Sous la supervision directe du Budget and Reporting Finance Manager, l’Assistant Archiviste Finance sera responsable de l’archivage (physique et électronique) des documents Finances selon la politique de rétention des documents de IRC. L’assistant archiviste sera responsable de la qualité du classement, référencement des pièces comptables, retrait et remise des documents selon les besoins de consultation.
Responsabilités principales :
Réceptionner les classeurs des pièces comptables venant des différents bureaux de terrain et s’assurer des bons référencements ;
Collecter tous les classeurs des pièces comptables du bureau de Bujumbura et s’assurer des bons référencements ;
Organiser régulièrement le classeur des correspondances du département des finances ;
Mettre en place un système/outils de gestion documentaire afin d’assurer la traçabilité des pièces sorties des archives et leur reclassement ;
Réorganiser le local servant à l’entrepôt des documents comptables ;
Travailler sur la réorganisation des archives finances historiques s’appuyant sur les procédures globales de rétention des documents de IRC ;
Mettre en place une base de données de tous les documents archivés ;
Suivre l’effectivité des estampillages sur les documents réceptionnés et faire un retour en cas de besoin ;
Mettre à disposition du département Finance tous les documents nécessaires pour les audits des différents projets ;
Procéder au reclassement des documents dès la finalisation des audits ;
Produire un rapport mensuel sur l'état de la documentation à recevoir et à classer de tous les bureaux de terrain, y compris Bujumbura et ce qui est réellement reçue et classée ;
Suivre tous les documents manquants chaque mois et informer le superviseur en conséquence ;
scanner les différents documents du département de Finances selon les besoins ;
Effectuer toutes autres tâches à la demande du superviseur en rapport avec les missions assignées.
Sécurité/Communication
Signaler sans délai à la Directrice Adjointe en charge des finances ou au Manager Senior des Finances toute irrégularité constatée au sein du bureau, du personnel et des sites de l'IRC concernant la politique et les procédures financières.
Qualifications
Bac + 3 sciences de l’information ou tout diplôme equivalent
Expérience professionnelle de trois (3) années dans la gestion des archives dans les grandes structures étatiques et privées ou ONGs Locales ou internationales ou experience equivalente ;
Connaissance de l'outil informatique Excel et Word; capacite de tirer de l’information de bases de données complexes;
Très grande attention aux details;
Capacité à travailler en équipe ;
Bonne probité morale;
Très bon sens de l’organisation;
Aisance relationnelle ;
Courtoisie et bonne communication écrite et orale ;
Disponible.
Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 21 Avril 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.
The International Rescue Committee fournit une assistance humanitaire et une protection aux Burundais touchés par des décennies de conflit et de dévastation économique. L'IRC fournit également un soutien aux réfugiés de la République démocratique du Congo voisine.
La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir. Nous avons commencé à aider les Burundais en 1996 en offrant des interventions vitales et une aide d’urgence aux réfugiés et aux personnes déplacées. Au fil des ans, nous avons aidé le pays à se reconstruire après la guerre civile.
Alors que le pays est à nouveau frappé par la crise, le CRI concentre ses efforts sur la frontière entre le Burundi et la Tanzanie (provinces de Makamba, Rutana, Ruyigi et Mutinga), ainsi que dans et autour de la capitale, Bujumbura, en:
fournir des secours d'urgence;
aider les jeunes à réussir en leur apportant des compétences de vie et une formation professionnelle;
regrouper les enfants séparés avec leur famille et les aider à faire la transition entre l'école et la vie de famille;
[<Vacancy: Project Manager>, <Vacancy: Field Sales Representative>, <Vacancy: 📢 Découvrez la 16ᵉ promotion de formations certifiantes du CEREPE>, <Vacancy: Evaluation mi-parcours du projet FIPP>, <Vacancy: Réceptionniste>, <Vacancy: Plusieurs postes>, <Vacancy: Chargé(e) du contrôle interne et du partenariat>, <Vacancy: Superviseur Projet Urgence>, <Vacancy: Approvisionnement et la livraison de deux (n°2) conteneurs neufs de 20 pieds pour les postes frontières de Vugizo et Kiliba>, <Vacancy: 2 nouveaux postes>, <Vacancy: Programme de Stage des Jeunes professionnels diplômés de One Acre Fund 2025!>, <Vacancy: Fourniture des équipements informatiques et des mobiliers de bureau>, <Vacancy: Conception et Exécution des Travaux de construction du Port de Rumonge et provision de services connexes>, <Vacancy: Consultant en construction>, <Vacancy: Travaux d'Aménagement et de Bitumage de la route partant de la RN5 au Poste Frontalier de Mparambo (3,35 km)>, <Vacancy: Burundi Innovations and Resilience Associate (Fixed-Term)>, <Vacancy: Avis d'attribution d'un marché>, <Vacancy: DRC Field Operations Specialist (Fixed-Term)>, <Vacancy: Burundi Grants Administrator (Fixed-Term)>, <Vacancy: Burundi Innovations Associate/Senior Associate>, <Vacancy: Burundi Gender Consultant>, <Vacancy: FORMATION À L'ADMINISTRATION DU SYSTÈME ENTERPRISE LINUX>]
###
