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Termes de référence pour l’Audit des comptes Du Programme « Les femmes et les hommes, ensemble, se développent dans leurs communautés en prônant la cohésion sociale « FeHoDeCo » 


1. Contexte

Le Service Chrétien International pour la Paix « EIRENE » est une ONG internationale avec son siège à Neuwied en Allemagne. Depuis 2008, EIRENE s’est installée dans la région des GRANDS LACS avec une coordination régionale au Burundi agréée et réenregistrée sous le numéro 530/009/ONGE/2018 au Ministère de l’Intérieur, du Développement Communautaire et de la Sécurité Publique. EIRENE œuvre pour la promotion de Paix et de non-violence, gage d’un environnement propice pour un développement durable.

EIRENE est engagée dans la région des Grands Lacs avec un programme «  » Les femmes et les hommes ensemble organisés et engagés pour le Développement dans leurs communautés » « FeHoDeCo » qui est exécuté par des partenaires nationaux dans deux pays d’intervention à savoir le BURUNDI et la RD Congo.

Le programme « FeHoDeCo », objet de la présente mission est financé par le Ministère Allemand de la Coopération (BMZ) à travers le Service civil pour la paix (zfd) pour une durée de trois années à compter d’Octobre 2025 à Septembre 2028.

Le programme « FeHoDeCo » est composé des quatre volets complémentaires mis en œuvre par des organisations nationales de la société civile suivant les thématiques considérées, suivant une convention de partenariat avec chacune des organisations partenaires pendant les trois années, et annuellement des protocoles de collaboration signés couvrant une ou tous les volets, suivants assortis de budgets annuels :

Volet 1 : La participation inclusive des communautés dans la gestion non violente des conflits et la promotion de la cohésion sociale et la bonne gouvernance.

Volet 2 : La promotion de la paix environnementale et climatique et le renforcement de la cohésion sociale entre les communautés locales.

Volet 3 : La promotion des communautés justes et sures où les hommes et les femmes respectent l’égalité des genres.

Volet 4 : Renforcement des capacités, échanges régionaux, capitalisation des expériences et gestion de connaissances. Ce quatrième volet est essentiellement mis en œuvre par Coordination du programme à Bujumbura au Burundi, qui coordonne l’ensemble de la gestion du programme et des relations entre les organisations partenaires et les autorités étatiques.

Liste exhaustive des projets par Organisation partenaire :

Programme Projet Partenaires Période de la phase
 

 

 

 

FeHoDeCo

« Les femmes et les hommes, ensemble, se développent dans leurs communautés en prônant la cohésion sociale »

 

 Turashoboye CHIRO (Christ Roi)  

 

 

 

 

 

Janvier 2026 à septembre 2028
Tuvumiliane II FAP (Femmes Artisanes de la Paix
MeDIC

(Médias pour le Développement Inclusif au sein des Communautés)

 AFJO (Association Burundaise des Femmes Journalistes)
MPB (Maison de la Presse du Burundi)
MPGE SYMUF (Synergie des médias pour Union des Forces)
Gestion et coordination de l’ensemble du programme Coordination regional de EIRENE

Des audits sur les comptes du programme (inclus les projets) sont prévus périodiquement pour chaque projet, en vue de s’assurer que les fonds mis à la disposition d’EIRENE dans les grands lacs pour le financement desdits projets ont été utilisés par chaque Organisation Partenaire suivant les règles et les procédures de gestion, conformes aux dispositions des conventions de financement avec le bailleur de fonds (BMZ).

Dans ce cadre, EIRENE Grands Lacs est à la recherche d’un cabinet d’audit pour un accompagnement pendant la durée du programme.

Cet accompagnement permettra de faire l’audit de chacun des différents projets à la fin de chaque année fiscale correspondant à la fin de l’exercice comptable 2026, 2027 et 2028 et une validation des dépenses semestrielles sera faite à chaque mois de juillet pour les années 2026 et 2027.

Une synthèse cumulée des différents rapports annuels (2026, 2027 et 2028) sera aussi faite, avec l’audit de la dernière année à la fin du programme prévu le 30 septembre 2028.

Toutes les révisions des états financiers et pièces justificatives auront lieu au bureau de chaque partenaire. L’organisation desdits Audits aux sièges des projets sera en concertation de la coordination d’EIRENE GL et du Cabinet.


2. Objectif Général de l’accompagnement et du mandat

L’objectif du mandat est de réaliser périodiquement les audits selon les critères du bailleur BMZ et les périodes convenues dans le contrat.

