Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

Sous la supervision directe Représentant Résident Adjoint/P&O, L’Assistant(e) Administratif (ve) assure l’efficacité et le fonctionnement effectif du bureau du Représentant Résident Adjoint/P&O, avec la pleine confidentialité dans tous les aspects liés à ses fonctions, le maintien des procédures protocolaires, la gestion de l’information effective et le suivi des délais et des engagements pris.

Duties and Responsibilities

1)    Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau RRA en se focalisant sur les résultats suivants :

•    Gestion de l'agenda du RRA, contacts avec les visiteurs, arrangement des réunions et des rendez-vous, faire l'interprétariat si c'est nécessaire et la préparation des comptes rendus ;

•    Préparation des documents d'information pour le RRA lors de ses rendez-vous, ses réunions, ses missions, et maintenance des procédures protocolaires ;

•    Organisation des réunions régulières des Opérations et préparation des comptes rendus, et faire le suivi régulier des recommandations issues de ces réunions 

•    Gestion des missions internes et externes du RRA en collaboration de l'unité de transport, et vérifier l'approbation et la signature des visas de sécurité soumis au RRA et le communiquer aux demandeurs dans les délais ;

•    Maintien du roster des partenaires de haut rang et la liste téléphonique du staff ;

•    Préparation de toute correspondance, directives et commentaire au nom du RRA pour sa signature et assurer le suivi si c'est nécessaire ;

•    Utilisation d'un système de gestion et de bureautique pour un fonctionnement efficace du bureau du RRA.

•    Appui administratif dans la gestion des Compounds par l'établissement des contrats de location de bail et des factures mensuelles des villa des compounds occupées ;

•    Assure la gestion administrative des Compound du PNUD en établissant des contrats de location, des factures mensuelles pour les locataires, suivi des payements des loyers et assurer le recouvrement si c'est nécessaire ;

•    Approbation des "Requisitions" des budgets du bureau et faire les "Receipt" dans ATLAS;

•    Classement des vendor forms approuvés et signés ;

•    Organisation et suivi de l'enquête "Place-to-Place Survey" ;

•    Préparation de documents de douane à soumettre aux autorités nationales en vue d’assurer le dédouanement rapide des biens et équipements du bureau Pays, 

•    Assure la liaison entre le bureau Pays et l’Agence de dédouanement contractée par le bureau et effectue un suivi régulier auprès de l’agence pour un service de dédouanement efficace ;

•    Effectue un contrôle régulier auprès de l’agence en douane et s`assure que tous les équipements commandés et dédouanés sont livrés aux bénéficiaires désignés dans les documents d’achats.

•    Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires pour obtenir l’exonération des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;

•    Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules du bureau ;

•    Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant ;

2)    Assurer l'appui effectif de la communication au bureau en se focalisant sur les résultats suivants :

•    Maintien d'un système de classement assurant la sauvegarde des documents confidentiels. Utilisation d'un bon système de classement ; 

•    Coordination de la circulation de l'information dans l'unité des Opérations, entre les unités dans le bureau et suivi de la circulation des dossiers si c'est nécessaire ; 

•    Faciliter le partage de l'information entre toutes les unités du bureau, ainsi qu'entre le bureau du PNUD et la Cellule de Sécurité, le dispensaire, les projets du PNUD, PAM, ONU-FEMMES, UNFPA ;                                                           

•    Assurer le suivi des délais des engagements pris, des recommandations, des mesures prises et coordonner les rapports soumis au RRA; 

•    Trier tous les appels téléphoniques et correspondances entrants ;

•    Présentation des propositions visant à éliminer les goulets d'étranglement de la communication dans l'unité et rationalisation des procédures administratives entre le bureau du superviseur et d'autres unités ;

3)    Facilite l’apprentissage et le partage des connaissances et la gestion en se focalisant sur l’accomplissement des résultats suivants :

•    Contributions substantive dans le réseau de connaissances et communication des pratiques.

•    Assister l'associée de direction du RR dans l'organisation de formations spécialisées pour les secrétaires ;

•    Organisation des sessions du personnel UN sur la coordination, administration et l’usage des protocoles.

Competencies

Compétences éssentielles

Innovation

Capacité à proposer des idées nouvelles et utiles    Niveau 2 : analyse des documents techniques complexes (y compris des données) et formule des recommandations concises et pertinentes.

Leadership

Capacité à persuader les autres 

Niveau 1 : assume la responsabilité de son propre travail et en assure la haute qualité

Gestion du personnel

Capacité à améliorer la performance et la satisfaction

Niveau 1 : comprend les rôles, les responsabilités et les objectifs personnels et d'équipe

Communication

Capacité d'écouter, d'adapter, de persuader et de transformer    Niveau 3 : Exprime des informations et des points de vue avec un raisonnement adaptatif et une appréciation de la complexité et de la variation.

Livraison

Capacité à faire avancer les activités tout en exerçant un bon jugement    Niveau 2 : respecte les objectifs et les délais de livraison des produits ou des services ;

Compétences techniques/fonctionnelles

Gestion du bureau

Capacité à gérer les activités quotidiennes du bureau (y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des voyages, la gestion des installations et des biens, le maintien des politiques et des procédures) afin de répondre aux besoins opérationnels.    

Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Exécuter et apprendre : Exécuter des tâches définie

Efficacité opérationnelle

Capacité à identifier et à mettre en œuvre les possibilités d'améliorer l'efficacité opérationnelle.    

Niveau 2 : Exécuter et apprendre : Exécute efficacement des tâches définies et approfondit sa connaissance du domaine de travail.

Connaissance des systèmes d'intégration de la dimension de genre, de développement des capacités et de collaboration entre les agences. Habilité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.    

Niveau 1 : Reproduire de manière fiable : Effectuer le travail, selon les instructions, et faire preuve de motivation pour se développer.

Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc), 

Expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur le Web;

Maîtrise de l’anglais, du Français et de la langue nationale du pays d’affectation.Clés / essentielles

Required Skills and Experience

Education:

L’enseignement secondaire avec au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente, ou le baccalauréat en sciences humaines générales avec une spécialisation en secrétariat et une expérience pertinente d’au moins deux (2) ans sera dûment pris en considération

Experience:

Minimum 5 ans d’expérience de responsabilité progressive avec l’enseignement secondaire, ou 2 ans d’expérience avec le baccalauréat en administration, dédouanement et logistique sont requis au niveau national ou international.

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories GS sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.