- Secteur de tutelle : Secteur de l’administration et du management (ADM)
- Lieu d'affectation: Burundi
- Catégorie d'emplois: Administration
- Type de contrat : Personnel non permanent
- Grade : Level 3
- Durée du contrat : 1 année
- Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
- Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 30-SEPT-2021
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Dans le but d’assurer une gestion efficace des programmes et projets mis en œuvre par l’UNESCO et assurer la présence, le positionnement et une meilleure visibilité de l’Organisation et de ses actions au Burundi, il est prévu le recrutement d’un(e) Assistant(e) en Administration Finances pour la Maison de la Paix de l’UNESCO à Bujumbura basé(e) à Bujumbura.
Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional multisectoriel pour l’Afrique centrale à Yaoundé, l’encadrement du Coordonnateur de la Maison de la Paix de l’UNESCO à Bujumbura et la supervision directe de l’Administrateur du Bureau régional de Yaoundé, le/la titulaire devra exécuter les tâches suivantes :
- Assurer la gestion administrative et financière des programmes et projets du Bureau en application des règles, règlementations, politiques, procédures administratives, financières et comptables de l’UNESCO;
- Participer à la préparation et à l'élaboration des budgets ; Effectuer le suivi d'exécution des budgets ;
- Effectuer les paiements (personnel et fournisseurs) de biens et de services en s’assurant que les données financières et procédures sont conformes au manuel administratif de l’UNESCO;
- Certifier les engagements financiers, suivre les engagements en cours et les apurer ;
- Veiller au suivi régulier du compte bancaire du Bureau ; Assurer la liaison avec la banque et relayer les informations à l’Administration de Yaoundé; Soumettre les demandes trimestrielles de remboursement de TVA ; Assurer la gestion de la petite caisse du Bureau ;
- Préparer et/ou vérifier les rapports financiers des réunions et des ateliers du Bureau ;
- Veiller à la tenue des dossiers du personnel conformément au manuel des ressources humaines de l’UNESCO;
- Assister à la gestion des actifs et des stocks du Bureau ;
- Assurer la liaison administrative avec le PNUD et les agences sœurs pour la mise en œuvre des programmes et projets ;
- Préparer; traiter et faire le suivi des dossiers administratifs aux réunions, ateliers et aux voyages officiels du personnel de l’Antenne; enregistrer et faire le suivi de tous les courriers entrants et sortants; préparer des projets de réponses aux requêtes et demandes reçues, et rechercher des informations supplémentaires; rédiger des projets de correspondance; sauvegarder les dossiers sur les normes et procédures administratives et les autres documents connexes, maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques inhérents au travail effectué pour le Bureau;
- Préparer et assurer le suivi des contrats; aider à l'administration courante des contrats entre le Bureau et les prestataires dans le cadre des services externalisés; vérifier les factures des prestataires dans le cadre des contrats d'achats, et biens et des services associés, les traiter et en assurer le suivi;
- Assurer la diffusion de l'information du Bureau avec les autres pays de la sous-région; coordonner et assurer la liaison entre les membres du personnel du Bureau;
- Identifier les besoins logistiques et d'entretien du matériel du Bureau; assurer en temps réel des rapports d'activité, avec le Bureau de Yaoundé, les bureaux hors-siège, les départements ministériels, les commissions nationales pour l'UNESCO, les délégations permanentes, les Agences du Système des Nations Unies, les partenaires etc;
- Appuyer à la gestion des budgets des projets et ses mises à jour périodiques; aider dans le suivi des engagements et dépenses liés aux projets ; prendre les mesures nécessaires pour la validité des contrats et des paiements pour le Bureau de Bujumbura ;
- Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences en vue d’atteindre les objectifs du bon fonctionnement de l’Administration dans la sous-région.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
- Diplôme universitaire (Licence) technique ou professionnelle dans les domaines suivants comptabilité/finance/Administration ou dans un domaine connexe.
Expérience Professionnelle
- Un minimum de 5 ans d’expérience, de préférence dans les domaines de la comptabilité/finance/Administration ou dans un domaine connexe.
Savoir-faire et compétences
- Compétences en analyses des données financières ;
- Bonne compréhension des IPSAS, IFRS… ;
- Compétences en rédaction, communication, et sens de l'organisation et de coordination;
- Solide connaissance en orthographe et grammaire pour rédiger et relire les correspondances et les autres documents;
- Connaissance des différents logiciels de base (Outlook, Word, Excel, Power Point…) ainsi qu’un logiciel de comptabilité (EBP, Sage, Ciel, Cegid…), et des outils utilisés pour les correspondances, rapports, graphiques, présentations etc ;
- Capacité et volonté d'acquérir de nouvelles connaissances et techniques; Les connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures dans le domaine de l'administration et/ou des finances;
- Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives et fournir un appui et des services de qualité en temps voulu ;
- Discrétion et la capacité de faire face efficacement et avec tact à des personnes d’horizons culturels différents;
- Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités ;
- Excellentes habiletés en communication;
- Excellentes capacités d’écoute et d’encadrement;
- Sens élevé du devoir professionnel, de l’honnêteté et de la responsabilité ;
- Personnalité souple et proactive.
Langues
- Maitrise du français et/ou de l’anglais et une bonne connaissance de l’autre langue.
- Maitrise du Kiruundi.
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Expérience Professionnelle
- Expérience de travail avec le système des Nations Unies et particulièrement avec l’UNESCO serait un atout;
- La connaissance des procédures administratives des Nations Unies et règles de gestion financières et règlement serait un atout.
Savoir-faire et compétences
- Bonne capacité d’adaptation, dynamisme, esprit d’initiative, discrétion et maturité du jugement;
- Aptitude à effectuer des missions dans des contextes divers et difficiles.
DETAILS DU POSTE
Titre du poste: Assistant(e) Administratif(ive) et Finances
Grade: SB3
Type de contrat: Contrat de service
Durée du contrat: 12 mois (possibilité d’extension en fonction de la disponibilité des fonds et de l’évaluation de performance)
Clôture des candidatures (minuit heure d'Afrique centrale): 30 septembre 2021
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.
L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement.
L'UNESCO s'est engagée à atteindre et à maintenir la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à créer une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et les personnes handicapées, ainsi que les ressortissants d'États membres non représentés ou sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité internationale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.
