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esoko | Assistante de Direction

INFINITY GROUP recrute pour le compte de la nouvelle société monétique Burundaise BI-SWITCH S.M. une Assistante de Direction

Les termes de référence complets ainsi que ce communiqué peuvent être consultés sur le site : www.esoko.bi, ou la page Facebook : @InifinityGroupBurundi ou au bureau d’INFINITY GROUP situé au 7, Avenue de France, Immeuble Ruhara, 2ème étage. Les dossiers de candidature (CV, CNI, Lettre de motivation, Attestations de service, Diplômes, Attestations, Certificats) devront être envoyés dans un seul document PDF à l’adresse recrutement@infinitygroup.bi et doivent porter la mention « Recrutement BI-SWITCH – Intitulé du poste ». La date limite est fixée au plus tard le 08 Juillet 2019 à 23 :59 (GMT+2).

 

Contexte

BI-SWITCH est une Société Mixte, ayant pour objet de promouvoir les systèmes et moyens de paiement électronique au Burundi. Il s’agit notamment de l’interopérabilité, la compensation et la sécurité des transactions entre les acteurs locaux, nationaux et internationaux. Il s’agit également d’assurer l’interbancarité de transactions effectuées via les terminaux de paiement électronique (TPE et GAB/DAB).

A cet effet, BI-SWITCH SM recrute un (e) Assistant(e) de Direction organisé (e) et structuré (e), proactif/ve, ayant la capacité d’analyse, la capacité à établir et activer des réseaux, capable d’élaborer et d’adapter un processus, de travailler aussi bien en autonome qu’en équipe, ayant un esprit de discernement, sens d’organisation et une résistance au stress.

Missions et responsabilités

L’Assistant (e) de Direction assistera le Directeur Général dans la gestion de son activité au quotidien. Il/elle fait le pont entre le management et l’équipe, et jouera un rôle d’interface auprès de ses différents interlocuteurs. Il/elle assure l’appui logistique interne et maintient à jour le fonctionnement des systèmes administratifs nécessaires au fonctionnement de la société.

A ce titre, il (elle) est chargé(e) des tâches suivantes :

  • Planifier, coordonner, gérer les rendez-vous tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la DG ;
  • Traiter les contacts du DG;
    • Gestion du planning des déplacements et prise de rendez-vous;
    • Filtrage des interlocuteurs à partir des courriers et appels téléphoniques reçus ;
    • Transmission en interne et externe des décisions et informations pertinentes.
  • Rédiger les courriers, documents administratifs, rédaction des contrats et notes à partir des consignes orales ou manuscrites le cas échéant;
  • Saisie, récupération et archivage des lettres, y compris des documents confidentiels;
  • Organiser les Conseils d’Administration de la société;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions tenues au sein de la société;
  • Transmettre les informations de la direction et du personnel via courriel et/ou notes de service;
  • Gestion du standard:
    • Gestion du courrier entrant et sortant;
    • Suivi administratif des dossiers.

Profil et qualifications requis :

  • Être détenteur (trice) d’un diplôme universitaire, un diplôme de Master serait un atout ;
  • Expérience professionnelle d’au moins deux ans en tant qu’Assistant (e) de Direction ou/et Assistant de gestion administrative ;
  • Être âgé(e) au plus de 41 ans au 31/12/2019 ;
  • Être de nationalité burundaise ;
  • Être parfaitement bilingue ;
  • Connaissance de l’outil Microsoft Office ;