• General
• Description of assignment title: Assistant(e) Administratif(ve)
• Assignment country: Burundi
  
• Expected start date: 02/05/2024
  
• Sustainable Development Goal: 16. Peace, justice and strong institutions
  
• Volunteer category: National UN Volunteer Specialist
  
• Host entity: UNRCO Burundi
  
• Type: Onsite
  
• Duration: 12 months (with possibility of extension)
  
• Number of assignments: 1
  
• Duty stations: Bujumbura

Mission and objectives

The UN Resident Coordinator (RC) system encompasses all organizations of the United Nations system dealing with operational activities for development, regardless of their formal presence in the country. The RC system aims to bring together the different UN agencies to improve the efficiency and effectiveness of operational activities at the country level.

Context

Le Bureau du Coordonnateur Résident au Burundi héberge une Equipe dirigée par un Conseiller principal en droits de l'homme, avec pour mission de contribuer aux efforts de programmation de l'équipe de pays des Nations Unies ainsi qu'aux programmes et activités des différentes agences et de toutes les parties prenantes nationales. Le positionnement central de l’Equipe et ses liens institutionnels, opérationnels et programmatiques avec le siège du Haut-Commissariat aux droits de l'homme (HCDH) nécessitent de solides compétences en gestion et un appui aux programmes, qui seront couverts par ce poste.

Le Programme conjoint droits de l homme au Burundi bénéficiera à tous les Burundais, en mettant l'accent sur les personnes et les groupes à risque de marginalisation, notamment les victimes de violations des droits de l'homme et les défenseurs des droits de l'homme, les journalistes, les enfants, les jeunes, les femmes, les personnes handicapées, les populations autochtones Batwa, les réfugiés, rapatriés, personnes déplacées, etc. Les organisations des Nations unies participantes (HCDH, PNUD, UNICEF et ONU Femmes) travailleront en étroite collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, à savoir les ministères sectoriels du gouvernement (droits de l'homme, justice, sécurité publique, défense, éducation, communication), des institutions nationales (CNIDH, ONPGH), le Parlement, les OSC de défense des droits de l'homme et les organisations internationales.

Placé(e) au sein de l’Equipe du Conseiller principal en droits de l’homme du Bureau du Coordonnateur Résident du système des Nations Unies au Burundi, la/le VNU national(e) sera sous la supervision directe de l’Associée à l’Administrative et à la Gestion des Programmes et sera responsable de l'appui aux opérations de l’Equipe, y compris le Programme conjoint des droits de l’homme au Burundi.

Task description

Sous la supervision directe de de l’Associé à l’administration et à la gestion des programmes, l’Assistant(e) Administratif/ve fournit des services administratifs et opérationnels en s’assurant de la qualité, de l’exactitude et de la consistance du travail effectué. L’Assistant(e) Administratif(ve) promeut une approche basée sur la satisfaction des partenaires tout en respectant les règles et procédures financières de l’Equipe du Conseiller principal en droits de l’homme du Bureau du Coordonnateur Résident. L’Assistant (e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations, du Programme et des projets du Bureau, d’autres agences des Nations Unies dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du Bureau, d’assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières.

Le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

• Assister dans la réception et la transmission du courriel ;

• Assister dans préparation des fiches de présences du personnel et la gestion des contrats ;

• Assister dans la préparation des projets de lettre / correspondance

• Mettre en œuvre les recommandations des audits et respecter le cadre de contrôle interne ;

• Assurer le classement physique et l’archivage efficace des documents et rapports financiers du projet ;

• S’assurer de la disponibilité des documents (vouchers/invoices, deposits, etc.) sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits du projet et en assurer le classement après les audits ;

• Contribuer dans la réalisation les processus de micro-achats et demande de prix selon les procédures de l’organisation ;

• Assurer le suivi avec les fournisseurs concernant les commandes et les livraisons

• Assurer une bonne communication et rendre compte à l’équipe et à sa hiérarchie de ses activités selon les procédures et règles en place ;

• Recevoir les factures et assurer le suivi de leur traitement ;

• Préparer et soumettre les demandes de remboursements de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) ;

• S’acquitter des tâches de saisie des données dans les différentes plateformes pour le suivi et l’évaluation des données au cas échéant ;

• Appuyer dans l`organisation des séminaires, conférences, retraites et autres réunions ;

• Participer dans le processus de vérification et suivi des paiements de perdiems et frais de déplacement lors des ateliers et à travers la banque locale sur base de la note circulaire à payer ;

• Participer dans les inventaires des actifs du bureau ;

• Effectuer d'autres tâches à la demande du Conseiller principal en droits de l'homme et de la superviseure directe.

Eligibility criteria

Age

27 - 80

Nationality

Candidate must be a national or legal resident of the country of assignment.

Requirements

Required experience

3 years of experience in Le/la candidat(e) doit avoir un niveau minimum de deux ou trois années d’expérience dans l'administration, la gestion générale de bureau et/ou la logistique est exigé pour ce poste.

Area(s) of expertise

Administration

Driving license

-

Languages

French, Level: Fluent, Required

English, Level: Fair, Required

Kirundi, Level: Mother tongue, Required

Required education level

Bachelor degree or equivalent in La/le titulaire du poste doit avoir suivi et réussi une formation en Administration, ou autre domaine apparenté.

Competencies and values

Intégrité, Professionnalisme, Respect de la diversité, Communication, Travail d'équipe, Engagement à l'apprentissage continu, Leadership, Jugement / Prise de décision, Gestion de la performance, Aptitudes relationnelles et capacité d’adaptation à des contextes de travail difficiles et variés, Développement et efficacité opérationnelle, Leadership et maîtrise de soi. Être capable de travailler sous pression et avoir un sens de l’organisation.

Other information

Living conditions and remarks

Le volontaire sera basé à Bujumbura avec des déplacements à l’intérieur du pays en cas de besoin. Avec une superficie de 27 834 km², une population estimée à 11,2 millions d'habitants et

un PIB par habitant de 320 USD en dollars en 2017, le Burundi est l'un des pays les plus pauvres du monde. La croissance démographique est de 3,21%. La situation sécuritaire s'est améliorée, à l'exception de quelques incidents isolés qui sont régulièrement enregistrés. Le service de sécurité de l'ONU a mis en place certaines mesures de sécurité auxquelles les volontaires et autres membres du personnel doivent adhérer. Au Burundi, le climat est doux ou chaud, et varie selon l'altitude, alors qu'il y a peu de variations saisonnières de température. Une grande partie du pays est occupée par un plateau, à une altitude d'environ 1500/1800 mètres (5000/6000 pieds), mais à l'ouest il y a aussi une région plus basse, environ 800 mètres (2600 pieds), ainsi qu'une région montagneuse.

https://www.unv.org/

Inclusivity statement

United Nations Volunteers is an equal opportunity programme that welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, care protected characteristics. As part of their adherence to the values of UNV, all UN Volunteers commit themselves to combat any form of discrimination, and to promoting respect for human rights and individual dignity, without distinction of a person’s race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Note on Covid-19 vaccination requirements

Selected candidates for certain occupational groups may be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid-19) in line with the applicable host entity policy