Résumé de la position

Sous la direction et la direction du chef de l'équipe régionale pour le projet RISE au Burundi, le responsable administratif et financier veillera au respect des procédures administratives et financières, assurera une bonne gestion des fonds des donateurs, suivra les dépenses et supervisera l'équipe financière et administrative à l'appui de la mise en œuvre du programme de soins et de traitement du VIH dans les provinces de Kirundo, Ngozi et Kayanza alors qu'il était basé à Ngozi.

Qualifications / exigences professionnelles

• • Baccalauréat en comptabilité et gestion financière
• • Au moins deux (2) ans d’expérience en comptabilité et en collaboration avec une ONG internationale
• • Connaissance des logiciels de comptabilité, y compris QuickBooks
• • Capacité à travailler de façon autonome pour respecter les délais fixés
• • Capacité d'analyser les situations et d'être ouvert à l'innovation
• • Parler couramment le français et l'anglais
• • Capacité à hiérarchiser les tâches
• • Capacité d'adhérer à des réglementations professionnelles strictes et de confidentialité sur le VIH / SIDA
• • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• • Rapide et efficace avec un minimum d'absences
• • Démontre une attitude positive et professionnelle à l'intérieur et à l'extérieur du lieu de travail qui illustre et favorise la mission, la vision et les valeurs du programme

Se rendre sur les sites de terrain au besoin

Fonctions et responsabilités principales

Gestion financière et comptable

• • Prise en charge des paiements aux prestataires de services faisant respecter les paiements dans un délai maximum d'un mois après la soumission des factures
• • Faciliter les paiements internes liés aux dépenses du programme (par exemple les voyages d'affaires du personnel) dans un délai maximum d'un mois après la présentation des pièces justificatives (rapport de dépenses et reçus)
• • S'assurer que les reçus et les documents financiers sont corrects et soumis pour approbation aux superviseurs concernés
• • Superviser l'archivage et l'organisation des dossiers financiers selon les normes requises
• • Soutenir les prévisions financières régulières conformément aux activités du programme

Contrôle interne des opérations

• • Soutenir la diffusion des règles et procédures internes
• • Adhérer aux plans de gestion / atténuation des risques
• • Sauvegarder les actifs de l'organisation en certifiant les stocks d'immobilisations
• • Adhérer aux systèmes qui répondent aux recommandations des audits internes / examens de conformité

Soutien administratif

• • Assurer le lien entre les équipes administratives et techniques pour une bonne coordination de la mise en œuvre des activités
• • Faciliter la communication au sein de l'équipe technique
• • Gérer l'agenda (dates clés) de l'équipe technique (réunions, formations, missions)
• • Gardez une trace des différentes communications et rappelez les dates importantes des réunions / réunions techniques déjà prévues, y compris les Webinaires
• • Aider dans les tâches administratives telles que la planification des réunions, la prise de notes et la coordination de l'orientation du personnel
• • Fournir un soutien logistique et administratif au personnel du programme de l'équipe régionale, au besoin
• • Organiser et maintenir des fichiers et des enregistrements
• • Coordonner le calendrier mensuel et la rédaction du cahier des charges des activités de l'équipe régionale
• • Organiser des missions (voyages nationaux) (formulaire d'autorisation de voyage, itinéraires, réservation d'hôtel, constitution du kit de voyage administratif et mise à disposition de toutes les informations pertinentes)
• • Organiser la logistique lors des formations, séminaires, réunions et missions initiées par l'équipe technique
• • Participer aux réunions organisées par l'équipe technique et assurer le secrétariat
• • Indexer et archiver les fichiers du programme (procès-verbaux de réunions, rapports d'activité, etc.)
• • Contribuer à la mise en forme des documents techniques et à leur éventuelle traduction (français / anglais)
• • Toutes les autres tâches assignées par le superviseur