Description

À propos de TechnoServe :

Tout le monde mérite la possibilité de construire un meilleur avenir. Cette simple idée est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l'exploitation du pouvoir du secteur privé pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.

Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations et entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants... lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, elles peuvent accéder aux soins de santé et à l'éducation qui leur étaient auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s'en sortent mieux.

À propos du projet :

TechnoServe lance actuellement un projet de développement du secteur du café sur 5 années au Burundi. Financée par l'USDA à hauteur de plusieurs millions de dollars, l'Initiative Burundi Better Coffee (Initiative pour un meilleur café au Burundi) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café au Burundi en améliorant la production dans les exploitations agricoles, le traitement au niveau local, la commercialisation ainsi que l'écosystème de soutien. Nous recrutons activement pour divers postes afin de gérer et exécuter les différentes composantes du programme, notamment dans les domaines des finances, des ressources humaines et des opérations du projet sur le terrain.

Description du poste

L’Administrateur du bureau sera chargé de coordonner les opérations et les procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation ainsi que fournir un appui administratif au personnel du bureau en temps voulu de manière efficace. 

Rôles et responsabilités clés :

Maintenir et exploiter des services de communication efficaces et de qualité en gérant les appels sortants, les courriers et les correspondances entrants et sortants ;

Aider les membres de l’équipe dans les règlements administratifs relatifs à l’interprétation et à la soumission de divers formulaires administratifs, c’est-à-dire les rapports de dépenses, les feuilles de présence, les avances de voyage, etc ;

Recevoir les visiteurs, fournir une assistance avec des informations appropriées et/ou faciliter leur visite selon l’horaire prévu ;

Planifier des rendez-vous/réunions entre les partenaires, le personnel ou d’autres parties ;

Fournir un soutien en matière de photocopie, de duplication, de reliure de documents et documents au personnel du bureau ;

Tenir un registre pour tous les articles photocopiés / dupliqués et / ou reliés conformément aux codes budgétaires et faire un rapport sur une base mensuelle ;

Envoyer et recevoir des courriers, des colis pour affaires officielles via la poste ou transportés en main propre par le personnel ou les visiteurs et vérifier le paiement de ces services obtenus ;

Aider l’équipe de service des Ressources Humaines dans les processus de recrutement, c’est-à-dire planifier les entrevues, organiser les installations ; dans le classement, la collecte de feuilles de temps mensuelles et d’autres tâches organisationnelles pour promouvoir l’efficacité du bureau ;

Aider le chef de bureau à coordonner les préparatifs de voyage tels que les réservations d’hôtel, les réservations de salles de réunion, internes et externes, conformément à la politique de voyage de TechnoServe ;

Maintenir un stock suffisant de matériel sanitaire et de rafraîchissements (café et thé) en consultation avec le chef de bureau ;

Tenir la petite caisse ;

Recueillir et mettre à jour toutes les informations/dossiers d’urgence relatifs à la liste des interlocuteurs du bureau ;

Examiner et recommander des changements de procédure pour assurer la conformité à la politique et améliorer les processus de travail ;

Soutenir la mise en place du système d’enregistrement et le processus d’archivage ;

Maintenir des listes de contacts du personnel exacte et à jour ainsi que celle des clients à l’aide d’une feuille Excel et annoncer à tout le personnel s’il y a un changement ;

Recevoir les articles selon le bon de commande ou le bordereau d’expédition après inspection de leur état ;

Noter les éléments manquants ou en mauvais état, les communiquer au responsable / coordonnateur des ressources humaines et de l’administration ;

Tenir le stock, Assurer son approvisionnement & mettre à jour les fiches de stock après chaque réception / expédition / émission d’articles ainsi que ;

Enregistrer toutes les immobilisations dans le registre des actifs, mettre à jour le registre après chaque émission, cession, transfert ou réception de tous les actifs immobilisés ;

Mettre à jour le fichier personnel à chaque changement et confirmer le changement effectué avec le personnel concerné ;

Aider au processus de clôture du dossier lorsque l’emploi d’un membre du personnel prend fin en veillant à ce que tout le matériel sous sa garde soit retourné ;

En collaboration avec le Responsable des Ressources Humaines basé à Bujumbura, assurer la surveillance et l'établissement des rapports sur la sûreté et la sécurité aussi bien du personnel que des bureaux et des véhicules.

Gérer d’autres tâches au besoin selon les indications du superviseur.

Compétences, expérience et qualifications requises

Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe ;

Au minimum 2 ans d’expérience en administration de bureau et en tenue de livres ;

Haut niveau d’organisation et d’efficacité ;

Compétences en communication claires et concises ;

Compétences informatiques (courriels, numérisation, traitement de texte et comptabilité) ;

Capacité de gérer plusieurs tâches à la fois pour différentes personnes au bureau ;

Axé sur les résultats et conscient des différents défis auxquels sont confrontés les individus ;

Facteurs de succès :

Intégrité et honnêteté : Jouit d’une grande confiance ; est perçu comme une personne directe et véridique ; présente des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garde des confidences ; admet ses erreurs ; ne se présente pas de manière inexacte à des fins personnelles ;

Intelligence émotionnelle : empathique, comprend les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédit le comportement des autres. Conscient de soi et empêche ses propres émotions d’interférer avec le travail. Comprend à la fois les forces et les limites des autres ;

Produits livrables axés sur les résultats et de haute qualité : Reste concentré sur les efforts nécessaires pour obtenir des résultats de qualité conformes aux objectifs programmatiques ou ministériels. Démontre la capacité d’obtenir des résultats efficaces ; travaille avec persévérance pour surmonter les obstacles à la réalisation des objectifs. Accomplit des tâches en tenant compte de tous les domaines concernés, aussi petits soient-ils ; se préoccupe de tous les aspects du travail ; Vérification précise des processus et des tâches ;

Diversité/inclusivité : Démontre une compréhension et une appréciation de la diversité et appuie les efforts de diversité. Interagit efficacement de manière inclusive avec des personnes de toutes races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.

Encadrement et rétroaction : Reconnaît et accepte les forces des autres. Fournit des conseils et de la rétroaction en temps opportun pour aider les autres à acquérir des connaissances et des compétences pour accomplir des tâches ou résoudre des problèmes

Planification et planification des ressources : La capacité d’estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir l’atteinte des objectifs. Planifie, programme, priorise et contrôle efficacement les activités ; identifie, intègre et orchestre les ressources (personnes, matériel, information, budget et/ou temps) pour atteindre les objectifs visant à améliorer le rendement global de l’organisation

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d'améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler. Avec notre engagement envers la diversité, nous sommes fiers d'être un employeur garantissant l'égalité des chances et l'action positive et ne discriminons pas sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de l'origine ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, du statut sérologique, statut d'ancien combattant protégé, invalidité et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l'exploitation et à examiner minutieusement tous les candidats finaux grâce à des vérifications rigoureuses des antécédents et des références.

Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines à l'adresse recrutement@tns.org ou appeler le +1 202 785 4515.

NOTE:

Seuls les candidats sélectionnés seront invités à passer les tests de recrutement.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour le poste.