L’accompagnement du cabinet sera axé sur les thèmes suivants :

  • Vérification des recettes et des dépenses à l’aide des pièces justificatives fournies ;
  • Vérification des dépenses en lien avec les finalités stipulées dans la requête du projet et approuvée et avec le plan de financement. Les éventuelles divergences feront objet d’explications spécifiques ;
  • Vérification si les fonds sont utilisés de manière efficiente et efficace suivant les recommandations du bailleur ;
  • Examination des dossiers de passation des marchés ;
  • Vérification si la présentation des Etats Financiers est conforme à la comptabilité et aux principes comptables généralement reconnus (GAAP) ;
  • Analyse et évaluation de la gestion financière et du système de contrôle interne mis en place pour l’exécution des projets ;
  • Vérification si les salaires payés au personnel du programme sont conformes avec les niveaux salariaux pratiqués localement et suivant les harmonisations faites dans les notes de service et autres documents des conventions et protocoles annuels ;
  • Analyse et évaluation de l’exécution budgétaire ;
  • Vérification de l’état de mise en œuvre des recommandations des exercices antérieurs ;
  • Formulation des recommandations éventuelles pour l’amélioration du système de contrôle interne et la tenue de la comptabilité pour les exercices ultérieurs adaptés aux partenaires ;
  • Expression d’une opinion sur les Etats Financiers à la fin de l’exercice comptable.
  • Conclusion sur l’ensemble des comptes audités

Le mandat s’étend aux opérations suivantes :

  • Contrôle de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la sincérité de toutes les transactions comptables locales financées, soit intégralement, ou par sondage, selon les nécessités ;
  • Contrôle de la conformité des dépenses avec les documents de base d’EIRENE GL (description des projets, budgets, conventions, protocoles, note service et de gestion, etc…) ;
  • Contrôle de l’application par les responsables des projets des critères d’efficacité et de rationalité économique.


3. Méthodologie
La mission du Cabinet d’audit devra être conduite conformément aux normes Internationales d’Audit (ISA) établies par IFAC.

Le Cabinet d’Audit se basera en partie sur les informations de l’Audit du programme pour la période Octobre à Décembre 2025 et prendra connaissance des activités et procédures au cours de la période auditée à plusieurs niveaux :

Etape 1 : Briefing, Planning, collecte et lecture de la documentation disponible.

Cette étape est consacrée à la prise de contact avec le staff de la coordination d’EIRENE GL, au planning des activités, à la lecture des documents de base qui gèrent les projets et le programme, ainsi que des différents rapports produits.

 Etape 2 : Evaluation du système de contrôle interne

Cette étape est consacrée à une évaluation globale du système de contrôle interne qui est en place dans la gestion des différents projets pour que les transactions y relatives soient faites en conformité avec les règles et procédures en vigueur pour l’atteinte des objectifs.

Cette étape est également réservée aux recommandations sur les dispositions à prendre pour améliorer la gestion des différentes organisations partenaires et d’EIRENE GL.

Etape 3 : Vérification du contenu des états financiers, et de l’exécution budgétaire pour chaque projet ; la coordination étant considérée comme un projet.

Cette étape consiste à vérifier l’existence, le classement et la fiabilité des pièces comptables. Elle consiste également à vérifier si les dépenses ont été faites et correctement imputées : (i) en conformité avec les budgets approuvés ; (ii) les objectifs approuvés du programme et des projets ; et (iii) les accords de financement et d’autres documents de support.

Il s’agira d’analyser particulièrement les éléments suivants :

  • Pièces justificatives exigées pour le paiement (Respect contractuel)
  • Etat d’exécution des budgets alloués au programme/projets
  • Contrôle du respect de l’éligibilité des dépenses
  • Conciliation des soldes de caisse et de banque
  • Contrôle du respect des lois et de la réglementation en vigueur en particulier
  • Contrôle du respect par la Coordination et les Projets des règles en matière Sécurité Sociale, les Revenus et la législation du travail.

La vérification des pièces justificatives de tous les projets et de la Coordination à Bujumbura se basera sur :

  • Les originaux des pièces justificatives des dépenses de tous les projets ;
  • Les protocoles de collaboration annuels de tous les projets
  • Les états financiers annuels de tous les projets ;
  • L’inventaire annuel de tous les projets ;
  • Les rapports narratifs annuel des projets ;
  • Tout autre document demandé.

