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TERMES DE REFERENCE

Intitulé du poste : Assistant gestionnaire des partenariats  

SECTEUR D’EMPLOI : Programmes  

SOUS LA RESPONSABILITE DU : Team Leader Protection

LOCALISATION : Ruyigi 

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE : 6/08/2024


Objectif Global du rôle :

Afin de garantir l’atteinte des ses objectifs en matière de localisation et de renforcement des capacités des Organisations partenaires, DRC désire recruter un/une Assistant (e) gestionnaire des partenariats qui sera plus proche des équipes de terrain et des zones d’intervention.  Il/Elle sera principalement en charge du suivi-évaluation de la qualité de la mise en œuvre des activités des partenaires d’implémentation identifiés par DRC, tout en assurant la liaison entre DRC et les organisations locales partenaires. Ce poste sera aussi responsable de la visibilité, de la communication et de la redevabilité envers les partenaires et les bénéficiaires des projets de DRC au Burundi.  

Dans l'ensemble, ce poste est envisagé pour promouvoir davantage la mission, la vision, le mandat et les valeurs de DRC dans le pays, en travaillant en étroite collaboration avec les organisations locales partenaires de mise en œuvre des activités sur terrain, tout en mettant un accent particulier sur le respect du code de conduite ainsi que sur la qualité des services et les méthodes appropriées pour communiquer avec toutes les parties prenantes aux projets. 

Responsabilités : 


Gestion du partenariat pour DRC 

  • • Contribuer à l'administration des évaluations des partenaires (vérification, pertinence et évaluation des capacités), notamment en assurant la liaison avec le personnel des unités de programme et d'appui, en étroite collaboration et coordination avec les Teams Leaders.
  • • Coordonner l'initiation des partenaires aux différents aspects programmatiques, techniques et de conformité, et diriger l'initiation à la gestion des subventions, aux outils et aux rapports des partenariats.
  • • Contribuer à l’organisation des réunions de lancement, de révision et de clôture des partenaires, en coordination avec les unités de programme et de soutien, et assurer le suivi des points d'action découlant de ces réunions.
  • • Diriger et faciliter la revue des rapports d'avancement des partenaires afin de s'assurer que la mise en œuvre est en bonne voie, répondre aux questions et aux commentaires des partenaires, et transmettre les problèmes majeurs à la direction (par exemple, les défis importants de la mise en œuvre, le changement de l'approche du programme, la sous-performance, la sous-utilisation).
  • • Examiner les rapports financiers des partenaires pour s'assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs du programme et aux budgets approuvés, et que les dépenses et les prévisions sont en bonne voie pour garantir la pleine utilisation du budget, en coordination avec la Finance et les Teams Leaders ; 
  • • Coordonner avec l'équipe finance de DRC pour faciliter les paiements des partenaires, conformément aux conditions convenues.
  • • Coordonner les visites des partenaires avec les points focaux de l'unité de soutien de DRC, les responsables techniques et les gestionnaires de programmes, conformément au calendrier de partenariat.
  • • Effectuer des visites de suivi des partenaires, si nécessaire.


Liaison, rapportage et suivi-évaluation pour les partenaires

  • • Assurer la liaison avec l'équipe DRC de terrain et fournir aux partenaires toutes les informations requises, en étroite collaboration et coordination avec le Team Leader ; 
  • • Suivre et mettre à jour avec des preuves le cadre logique, y compris la liste des activités, les résultats attendus, en étroite collaboration avec les responsables MEAL.
  • • Assurer un suivi régulier des activités des partenaires dans les différentes zones d’intervention et en assurer la qualité ;
  • • Contribuer au rapportage et au suivi des indicateurs conformément aux exigences des bailleurs.
  • • Fournir trimestriellement des valeurs désagrégées sur les progrès réalisés en ce qui concerne les indicateurs du projet
  • • Fournir des mises à jour sur l'avancement des progrès du projet, y compris des faits et des chiffres clés, assurer des rapports d'avancement pour chaque action
  • • Veiller à ce que tous documents et preuves relatifs au projet soient correctement stockés et facilement accessibles, y compris l’archivage et le partage des images de qualité, en étroite collaboration avec le/la chargé(e) de communication. 

Soutenir le partage des connaissances, l'organisation d'événements d'apprentissage et de formations

  • • Faciliter et coordonner les activités de partage des connaissances entre l’équipe DRC et les équipes des partenaires
  • • Préparer des présentations power point et autres pour les événements d'apprentissage
  • • Diriger l'élaboration et la documentation d'études de cas sur les enseignements tirés, les questions sectorielles/thématiques, y compris les leçons tirées de l'échec, en étroite collaboration avec les Teams Leaders et les responsables MEAL
  • • Soutenir le Team Leader dans la revue des rapports d’activités et dans la planification opérationnelle
  • • Gérer les mécanismes de feedback et partage d’informations avec les bénéficiaires, en étroite collaboration avec les équipes partenaires


Expérience et compétences techniques : 

  • • 2-3 ans d'expérience dans des postes similaires impliquant la gestion de l'information, le suivi-évaluation, l'apprentissage et la communication nécessitant l'analyse et la présentation d'informations complexes de manière simple et accessible ;
  • • Une solide expérience dans le domaine du renforcement des capacités d'un large éventail d'acteurs, y compris, le mentorat et l'encadrement, la formation des formateurs et le suivi de l'impact des activités de renforcement des capacités
  • • Excellentes compétences en matière de coordination, de relations interpersonnelles, de facilitation et de communication pour établir des relations de confiance avec un large éventail de partenaires humanitaires et de développement, de donateurs, d'agences gouvernementales, etc.
  • • Une solide expérience dans la mise en œuvre ou le suivi-évaluation des projets de protection (protection à base communautaire, protection de l’enfance, prévention et réponse aux cas de VBG, etc.) et de résilience/relèvement économique dans en faveur des personnes déplacées de force et leurs communautés d’accueil ;
  • • Solides compétences rédactionnelles avec une expérience avérée dans la production de matériel d'apprentissage et de communication de haute qualité ;
  • • Excellente maîtrise de l'informatique et expérience de l'application des TIC (technologies de l'information et de la communication) à la gestion des connaissances
  • • Flexibilité, engagement proactif, capacité à travailler sous pression et à faire preuve d'une grande tolérance au changement, à la complexité et à l'imprévisibilité


Formation : (Certificats, licences, etc) :

 Baccalauréat avec au moins 3 ans d’expérience ou maitrise (dans le domaine pertinent)


Langues : 

  • • Maîtrise du français écrit et parlé
  • • Bonne connaissance de l’anglais
  • • Kirundi courant
  • • Maitrise du swahili parlé constituant un avantage

COMPETENCES ET CAPACITES PERSONNELLES :

  • • Viser l'excellence : Mettre l'accent sur l'atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
  • • Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
  • • Prendre les devants : S'approprier et prendre l'initiative tout en visant l'innovation.
  • • Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
  • • Démontrer l'intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement. 


La candidature se fait uniquement en ligne sur le site web de DRC (www.drc.ngo) et sur une base continuelle, mais le plus tôt serait le mieux. Tous les candidats doivent ajouter une lettre de motivation adressée à l’Area Manager et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages) avec trois personnes de références. Seuls les candidats retenus seront contactés.