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  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Bujumbura (Burundi)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
  • Logistics
  • Supply Chain
  • Administrative support
  • Closing Date: 2020-07-22

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies est la plus grande Agence Humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour vérifier à ce qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvre et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants aient accès à la nourriture saine et nutritive dont ils ont besoin.

 

CONTEXTE ADMINISTRATIF

Le/la titulaire du poste doit assurer des fonctions d'appui administrative centralisé et fournir unappui administratif aux équipes dépendant hiérarchique de la Cheffe de la Chaine d'Approvionnement. A ce niveau, le travail est effectué sous un supervision minimale. On attend dutitulaire qu'il ou elle produise des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Il ou elle peut donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité 

OBJECTIFS ATTACHES AU POSTE

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES (non exhaustives)

  • 1. Fournir  un appui aux opérations et activités logistiques, suivant les procédures standards pour contractualiser les transporteurs privés pour assurer une livraison  efficace de l'aide alimentaire aux bénéficiaires.
  • 2. Gestion de l'agenda et des réunions de la Cheffe de l'Unité.
  • 3. Participer et rédiger le compte-rendu des réunions hebdomadaires de l'unité de Supply Chain.
  • 4. S'assurer que les prestations de services logistiques sont enregistrés et identifiés sous un "vendeur" dans le système.
  • 5. Programmer les achats de l'unité de Supply Chain au travers des Ordres d'Achats dans WINGS.
  • 6. Créer et gérer les missions de l'équipe de Supply Chain avec la création de TA, des plans de missions et des plans de congés.
  • 7. Réunir des informations pour soutenir l'élaboration des documents et la préparation des rapports par les autres membres de l'équipe.
  • 8. Répondre aux requêtes et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant afin de fournir un service fiable en temps voulu.
  • 9. Aider à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels dans l'unité de Supply Chain pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources, ex; réception des lettres pour l'unité de Supply Chain, préparation des mémorandums, etc...
  • 10. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standards pour contribuer à l'élaboration de documents précis
  • 11. Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables et prêtes à être utilisées pour le management de l"unité de Supply Chain
  • 12. Imprimer, organiser et archiver l'ensemble des documents obligatoires pour l'exécution des opérations logistiques.
  • 13. Maintenir un système d'archivage efficace et vérifier que les formulaires sont complets avec les documents requis.
  • 14. Etre en contact avec l'unité des Ressources Humaines pour ce qui concerne les congés des membres de l'équipe de Supply Chain (congé annuel, de maladie, maternité, paternité).
  • 15. Mettre à jour le fichier des congés et absences des membres de l'équipe de Supply Chain.
  • 16. Préparer chaque mois les plans de mission et congé.
  • 17. Toute autre tâche connexe requise.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS :

Formation: Avoir terminé les études secondaires. Un certificat ou diplôme post secondaire serait un atout.

Expérience professionnelle: Au moins trois (3) d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d'une expérience du travail administratif.

Connaissances Linguistiques: Maitrise (niveau C) du Français, connaissance intermédiaire (niveau B) de l'Anglais, à l'oral comme à l'écrit.

  • • Maitrise de l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
  • • Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
  • • Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d"informations avec des personnes d'horizons divers.
  • • Aptitude de repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attentionparticulière.
  • • Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimenté.

Connaissances linguistiques: Maitrise (niveaul C) du français. connaiisance intermédiaire (niveaul B) de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

MODALITES ET CONDITIONS D'EMPLOI :

Durée de contrat : 6 mois

Lieu de travail : Bujumbura

Type de contrat : Service Contract

Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés

Donnez dans votre CV trois (3) personnes de référence dont 2 professionnelles (donnez l’adresse complète, le nom, le numéro de téléphone et l’adresse E-mail) et les copies certifiées conformes à l’original des diplômes de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création de profile.

Seules les candidates présélectionné(e) seront invitées aux tests.

Le PAM ne perçoit de frais à aucun stade de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc…) et ne demande aucune information bancaire.

Les candidatures féminines qui remplissent toutes les conditions sont fortement encouragées.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du VIH/SIDA.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.