Category: National
Location: Bujumbura, Burundi
Reference: 21551
Final date for application: 21/02/2024
Description longue
Catégorie : National
Intervention : Représentation
Nombre de Poste : 1
Classe : III
Lieu d'affectation : Bujumbura
Nationalité : Burundaise
Contexte
Enabel est l'agence belge de coopération internationale. Notre mission est d'œuvrer pour un monde durable où toutes les personnes vivent dans un État de droit et ont la liberté de s’épanouir pleinement. Avec nos partenaires, nous fournissons des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale.
Description longue
Nous avons plus de 20 ans d'expérience dans divers domaines allant de l'éducation et des soins de santé à l'agriculture, en passant par la protection de l'environnement, la numérisation, l'emploi, la paix et la sécurité. L'expertise de notre agence fédérale est sollicitée dans le monde entier - par le gouvernement belge, les institutions de l'Union européenne, le secteur privé et les gouvernements d'autres pays. Nous collaborons avec des entreprises, des acteurs de la société civile et des institutions de recherche et nous encourageons une interaction fructueuse entre la politique de développement et d'autres domaines.
Description longue
Avec 2100 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient.
Dans le but de renforcer l’opérationnalité de ses services, l’Agence Belge de Développement au Burundi (Enabel) souhaite recruter un/une Assistant.e Administratif.ve auprès du Représentant Résident. Les candidat.es doivent remplir les conditions décrites dans les termes de référence ci-dessous.
Description longue
L’Assistant/e Administrative auprès du Représentant Résident d’une part, s’occupe de la réception et de l’appui au secrétariat ; et d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau, afin d’assurer un environnement de travail pour que le Représentant Résident et les autres collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission.
De manière spécifique, l’assistant.e Administratif.ve s’occupe des tâches ci-après :
Description de la fonction
Nous avons plus de 20 ans d'expérience dans divers domaines allant de l'éducation et des soins de santé à l'agriculture, en passant par la protection de l'environnement, la numérisation, l'emploi, la paix et la sécurité. L'expertise de notre agence fédérale est sollicitée dans le monde entier - par le gouvernement belge, les institutions de l'Union européenne, le secteur privé et les gouvernements d'autres pays. Nous collaborons avec des entreprises, des acteurs de la société civile et des institutions de recherche et nous encourageons une interaction fructueuse entre la politique de développement et d'autres domaines.
Description longue
Support administratif : Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace au Représentant Résident :
Vous gérez le courrier in/out
Vous assurez un soutien administratif général (copies, scanner les documents,) ;
Vous rédigez des lettres/documents ;
Vous assurez le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
Vous assurez la tenue générale de l’agenda du Représentant Résident.
Description longue
2. Organisateur/trice : Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes, afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants :
Vous assurez une organisation pratique des réunions (réservation de salle, envoi d’invitations, matériel de réunion, équipement, etc. ;
Vous élaborez des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
Vous diffusez des rapports/documents vers les principaux concernés.
Description longue
3. Support logistique : Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier, pour ses activités, du support logistique adéquat.
Vous veillez à la présence de matériel de bureau adéquat ;
Vous commandez le matériel nécessaire ;
Vous contrôlez de façon proactive les stocks et gérer le stock ;
Vous préparez les bons de commande ;
Vous élaborez les ordres de mission ;
Vous préparez les documents et assurez le suivi (permission de travail pour expats, lettres d’invitation pour des missions, etc.)
Vous réservez des hôtels, restaurants, etc. ;
Vous veillez à ce que les personnes disposent du transport nécessaire.
Description longue
4. Gestionnaire de documentation : Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
Vous classez et archivez la documentation de tout type ;
Vous mettez à jour les informations pertinentes ;
Vous collectez la documentation de façon proactive ;
Vous gérez les archives.
Description longue
5. Téléphoniste-réceptionniste : Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques, afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
Vous accueillez et orientez les visiteurs ;
Vous répondez et transférez l’appel vers les personnes concernées ;
Vous actualisez la liste téléphonique des contacts professionnels de la représentation (interne et externe…) ;
Vous appelez les collaborateurs externes sur demande.
Votre profil
Niveau de formation : Diplôme de Niveau Bachelor (Bac +3) en gestion administrative ou autre domaine pertinent pour la fonction.
Expérience requise : Une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans la gestion de tâches administratives, une expérience dans un organisme de coopération au développement ou auprès des ONG Internationales constitue un atout majeur.
Description longue
Compétences ou connaissances spécifiques exigées :
Expérience dans l’organisation des réunions ; capacité de rédaction des PV et comptes rendus ;
Bonne maitrise des outils informatiques courants (MS Office, Powerpoint, etc.) ;
Forte capacité d’autonomie et de proactivité, d’initiative et d’innovation, efficacité et efficience ;
Personnalité orientée résultats et solutions ;
Grande capacité d’écoute et de collaboration ;
Niveau très élevé de confidentialité ;
Bonne maitrise du Français et du Kirundi (écrit et parlé).
Description longue
Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).
Nous vous offrons
Nous vous offrons
Un contrat de travail à durée indéterminée dans le cadre de la Représentation d’Enabel au Burundi ;
Lieu d’affectation : Bujumbura ;
Un package salarial correspondant à notre barème (classe 3) avec autres avantages liés au contrat de travail.
Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, la religion, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.
Description longue
Postulez via le site www.enabel.be (et via GO4HR pour les candidats internes), au plus tard le 21/02/2024 et joignez votre CV actualisé, une lettre de motivation, copies légalisées des diplômes, et trois personnes de référence professionnelle.
Pour toute information complémentaire, veuillez contacter le Service des Ressources Humaines au 22 22 39 31, uniquement pendant les heures de service.