Etape 4 : Entretien avec l’équipe d’EIRENE GL

 Cette étape consiste à s’entretenir avec la Coordination d’EIRENE Grands Lacs sur les premières observations, pour la confirmation/information d’une/des situations constatées dans l’analyse des pièces comptables dans :

A. Une revue des systèmes de contrôle interne qui portera sur:

  • Les procédures du cycle Achat /Fournisseur
  • Les contrats de prestation de services (consultance)
  • Suivi du charroi et matériel du projet
  • La Passation des marchés
  • La gestion du Personnel
  • Les procédures de gestion de la trésorerie
  • Les obligations légales notamment envers la fiscalité et la sécurité sociale

B. Une vérification des réalisations

  • Des activités précises exécutées à vérifier (ce choix se fait au moment de la vérification des dépenses dans les projets ou de la coordination).
  • Des échanges directs avec les bénéficiaires de l’activité choisie et objet de l’audit et à la discrétion de l’auditeur.

Etape 5 : Rédaction du rapport provisoire

Cette étape est consacrée à l’élaboration des documents et du Rapport provisoire suivant les clauses du contrat, à l’issu de chaque période auditée.

Etape 6 : Elaboration du rapport définitif

Après échanges avec le Coordinateur régional, la Responsable financière d’EIRENE GL et la responsable des Finances du siège sur les constats de la vérification, le Cabinet d’audit présentera le tableau des dépenses du programme pour l’année et/ou le semestre, et établira le rapport définitif.


4. Résultats attendus

L’auditeur produira un rapport pour chaque période auditée ainsi qu’un rapport final rédigé en fin de prestation, relevant les différents points constatés pour tous les projets et de la coordination du programme. Les contenus des rapports sont détaillés ci-dessous :

  • D’abord le tableau des dépenses du programme à partager avec la coordination et le Siège d’EIRENE ;
  • Puis un rapport d’audit provisoire à partager avec la Coordination d’EIRENE GL, les responsables des ONGs partenaires et EIRENE Siège.
  • Enfin un rapport d’audit définitif en deux exemplaires l’un portant la mention « Original » et l’autre « Copie » et une version électronique version modifiable et en Pdf seront remis après avoir pris en compte les observations et commentaires de tous les partenaires sur les conclusions du rapport provisoire. Des recommandations précises feront partie de chaque rapport produit (sous forme d’attestation par l’auditeur de ce qui était conforme, non conforme, à amender, etc.).

Le rapport d’audit inclura les points suivants :

  1. Attestation de l’expert-comptable (format indicatif inclus dans le contrat)
  2. Budget du programme
  3. Rapport sur les États Financiers du Programme en monnaie locale (BIF et USD) ; recettes et dépenses en fonction de l’origine des fonds ; taux de réalisation du budget.
  4. Vérification de la comptabilité réglementaire, de la conformité des soldes des comptes et caisses, de la plausibilité des états financiers, du respect des normes de comptabilité nationales et internationales et des stipulations des conventions/contrats entre EIRENE, les organisations et le bailleur BMZ.
  5. L’approche et les objectifs de l´audit ; la méthodologie, les travaux préliminaires etc. se référant à la vérification du projet et sa mise en œuvre.
  6. Les opinions sont au moins attendues sur les points suivants :
  • Ouverture d’un compte en banque exclusif pour le projet ;
  • Respect de la législation locale ;
  • Assurance du moyen de transport (l’assurance pour les voitures est parallèlement assumée par EIRENE en Allemagne le cas échéant) ;
  • Respect des règles pour la passation des marchés ainsi que la vérification et l’évaluation des procédures et démarches internes pour la passation des marchés ;
  • Inventaire avec numéro, désignation, quantité/nombre, prix d’achat à partir de 410,- Euro, date d’achat, lieu et l’état d’objet, remarques comme passation à un projet, accident, vol, vente etc. ;
  • Assurance (des personnes, des objets etc.) de la mise en œuvre du projet.
    1. Vérification et appréciation des procédures et du système de contrôle interne ;
    2. Recommandations et suivis de la mise en œuvre des recommandations issues des rapports précédents.


5. Périodicité de prestation

La période de la mission d’Audit ne doit pas dépasser le mois de février de l’année suivante ou du mois d’Août pour les Audits semestriels (validation des états des dépenses)

Le Cabinet et EIRENE GL s’engagent dans un traitement suivant la logique ci –après :

  • Le Tableau des dépenses de tout le programme est vérifié dans un premier temps
  • Le rapport provisoire est lu et observé pendant une durée déterminée de commun accord à partir de sa date de dépôt ;
  • Le rapport final est déposé selon une période déterminée de commun accord après réception des observations d’EIRENE et des partenaires.


6.  Secret Professionnel
Le cabinet (ainsi que le personnel déployé pour l’audit) s’engage à ne pas divulguer les renseignements obtenus lors de son travail ni durant, ni après l’exécution du mandat. Tout document produit par le cabinet pour le compte du mandant est propriété de ce dernier qui est la seule habileté à en disposer.


