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ONU FEMMES: Assitant(e) Executif

Assitant(e) Executif
ONU FEMMES

https://africa.unwomen.org/fr/wher…

LES FONCTIONS

1. Fournir un appui exécutif au représentant de pays d'ONU Femmes

  • Gérer le calendrier et le calendrier des rendez-vous et des réunions du Représentant de pays d’ONU Femmes.
  • Organiser les déplacements et l'hébergement à l'hôtel et toute autre logistique pour le Représentant de pays d'ONU Femmes;
  • Maintenir la liste des contacts CO; mettre à jour les listes de diffusion électroniques;
  • Répondre aux appels avec le représentant du pays avec tact et discrétion;
  • Gérer les dossiers administratifs des rapports de mission et de voyage des représentants du pays.
  • Rechercher des dossiers, collecter des informations et organiser le matériel pour répondre aux demandes des représentants des pays

2.Fournir un soutien administratif au représentant de pays d'ONU Femmes

  • Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers;
  • Organiser et assister à des réunions et des événements, préparer des procès-verbaux et des résumés;
  • Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint à l’intention du représentant de pays pour les réunions, missions et autres événements importants;
  • Organiser et surveiller le système de classement du bureau;
  • Suivi avec le représentant de pays sur les délais et les engagements.

3. Fournir un soutien efficace à la direction en matière de communication et de gestion de l'information

  • Faciliter la circulation de l'information et la communication entre le bureau de représentation de pays d'ONU Femmes et d'autres unités au sein ou en dehors d'ONU Femmes;
  • Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du représentant de pays d'ONU Femmes; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le représentant de pays informé;
  • Répondre aux demandes de renseignements et / ou adresser les demandes aux unités appropriées afin que les mesures / réponses soient prises en temps voulu;
  • Préparer la correspondance de routine et les circulaires interoffices; examiner les documents et les rapports pour s'assurer que l'orthographe, la ponctuation et le format sont corrects;
  • Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour un accès et une récupération faciles; assurer la conservation des documents confidentiels;
  • Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles; agir comme interprète au besoin.

4. Fournir un appui aux activités de relations extérieures du bureau du représentant du pays

  • Faciliter l’interaction du représentant de pays avec divers partenaires externes au moyen de communications écrites, verbales et électroniques, ainsi que de relations collaboratives et proactives avec leurs homologues et collègues dans les bureaux des partenaires;
  • Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires / visiteurs;
  • Veiller au bon déroulement du protocole, recevoir les visiteurs / officiels de haut rang, coordonner les dispositions logistiques liées aux visites

5. Fournir un appui administratif et logistique général au Bureau conformément aux règles d’ONU Femmes et règlements

  • Surveiller et entretenir les fournitures de bureau, y compris la gestion de la liste des articles de papeterie, leur distribution et la tenue d’un journal de bord, selon les besoins;
  • Tenir à jour des dossiers et des dossiers concernant les locaux à bureaux et la maintenance connexe;
  • Jouer le rôle d'acheteur dans Atlas et préparer les commandes d'achat; comme remplaçant
  • Préparer la demande de devis, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire, en tant qu'acheteur alternatif
  • Recueillir des informations sur les envois, les modalités de dédouanement, préparer les documents pour les envois d'ONU Femmes (reçus / envoyés);
  • Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents, collecter les informations nécessaires à la DSA, selon les besoins;
  • Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites;
  • Fournir un soutien administratif à la gestion des véhicules
  • Maintenir le système de classement en veillant à la sécurité des documents confidentiels

6.Contribuer à la construction et au partage de connaissances

  • Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et des autres bureaux / sièges;
  • Construire et partager des connaissances et des expériences liées au soutien administratif et opérationnel.

Compétences

Valeurs fondamentales:

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Les compétences de base:

  • Sensibilisation et sensibilité concernant les questions de genre
  • Responsabilité
  • Résolution créative de problèmes
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes
  • Prêcher par l'exemple

Compétences Fonctionnelles

  • Aptitude à gérer les données / calendrier, les documents, la correspondance, les rapports et à gérer le protocole et le flux d'informations;
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
  • Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle;
  • Capacité à créer, éditer et présenter des informations en format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées;
  • Capacité à gérer les processus administratifs.

Compétences requises et expérience:

ÉDUCATION ET CERTIFICATION

  • Un diplôme d'études secondaires est exigé.
  • Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.

EXPÉRIENCE

  • Au moins six années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en matière d'administration, de secrétariat ou de programme;
  • Expérience de l'utilisation d'applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion Web;
  • Expérience avec le système ATLAS, un atout.

EXIGENCES DE JAUGE

  • La maîtrise du français et de l'anglais est indispensable.
  • La connaissance de l'autre langue de travail officielle de l'ONU est un atout.

esoko | ONU FEMMES

Programmes de ONU Femmes

Autonomisation économique des femmes

En s'appuyant sur les expériences régionales et nationales, ONU Femmes au Burundi s'attache à améliorer l'accès aux ressources productives telles que la terre et les prêts pour les femmes vivant dans les zones rurales et suburbaines afin de créer un environnement favorable (à la fois législatif et institutionnel) pour l'accès des femmes aux ressources. , accès au marché, aux finances et à la technologie pour parvenir à l'autonomisation des femmes.

Leadership et participation des femmes à la paix et à la sécurité et à l'action humanitaire

ONU Femmes au Burundi a mis l'accent sur quatre interventions interdépendantes: Leadership, Violence contre les femmes et les filles, Femmes, Paix et sécurité (WPS) et Action humanitaire dans les zones touchées par le conflit et appui à la réalisation des ODD 1, 2, 5, 8, 9. , 11, 13, 16 et 17. Notre objectif est de promouvoir les cadres politiques et législatifs en matière d'égalité des sexes dans la prise de décision politique des femmes dirigeantes, en particulier au niveau local; assurer la prévention de la transformation et l'accès aux services essentiels et complets; promouvoir la participation des femmes et leur participation effective à la médiation …

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