Le 19 Septembre 2024

Poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Employeur : Organisation Locale

Termes de Référence

Tâches à effectuer

• Participer activement aux AG mensuelles de l’Organisation Locale :

➢ Préparer la salle de réunion ;

➢ Répondre aux besoins logistiques des réunions en concertation avec le président de l’Organisation et le COMEX ;

➢ Assurer le suivi des présences ;

➢ Contrôler les courriers de représentation (procurations) pour les non-chefs de mission

➢ Rédiger le PV / Compte-rendu de l’AG et l’envoyer au Président de l’Organisation au maximum 3 jours après.

• Suivre les tâches administratives de l’organisation

• ➢ Faciliter la distribution du courrier ;
• ➢ Transférer par mail les informations reçues des partenaires en étroite collaboration avec le Président de l’organisation ;
• ➢ Centraliser les demandes d’adhésion à l’organisation ;
• ➢ Adresser au COMEX un bilan mensuel des activités ;
• ➢ Mettre à jour des bases de données de contacts de membres de l’organisation et du registre des  artenaires de l’organisation (ambassade, UN ...) ;
• ➢ Classer et archiver l’ensemble des documents administratifs sous sa responsabilité.

• Assurer la responsabilité de la trésorerie en lien avec le référent trésorerie au sein du COMEX :

• ➢ Procéder au paiement des factures liées aux activités de l’organisation et COMEX ;
• ➢ Suivre toutes les opérations bancaires relatives au compte de l’organisation et tenir un livre de compte mis à jour ;
• ➢ Suivre les paiements dus par les membres de l’organisation et préparer les accusés de réception. Ces paiements sont faits par chèques ou virements bancaires ;
• ➢ Tenir la comptabilité de base et les différents registres liés à la gestion financière (pièces comptables, livres et registres de comptabilité, états des salaires, extraits bancaire) ;
• ➢ Classer et archiver l’ensemble des documents comptables sous sa responsabilité ;
• ➢ Elaborer un bilan financier tous les 6 mois.

 Accomplir toute autre tâche nécessitant son intervention ou demandé par le Président de l’organisation

Qualifications requises

• o Avoir un Diplôme Universitaire (Licence/Baccalauréat ou Maîtrise ou Doctorat) en Administration, gestion financière, Management
• o Avoir une Expérience de 5 ans dans des fonctions similaires
• o Avoir des compétences en Français et en Anglais (lu, parlé et écrit)
• o Disposer d’un sens de la Confidentialité et de la discrétion poussé.
• o Capacité à gérer les conflits et les malentendus
• o Connaissances en Informatique : Word, Excel, Power Point
• o Capacité d’Utilisation des réseaux sociaux
• o Etre capable de Travailler sous pression et en milieu multiculturel

Atout : Résider à Bujumbura. Être prêt à travailler à temps partiel (2 jours dans la semaine ou 4 avant-midis dans la semaine Poste ouvert à toutes les nationalités

Intéressé(e) ?

Envoyez votre dossier de candidature au plus tard le 25 Septembre 2024, 12 :00 (GMT+2) en joignant une lettre de motivation (adressée au Directeur Général d’INFINITY GROUP), votre CV actualisé (comprenant trois références professionnelles), la (les) copie (s) du (des) diplôme (s) ainsi que tout (e) autre certificat ou attestation professionnel (le) en un seul document pdf à recrutement@infinitygroup.bi .