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Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe du/de la Chef/fe de Projet « Development of e-Governance and e-commerce » et générale de la Cheffe d’Unité Gouvernance et Etat de Droit, le/la Volontaire des Nations Unies a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière du projet.

A part les fonctions et responsabilités comptables, il/elle est chargé/e de la coordination générale de la gestion administrative et financière et de la logistique du projet, dans le but de disposer en permanence et à temps des moyens et ressources nécessaires pour la réalisation des activités du projet. Il assure également les relations de travail avec les Responsables au sein du PNUD pour la bonne exécution des opérations financières et administratives du projet dans le respect des procédures en vigueur.

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) assume également les responsabilités et fonctions suivantes :

Accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives du Projet

Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances ;
Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
Appuyer la partie nationale dans la planification des activités et la planification financière ;
Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapports annuels sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
Participer à la vérification définitive des comptes ;
Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;
Assurer le suivi des paiements et participer à l’établissement des rapports financiers des projets
S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers, deposits, GL JE etc...) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ; mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
Assurer le suivi des paiements sur base des demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des projets et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations par le suivi quotidien des bordereaux de paiement (vouchers) des projets au niveau de l’unité des Finances depuis l’initiation du voucher en passant par la soumission à l’approbation jusqu’au classement ;
Assurer l’établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués et que les comptes bancaires des bénéficiaires sont crédités.
Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
Initier les écritures de correction des paiements à travers Accounts Payables par APJV (régularisation dans le journal comptable), assurer le nettoyage des vouchers avec exception de la réintégration afin d’éviter un impact négatif sur le Dashboard;
Maintenir un système de classement et d’archivage des documents et rapports financiers au sein de l’unité des Finances.
Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du projet ;
Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;

Assurer la gestion logistique des activités du projet

Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
Préparer et/faciliter les réunions des différents comités mandataires du projet
Organiser les descentes des équipes du projet, ainsi que celles des comités mandataires, ou d’autres partenaires du projet.
Organisation matérielle des ateliers et des formations aux niveaux central et régional.

Assurer la gestion des inventaires et des assets du projet

En collaboration avec les Responsables au sein du PNUD :

Gestion des stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du projet ;
Dresser et maintenir à jour l’inventaire des biens durables du projet ;
Préparer les documents de transfert d’assets et faire tous les arrangements administratifs et financiers requis, selon les règles et procédures du PNUD,
Encadrer les entités bénéficiaires en matière de gestion des inventaires
Faire un rapport annuel sur les assets et l’inventaire du projet.

Faciliter les missions d’audit et d’évaluation du projet

Disponibiliser toute la document requise pour les missions d’audit et d’évaluation du projet ;
Faciliter les rendez-vous pour ces missions, à la demande des auditeurs et des évaluateurs ;
Encadrer les points focaux des différentes entités partenaires lors des missions d’audit et d’évaluation ;
Commenter les rapports préliminaires des missions d’audit et d’évaluation et faire rapport à la hiérarchie pour tout fait susceptible de porter préjudice à la bonne conduite de ces missions

Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du Gestionnaire du Projet.

Qualifications/Requirements

Required degree level: Technical/Vocational diploma

Education - Additional Comments:

Diplôme de niveau A1 en gestion (Minimum ISCO), finances, gestion administrative et comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté ;

La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout.

Required experience: 24 Months

Experience remark:

Un minimum de 2 ans d’expérience en comptabilité et gestion administrative et financière ;
Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence People Soft ;
Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain ;
Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;
Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies serait un atout ;
Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc…)
Une connaissance de IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable.

Language skills:

French(Mandatory), Level - Fluent
English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Finance, accounting and audit, Administration and administrative assistance

Driving license: No

Competencies values:

Accountability, Client Orientation, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Ethics and Values, Integrity, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Working in Teams

Application procedure:

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Date limite pour postuler : 02 April 2021