LVIA est une association italienne qui s’occupe de solidarité et de coopération internationale depuis 1966 et qui se pose pour objectif la lutte contre l’inégalité, l’insécurité alimentaire, la pauvreté et l’action concrète pour la paix et le développement humain. LVIA opère dans le but d’accompagner les communautés rurales et soutenir la souveraineté alimentaire. Son ambition est celle de renforcer l’autodétermination de la société locale, les revenus et le développement locale durable. Les interventions visent à renforcer les producteurs et l’agriculture familiale, avec un accent particulier au soutènement des Centres de Services Ruraux et les Organisations Paysannes, institutions qui contribuent réellement à la sécurité alimentaire. LVIA opère, dans 10 pays d’Afrique (Burundi, Burkina Faso, Ethiopie, Guinée Bissau, Guinée-Conakry, Kenya, Mali, Mauritanie, Mozambique, Sénégal), afin d’assurer l’accès à l’eau et le droit à la santé, de favoriser la croissance du rendement agricole et de celui des élevages, d’offrir un soutien à la formation professionnelle, de renforcer les compétences artisanales et les entreprises locales et d’améliorer la qualité de l’environnement dans le contexte urbain et rural. Pour ses nouveaux projets dans le secteur de la diffusion de l’énergie propre et renouvelable, LVIA cherche les figures plus bas spécifiées.

Modalités

Le dossier de candidature doit être envoyé à l’adresse e-mail : coordinationburundi@lvia.it, avec en objet le nom et prénom du candidat et le poste pour lequel il postule (Exemple : Mr/Mme Alice Ngibanara, Admin LVIA), au plus tard le vendredi 03 mai 2024, à 23h59.

Seules les candidatures envoyées à ces dates précises et avec l’objet indiqué seront dépouillées et seuls les candidats retenus seront ensuite contactés.

Le dossier doit comprendre :

• - Une lettre de motivation adressée au Représentante Pays A.I. de LVIA au Burundi ;
  
• - Un curriculum vitae – Une copie du/des Diplômes – Attestations des services rendus ;
  
• -  L’indication d’au moins trois personnes de référence professionnelle (avec fonction et coordonnées).
  

Compétences et aptitudes générales des candidats(es)

• - Engagement et loyauté envers la mission et les objectifs de LVIA ;
  
• - Diplomatie, bonne capacité de communication, représentation et négociation ;
  
• - Personne organisée, rigoureuse, autonome et proactive, avec un sens des priorités ;
  
• -  Sens des priorités et des responsabilités, savoir gérer les tâches variées ;
  
• - Engagement pour l’objectif commun et pour une bonne atmosphère au sein de l’équipe ;
  
• - Bonne faculté d’adaptation lorsque le travail le demande ;
  
• - S’adresse à autrui de manière respectueuse et ouverte.
  

Qualifications générales des candidats(es)

• - Très bonnes connaissances du kirundi, du français et connaissance souhaitable de l’anglais (écrit et parlé) ;
  
• - Au moins 4 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire dans une ONG, ou entreprise ;
  
• - Gestion d’information et de données.
  
• - Sens de l’organisation, des responsabilités et des priorités ;
  
• - Capacité de travailler de façon autonome ;
  
• -  Flexibilité ;
  
• - Capacité d’analyse, méthodique et rigueur ;
  
• - Très bonne capacité de rédaction (lettres, rapports, protocoles etc.) et communication
  
• - Très bonnes connaissances des outils MS Officeã et des applications Internet
  
• - Disponibilité immédiate.
  

Les employés doivent être disponibles à collaborer activement à l’accomplissement de toutes les tâches qui leur sont attribuées. Ces taches devront être exécutées de façon autonome et complète, ils devront collaborer activement avec leurs responsables, afin de garantir le bon fonctionnement de l’organisation. LVIA opère en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de ses effectifs et encourage les femmes et les hommes expérimentés de toutes origines et confessions à poser leur candidature en vue de rejoindre l’Organisation.

Durée : 12 mois renouvelable (3 mois d’essai)

Figures professionnelles recherchées :

Administrateur / trice Pays

Description du poste

Lieu de travail : Bujumbura, BURUNDI

Responsabilités : Sous la supervision directe de la Responsable Pays, ils/elles doivent collaborer étroitement avec tous les responsables de LVIA au Burundi.

L’Administratrice Pays sera basée au siège LVIA à Bujumbura, au Burundi. Les locaux et les équipements du bureau de Bujumbura (Burundi) seront mis à sa disposition pour l’exécution de ses fonctions.

En tant qu’Administratrice de la LVIA au Burundi, elle travaillera en étroite collaboration avec :

• Bureau administratif (Desk Administrative LVIA en Italie)
  
• Représentant Pays LVIA au Burundi / Desk Officer LVIA pour le Burundi
• Coordinateurs des projets actifs au Burundi,
• Personnel administratif et logistique de la LVIA au Burundi.

Les activités consisteront à effectuer aussi des fréquentes missions de suivi et de supervision dans les différents bureaux provinciaux où LVIA intervient au Pays. Des réunions et des vérifications sur place pourront également être nécessaires, selon les modalités et le moment à définir avec le Représentant Pays, pour obtenir un retour plus direct et plus rapide des progrès des activités et de la gestion administrative au Pays.

