVs sera basée sur la formation et qualification ainsi que l’expérience pertinente ;
  • b) Interview des candidats présélectionnés.


Les candidats seront classés par ordre de mérite après pondération des différentes notes obtenues dans les 2 phases de la Sélection. La note du CV aura un poids de 70% et celle de l’interview 30% (le CV sera pondéré pour 70% et l’Interview pour 30%).


  • (a) La première étape sera constituée d’une présélection sur dossier ou analyse de la conformité des dossiers aux TdRs. Le Comité de recrutement fera donc un examen préliminaire des dossiers (diplôme et expérience minimum requis, remise des documents exigés, ...) qui pourra aboutir à l’élimination de dossiers des candidats qui ne répondent pas de façon substantielle aux exigences des TdRs. Cela signifie que toute candidature qui ne satisfait pas à des éléments importants des TdRs sera jugée non conforme et donc rejetée.
  • À l’issue de cet examen préliminaire, ne seront retenus que les candidats ayant les profils les plus en adéquation avec la qualification et l’expérience requises pour le poste comme décrit ci-dessus.
  • (b) La deuxième étape sera constituée par une interview où seront invités tous les candidats ayant obtenu les cinq (5) premières notes à la 1ère étape (qualification académique et expérience pertinente). Dans tous les cas, le nombre de candidats à passer l’interview ne doit pas être inférieur à trois(3).
  • (c) Pour le classement final, le CV (qualification académique et expérience pertinente) sera pondéré à raison de 70 points sur 100 et l’interview pour 30 points sur 100. Les Candidats seront alors classés en fonction de leurs Notes Finales (Nf) obtenues sur CV (Ncv) et à l’Interview (Ni) combinées en utilisant les pondérations comme suit :

Note finale Nf = Ncv x 70% + Ni x 30%.


Le Candidat classé 1er sera alors invité à la négociation du Contrat, après l’avis de non objection de l’IDA.


La commission de recrutement se réserve le droit d’utiliser tous les moyens à sa disposition pour s’assurer que les informations qui lui sont communiquées par les candidats sont exactes. En particulier, pour le candidat retenu, il vérifiera l’authenticité des diplômes et attestations présentés (original à l’appui) et s’assurera auprès des anciens employeurs et des personnes citées en référence que ce candidat possède les qualités morales et la probité nécessaire pour assurer la fonction pour laquelle il a été retenu.


8. L’adresse est :


Attn : Monsieur le Coordonnateur National

Avenue de la JRR, Immeuble S&N House, 2ème niveau,

E-mail : prodeci.bdi@gmail.com

Pour autorisation de publication

Vital NIYIGARURA

Coordonnateur National du PRODECI-TURIKUMWE