7. Destinataires des rapports et document de synthèse des rapports d’audit
Les rapports adressés au Directeur Général d’EIRENE International, imprimés en nombres et dans les délais indiqués au contrat d’audit, seront déposés au bureau de la coordination de EIRENE grands Lacs, BP 1298, Avenue Kunkiko 35, Il sera également envoyé le fichier électronique de chaque rapport (consolidé et par projet) à eirene-grandslacs@eirene.org avec Cc à finances-grandslacs@eirene.org, et roth@eirene.org


8. Contenu du dossier de candidature

Qualification du Personnel exécutant l’audit

Le bureau Auditeur s’engage à employer pour l’exécution du mandat, au moins une personne possédant le titre de « Expert-comptable agréé » enregistré dans l’ordre des Experts Comptables des états de l’EAC, et ayant au minimum cinq (05) ans d’expérience dans l’exécution de la révision (l’audit). Le curriculum vitae du responsable de la révision et la preuve de son titre (par exemple inscription au registre des experts comptables nationaux ou internationaux etc.) est remis au mandant.

Une proposition de l’offre en 2 parties sera adressée à l’adresse indiquée ci-dessous. L’offre technique et financière seront contenues chacune dans un fichier unique PDF avec la mention Offre Financière ou Offre technique. Les deux offres (technique et financière) seront envoyées aux adresses Emails mentionnées indiquées ci-dessous, avec la mention en objet :

CANDIDATURE « AUDIT DES COMPTES FeHoDeCo 2026-2028”.

EIRENE GRANDS LACS. »

 a. L’offre technique contenue dans un seul fichier PDF comprendra :

  1. Une présentation succincte de la structure du Bureau auditeur
  2. Les preuves des expériences de différentes vérifications conduites avec des ONGs similaires (Attestations de services rendus) des trois dernières années ;
  3. Preuves de l’expérience dans les Audits des projets et programmes Service Civil pour la Paix (SCP) du Ministère allemand (BMZ) ou d’une organisation internationale des cinq dernières années
  4. La preuve d’appartenance à l’ordre des Experts comptables des experts proposés (si l’ordre des Experts Comptable est reconnu) ;
  5. Cv détaillé du/des personnes clés qualifiées qui devront être déployés le long de la période des audits ;
  6. Copie légalisée des diplômes et attestations des personnes clés qui seront déployées.

 

b. L’offre financièresous un seul fichier PDF comprendra :

  1. Une Preuve d’identification fiscale et de non redevabilité fiscale ;
  2. Les documents administratifs et de reconnaissance juridique du cabinet, à jour ;
  3. Proposition d’une grille d’honoraires détaillée appliquée par le cabinet d’Audit ;

Le séjour dans les projets en dehors de Bujumbura est à prendre en compte pour les validations de dépenses en juillet et audits annuels 2026 ,2027 et 2028.

  1. Procédure de sélection 
  1. Publication de l’offre : 18 décembre 2025
  2. Dépôt des dossiers de candidature jusqu’au 02 janvier 2026 à 16 heures 00 précises (uniquement sous forme numérique).

Les dossiers classés au point 7 a et b seront scannés sous deux fichiers Pdf séparés (Offre technique et Offre financière) ne dépassant pas 08 Mo maximum chacun et seront envoyés à l’adresse Email suivante :

eirene-grandslacs@eirene.org, et en cc à finances-grandslacs@eirene.org

et en Objet: “candidature “Audit des Comptes FeHoDeCo 2026-2028, EIRENE GL

La procédure de sélection se fera par une commission interne désignée à cet effet, suivant un plan de notation individuelle de chaque offre dans un tableau par chacun des membres de la commission, et conformément aux critères ci-dessus (pièces exigées), puis une synthèse des notations sera faite.

Les offres techniques seront avant tout évaluées et classées, puis par la suite les offres financières issues des résultats des offres techniques retenues conformes pour l’essentiel à la prestation envisagée seront évaluées, dont la moyenne des notes des membres de la commission est supérieure à la moitié de la note maximale attribuable.

Toute candidature dont les documents exigés ne sont pas complets ou pas à jour ou qui seront envoyés après la date et l’heure indiquée sera éliminée.

Seul le cabinet retenu à la suite du dépouillement sera contacté et invité pour la signature de contrat. Les autres cabinets d’audit non retenus seront notifiés par par la suite par courriel.

NB : La coordination de EIRENE GL se réserve le droit de ne pas donner suite à cet appel à recrutement d’auditeurs.