Les tâches qui lui sont confiées, en relation avec les figures citées ci-haut, sont les suivantes :

Desk Administrative (siège LVIA Cuneo) :

• Veiller à l’envoi des rapports financiers mensuels d’avancement de chaque projet (avant le 15 du mois suivant), y compris une analyse des coûts non affectés aux projets mises en œuvre par la LVIA au Burundi.
• Signaler les problèmes et les difficultés éventuelles rencontrées dans l’utilisation du programme comptable NPS ou de demandes de modification dudit programme.
• Collaborer à la rédaction et à la finalisation des rapports intermédiaires et finaux des projets menés par LVIA au Burundi.
• Soutenir toutes les missions administratives au Burundi.
• Faciliter la communication entre l’Italie et le Burundi sur l’avancement comptable et administratif des projets (prima nota, indications/requêtes des chefs de file, réalisation d’audits de projet au Burundi, appels d’offres, etc.).
• Assurer le partage correct des documents avec le siège (documents de démarrage du projet, accords avec les chefs de file, approbation des variantes, numérisation des documents comptables, dossiers d’appel d’offre, etc.).
• Assurer la supervision et le contrôle des offres avant leur envoi au siège en Italie.
• Harmoniser les procédures de la LVIA au Burundi avec celles générales de LVIA, en ligne avec la Loi et la réglementation burundaises.
• Assurer la classification correcte et la mise en archive des pièces justificatives, des dossiers d’appel d’offre et de toute documentation administrative et comptable de la LVIA au Burundi.

Représentant Pays / Desk Officer LVIA pour le Burundi :

• Supporter dans l’élaboration de l’estimation des couts à soutenir durant le trimestre (preventivo trimestrale), après avoir reçu et / ou finalisé les estimations trimestrielles des projets en cours par les coordinateurs.
• Supporter l’élaboration du budget prévisionnel annuel de LVIA au Burundi, conformément aux procédures LVIA.
• Vérifier la couverture et la répartition des dépenses prévisionnelles sur les projets.
• Supporter dans la relation avec les partenaires et les donateurs sur les questions administratives et financières (négociations budgétaires, réunions et informations diverses).
• Coordonner et assurer la supervision des dossiers administratifs (contrat personnel, impôts, INSS, etc.) concernant la LVIA au Burundi.
• Assurer les activités de secrétariat (enregistrement de correspondance, photocopie/scanner documentation officiel des projets, achat et gestion du matériel de bureau, organisation des archives, etc.)
• Être responsable du stockage de la documentation au siège de représentation de la LVIA à Bujumbura et supporter le personnel des projets dans cette tache au niveau des bureaux provinciaux.

Coordinateurs des projets :

• Finaliser les budgets annuels et trimestriels des projets avec les coordinateurs de projet, conformément aux procédures LVIA.
• Superviser l’exécution des appels d’offre prévues par les projets, en fournissant aux coordinateurs de projet formation et soutien en cas de besoin.
• Assurer le respect des procédures administratives et comptables en vigueur, tant internes qu’imposées par les bailleurs (lorsqu’elles sont différentes des procédures internes).
• Établir, pour les projets qui ne l’incluent pas encore, les outils en format Excel permettant de traiter l’avancement mensuel du projet et former les responsables de projet et / ou de comptabilité à l’utilisation du même outil.
• Former et accompagner le nouveau personnel du point de vue administratif et comptable.
• Valider, après approbation du RP, la planification mensuelle, revue sur base hebdomadaire, envoyée par les Coordinateurs des Projets. Cette planification doit inclure aussi les déplacements sur le terrain et spécifier la présence des Coordinateurs dans les bureaux de LVIA au Burundi

Personnel administratif-logistique local :

• Assurer la communication entre les bureaux provinciaux et le bureau de représentation de la LVIA à Bujumbura, pour ce qui concerne les différents aspects de gestion et d’administration de la LVIA au Burundi.
• Fournir une formation et un soutien à la mise en œuvre des procédures d’achat LVIA / projet et vérifier l’utilisation des formats requis.
• Superviser les comptables et les chefs de projet dans la sous-traitance du personnel local et veiller à ce qu’ils respectent les obligations légales en matière de contributions et de taxes.
• Superviser l’inclusion de la comptabilité dans le système comptable NPSSD Light et la préparation des documents de contrôle comptable, afin de garantir le respect des délais comptables et administratifs.
• Superviser et faciliter l’utilisation correcte du programme NPSSD Light lors des phases d’importation et d’exportation et d’installation de toutes les mises à jour envoyées à partir du siège.
• Superviser l’équipe comptable et administrative locale dans l’exercice de ses fonctions et dans le respect des procédures administratives en vigueur, tant internes qu’imposées par les bailleurs (lorsqu’elles sont différentes des procédures internes).
• Vérifier les compétences du personnel local.
• S’assurer de la bonne utilisation des outils et des équipements de bureau de la LVIA au Burundi.
• Coordonner le personnel local et superviser les audits annuels du Gouvernement et des projets.

Envoyer le dossier de candidature à : coordinationburundi@lvia.it ;

Objet du mail de candidature : nom et prénom du candidat et le poste pour lequel il postule (Exemple : Mr/Mme Alice Ngibanara, Admin LVIA) ;

Date d’échéance d’envoi : vendredi 03 mai 2024, à 23h59.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.