Duties and Responsibilities:

L’Analyste Financier(e) de la subvention de lutte contre le Paludisme, le VIH et la Tuberculose – Paludisme financée par le Fonds Mondial aura à assumer les responsabilités suivantes :

• Assurer la conformité des processus financiers, des enregistrements et rapports financiers et du suivi des sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD;
• Veiller au respect strict du système de contrôle interne ;
• Participer à l’identification des processus opérationnels du projeté et à élaboration de procédures standards de fonctionnement ;
• Préparer les salaires mensuels de l’équipe de projet selon les règles et procédures du PNUD ;
• Assurer le suivi et contrôle minutieux de tous les éléments du salaire ;
• Assurer l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;
• Assurer la gestion des comptes bancaires ouverts au profit des Bénéficiaires Secondaires ;
• De façon proactive, faire des recommandations pour l’utilisation des économies ;
• Assurer une bonne exécution de la modalité de paiement requise ;
• Assurer une bonne gestion de risque financière ;
• Procéder à la préparation des rapports trimestriels d’exécution financière ;
• Assurer la revue de toutes les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation;
• Assurer le paiement des prises en charge des participants lors des formations organisées par les Bénéficiaires Secondaires ;
• Participer à l’élaboration d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial ;
• Participer à la formation des comptables des Bénéficiaires Secondaires;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés.
• Participer à la mise à jour régulière du Dashboard financier du bureau ;
• Participer aux formations en finance pour le personnel des opérations et du projet ;
• Assurer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de finances ;
• Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés ;
• Assurer l’intégration transversale du genre dans la conception, le suivi et l’évaluation des projets relevant de son portefeuille ;
• S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc…) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en oeuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
• Assurer le suivi des paiements sur base des demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des projets et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
• S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) des projets au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation du voucher en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ;
• Assurer l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
• S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
• Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués et que les comptes bancaires des bénéficiaires sont crédités.
• Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans paiements.
• S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
• Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception de la réintégration afin d’éviter un impact négatif sur le dashboard ;
• Maintenir un système de classement et d’archivage des documents et rapports financiers au sein de l’unité de Gestion du Programme du Fonds Mondial au Burundi ;
• Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du Coordonnateur Principal de la subvention du Fonds Mondial

Impact des Résultats :

Les résultats clefs ont un impact sur l’efficacité globale de la subvention VIH/TB et Paludisme, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de la mise en œuvre des interventions à échelle nationale.

La bonne saisie des données, la bonne analyse et présentation des informations financières contribuent à la création d’un bon système de gestion financière de la subvention.

Competencies:

Responsabilité Globale et travail d’Equipe :

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ainsi que du Fonds mondial, et des Plans Stratégiques Nationaux du pays
• Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps
• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active
• Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances

• Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres en témoignant d’une grande sensibilité pour la différence ;
• Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

• Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles ;
• S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

• Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

• Exécute les tâches quotidiennes de façon ordonnée, efficace et systématique en s’adaptant à la charge travail lorsqu’elle fluctue ;
• Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre ;
• Bonne connaissance de la problématique du Paludisme, VIH et TB ;
• Expériences des procédures du PNUD en matière de gestion financière ;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité face aux différences de culture, genre.

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;
• L’auto développement, la prise d’initiative ;
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
• Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
• Une bonne capacité interpersonnelle ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle.