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Appel d’offres acquisition d’un logiciel de gestion. 

Numéro de l’appel d’offres : 01/03/PACT/2021

Pour la fourniture de : Logiciel avec 3 modules (gestion financière, des ressources humaines, des stocks et immobilisations)

Date d’émission : 3/06/2021

Date et heure d’échéance pour la réception des offres : 21/06/2021, à 17 h.

Les offres tardives ne seront ni prises en considération ni acceptées.

Pact Burundi cherche des potentiels soumissionnaires enregistrés légalement au Burundi, capable de fournir un logiciel constitué par 3 modules (Gestion comptable, Gestion des Ressources Humaines, Gestion des stocks et des Immobilisations). Ce logiciel sera disposé par Pact à l’ONG SWAA- Burundi, récipiendaire principale du projet GIR’ITEKA financé par USAID. Ci-après sont des informations utiles pour les soumissionnaires potentiels.

Quantité:

Le prix doit être indiqué en fonction d’un modèle de base et doit être fixé par module dans un tableau comme le suivant :

ArticleUnitéPrix par unitéPrix total de la prestation
    

Tableau ci-dessus à télécharger ici


Instructions aux soumissionnaires

Questions

Le soumissionnaire potentiel ayant des questions relatives au présent appel d’offre doit contacter la personne suivante par écrit, au moins trois jours ouvrables avant la date et l’heure de soumission des offres :

Nom: Mme Raissa ABIZERA

Poste : Assistant Comptable

Email : rabizera@pactworld.com et jbsabukwigura@pactworld.org en copie

Pact répondra aux questions qu’il recevra avant la date limite de soumission des offres.

Aucun appel téléphonique ne sera autorisé lors d’une demande de renseignements.

Nombre d’offres par soumissionnaires :

Le marché est unique càd le gagnant sera un soumissionnaire et non plus étant donné que le logiciel aura des fonctions complémentaires et le gagnant sera responsable de son installation et accompagnement de la SWAA pour assurer le transfert des compétences pour son utilisation.

Prix : Le prix doit être fixe pour le logiciel en franc burundais (FBU) TVA y compris.

Langue : L’offre, ainsi que toute la correspondance et les documents y relatifs doivent être rédigés en français.

SPECIFICATION TECHNIQUES

Le logiciel tout en un comprend trois modules :

  • Le module de comptabilité (générale, analytique, et gestion budgétaire)
  • Le module de gestion des ressources humaines
  • Le module de gestion stocks et gestion des immobilisations
Pour le module de comptabilité, il devra permettre :

–  Gérer les différents dossiers comptables en fonction des sections analytiques, par bailleurs, projets ;

–  Offrir une interface conviviale de saisie avec possibilité de contrepartie automatique pour les journaux de trésorerie,

–  Offrir une sécurité permettant de différencier les écritures par opérateur de saisie,

–  Editer les journaux, balances, grands livres, centralisateur,

–  Autre états financiers (Bilan, Flux de trésorerie, compte d’exploitation),

–  Gérer les échéanciers,

–  Clôturer l’exercice et ouvrir un nouvel exercice

Pour le module des ressources humaines, il devra permettre :

–  La saisie de la liste des employés,

–  Le Calcul de la paie ;

–  Le Paramétrage des retenues,

–  La Génération et Edition des bulletins,

–  L’édition des journaux de paie,

–  La gestion des contrats, TimeSheet, congés, des retraites,

–  Le Transfert en comptabilité des journaux de paie

Pour le module de gestion des stocks et des immobilisations, il devra permettre :

–  La gestion des stocks,

–  La catalogue des articles des stocks,

–  La gestion des Entrées / Sorties stocks (FIFO, LIFO),

–  La gestion de l’Inventaire normal,

–  La prévision de la rupture de stocks (Quantités minima)

–  Le Transfert de la valeur de stocks en comptabilité.

Utilisateurs du logiciel : Les soumissionnaires  préciseront le nombre d’utilisateurs et des administrateurs centraux qui peuvent utiliser le logiciel en même temps.

Langue d’utilisation : Ce logiciel  permettra son utilisation en deux langues : Français et Anglais.

Sécurité des données : Les soumissionnaires devront dans leurs offres, préciser la garantie de la sécurité des données du logiciel.

 Validité : Les offres restent valables pendant 30 jours civils à compter de la date de la réception des devis. Dans des circonstances exceptionnelles, avant l’expiration de la période de validité de l’offre initiale, Pact peut demander à l’auteur de l’offre de prolonger la période de validité pour une période supplémentaire déterminée. L’offrant qui accepte la demande ne sera pas tenu de modifier son offre.

Évaluation des offres : Tous les soumissionnaires qualifiés sont encouragés à soumettre une offre.

Les soumissionnaires qualifiés sont ceux qui sont enregistrés au Burundi. Les critères et grille d’évaluation sont les suivants :

  1. Offre technique : 40 points,
  2. Offre financière : 20 points
  3. Service Engagement Service après-vente :15 points
  4. Délai d’exécution : 10 points,
  5. Références Techniques : 15 points

L’évaluation des offres sera effectuée en fonction du coût le plus bas techniquement acceptable.

Clarification des offres : Lors de l’évaluation des offres, Pact peut, à sa convenance, demander aux soumissionnaires une clarification de leurs offres. Les clarifications se limitent à des échanges d’informations avec une entreprise pour résoudre des erreurs mineures ou d’écriture ; elles n’offrent pas la possibilité à une entreprise de modifier ou de changer son offre.

Critères d’attribution : Pact n’est pas obligé de procéder à une attribution en raison de l’émission de cette sollicitation.  Pact ne peut attribuer un contrat que si le produit est entièrement conforme aux spécifications techniques mentionnées dans les termes de l’accord. Pact attribuera un bon de commande à un seul soumissionnaire qui aura gagné le marché.  Pact se réserve le droit d’annuler ou de rejeter l’offre, toutes les offres seront évaluées.

Confidentialité : Les informations soumises en réponse à cet appel d’offres seront tenues confidentielles.

Type de contrat : Pact va octroyer un bon de commande au fournisseur gagnant qui comprendra les livrables suivants :

  1. Le logiciel avec les 3 modules ci -haut cité,
  2. Un guide d’installation et de configuration,
  3. Un guide d’utilisation du logiciel une fois installe,
  4. Une copie du logiciel sur CD ou tout autre périphérique de stockage de données (clé USB)
  5. Une formation des administrateurs du logiciel de SWAA,
  6. Une formation de tous les utilisateurs du logiciel
  7. Assistance dans le paramétrage
  8. Un plan d’accompagnement de la SWAA pour l’utilisation du logiciel

Livraison : La date de livraison est au plus tard 20 jours après la passation de la commande et le lieu de livraison est le bureau Pact situé à l’adresse suivante : Bujumbura- Rohero 2, Av. Solidarité, no 22.

 En collaboration avec le fournisseur, Pact disposera ce logiciel a la SWAA où le livrant devra l’installer et organiser une formation aux utilisateurs de la SWAA.

Paiement : Le paiement sera effectué par Pact en 3 tranches réparties comme suit :

  • La 1ère tranche équivalent à 15% sur présentation de la facturation au plus tard 30 jours après la livraison, l’installation, le paramétrage et la formation initiale du logiciel à la SWAA-Burundi
  • La 2ème tranche équivalent à 35% après la formation de tous les utilisateurs.
  • La 3ème et dernière tranche de 50% sur présentation par le fournisseur d’un rapport d’approbation de la SWAA qui atteste la satisfaction de celle-ci sur la fonctionnalité du logiciel fournis.

Le soumissionnaire gagnant doit fournir les informations de paiement suivantes :

Nom complet du fournisseur

Banque

Adresse de la Banque

Nom de la personne attitrée pour engager le fournisseur

Avance : Aucune avance ne sera autorisée.

Désistement : En cas de désistement du premier gagnant, Pact pourra attribuer le marché au soumissionnaire dont son offre a été évaluée positive en 2èmeposition si seulement si les conditions sont techniquement acceptables. Sinon Pact se réserve le droit d’annuler et relancer l’appel à proposition.

 Composition de l’offre

Offre technique est constituée par les éléments suivants :

  • La preuve de la reconnaissance juridique (NIF, Registre de Commerce, Adresse physique du soumissionnaire,
  • Une présentation détaillée des fonctionnalités du logiciel proposé,
  • La qualification du personnel en charge du paramétrage du logiciel et de la formation des staffs désignés ;
  • Plan de mise en œuvre pour la conduite des installations et formation
  • Calendrier d’accompagnement de la SWAA
  • Les références techniques, fournir la preuve de trois prestations similaires soutenues par des attestations de bonne exécution.
  • Source
  • Garantie

L’offre financière sera détaillée le plus possible afin de permettre une bonne lecture de la structure des couts ;

Soumission des offres

Les offres  seront envoyées au plus tard le 21/06/2021 à l’adresse email suivant : pactburundi@pactworld.org. Les offres envoyées hors délai ne seront pas traitées.

Ouverture des offres :

L’ouverture des offres se fera 25/06/2021 à 9h en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants légaux. Pact aura mis en place une commission d’analyse faite par un employé de Pact Burundi, celui de la région en DRC ainsi que d’ACHIEVE Global team et deux employés de la SWAA soit un total de 5 personnes qui feront l’évaluation des offres.