TERMES DE REFERNCE POUR LE RECRUTEMENT D’UNE MAISON POUR REALISER L’AUDIT ORGANISATIONNEL ET FINANCIER DE LA MAISON DE LA PRESSE DU BURUNDI.

1. Contexte Institutionnel et Justification

La Maison de la Presse du Burundi (MPB) est une Association Sans But Lucratif (ASBL) du domaine des Médias, créée par des journalistes en 1997. Depuis 2010, elle est devenue un collectif d’Organisations des Professionnels des Médias (OPM).  Actuellement, 5 OPM sont membres. Il s’agit de l’Association Burundaise des Radiodiffuseurs (ABR), l’Association burundaise des Femmes Journalistes (AFJO), l’Association des Journalistes des Sports du Burundi (AJSB), l’Association des Journalistes pour le Développement Humain Durable (AJDHD) et le Réseau Burundais des Journalistes pour le Bassin du Nil (RBJN). A travers son Centre de Formation des Médias (CFM), la MPB est engagée dans la formation et le renforcement des capacités des journalistes et des médias.

1.2. Objectif général de la MPB

Amener les journalistes et médias burundais à répondre au besoin du public burundais en information collectée, traitée et publiée professionnellement et impliquer les OPM dans la promotion de la liberté de la presse. 

1.2.1. Objectifs spécifiques de la MPB

•  Renforcer les capacités organisationnelles et opérationnelles de la MPB ; 
•  Promouvoir une presse responsable basée sur les principes de professionnalisme médiatique ; 
•  Renforcer les capacités des journalistes et des OPM à mieux connaître leurs droits et devoirs, à défendre leurs droits et assumer leurs responsabilités.

1.3. Vision de la MPB

Une presse burundaise professionnelle, libre et responsable grâce à l’action des OPM viables.

1.4. Mission de la MPB

La mission de la MPB est de « promouvoir le professionnalisme des médias et des OPM par le renforcement de capacités en vue de répondre à la satisfaction du public consommateur de l’information dans le strict respect des droits humains en général et de la liberté de la presse en particulier ».

1.5. Valeurs fondamentales de la MPB

• • Professionnalisme,
• • Solidarité, 
• • Transparence, 
• • Inclusivité,  
• • Tolérance.

1.6. Cadre institutionnel de la Maison de la Presse du Burundi

Les organes de la MPB sont :

• 1) L’Assemblée Générale ;
• 2) Le Comité Exécutif (cinq membres) ;
• 3) Le Conseil de Surveillance (trois membres).

Pour l’exécution des activités, la Maison de la Presse du Burundi dispose d’un Secrétariat Exécutif, constitué d’autant d’employés que de besoin et selon les moyens disponibles.

Lors de l’Assemblée Générale du 06 novembre 2023, il a été recommandé à la MPB de procéder à un audit externe afin de garantir la fiabilité et la crédibilité aux partenaires techniques et financiers. C’est dans ce cadre que la MPB lance un appel d’offre pour une personne physique ou morale ayant suffisamment de compétences et d’expérience pour procéder à un audit organisationnel et financier de la MPB sur la période 2021-2023.                                      

2. OBJECTIF GLOBAL DE L’AUDIT

L’objectif de l’audit est de permettre d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation organisationnelle et financière de l’Organisation sur trois ans (2021-2023). Cela permettra à la MPB d’améliorer sa gestion administrative et financière et de pouvoir conquérir de nouveaux partenaires techniques et financiers.

3. OBJECTIFS OPERATIONNELS

La mission consiste en l’exécution d’un audit organisationnel et financier de la MPB.

L’audit organisationnel va permettre à la Maison de disposer d’une appréciation générale sur la pertinence de sa structure organisationnelle interne pour mieux mener les missions qui lui sont confiées.

L’examen des modes opératoires et des procédures mises en œuvre pour l’exécution de ses activités permettra d’établir un diagnostic sur son fonctionnement et de formuler des recommandations visant la rationalisation des tâches et des circuits de décision et ainsi améliorer l’efficience et l’efficacité de son action.

L’audit financier va permettre d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation financière de l’Organisation à la fin de chaque exercice du mandat lui confié et de s’assurer que les ressources mises à sa disposition sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées et conformément aux procédures en vigueur. L’audit organisationnel et financier permettra d’apporter un éclairage sur l’organisation de la MPB et son fonctionnement ; ce sera l’occasion d’examiner son budget et sa gestion financière.

4. LIVRABLES DE LA MISSION D’AUDIT

La mission d’audit donnera lieu à la préparation des deux livrables produits en français : le rapport d'audit et le rapport sur le contrôle organisationnel (Lettre à la Direction ou Lettre de Contrôle).

Les deux livrables devront être discutés et finalisés avant le 12 novembre 2024 à midi. Ils seront à remettre à l’organisation sous pli fermé avant la fin de cette échéance. Leurs conclusions sont à présenter aux membres du comité exécutif par l’auditeur, lors d’une réunion ad hoc.

 Rapports d’audit financier et organisationnel

Les rapports d’audit devraient comprendre l’expression de l’opinion de l’auditeur, les états financiers et les notes aux états financiers significatives. 

L’opinion professionnelle devrait englober les points suivants:

• • Les Etats Financiers de l’Organisation donnent une image fidèle de la situation de l’Organisation et/ou de chaque projet ;
• • Les Comptes Bancaires désignés ont été utilisés exclusivement pour le paiement des dépenses autorisées telles qu’elles sont inscrites aux Etats Financiers de l’Organisation et des projets.

 Lettre de Contrôle organisationnel et financier

En plus du rapport d’audit sur les états financiers, l’auditeur préparera une lettre de contrôle qui inclura :

• a) Des commentaires et observations sur le fonctionnement général de l’organisation, les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles examinés durant l’audit ;
• b) Les insuffisances dans le système de contrôle interne en précisant le niveau de risques qui leur est associé et les recommandations pour l’amélioration de ce système en tenant compte des risques et enjeux de chaque insuffisance identifiée ;
• c) Le degré de conformité avec chaque engagement financier contenu dans l’accord de financement et si nécessaire, les commentaires sur les risques d’altération externe et/ou interne affectant cette conformité ;
• d) Les problèmes de communication identifiés durant l’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution de la mission d’audit ;
• e) Les commentaires sur la résolution des anomalies et des réserves ;
• f) Les commentaires sur toute autre anomalie que l’auditeur jugera pertinente incluant les dépenses inéligibles.

Idéalement, la lettre de contrôle organisationnel devra inclure les réponses de l’entité d’exécution sur les insuffisances relevées par l’auditeur.

5. INFORMATIONS DISPONIBLES

L’auditeur aura accès à toute la documentation légale, aux correspondances et à toute autre information relative à l’activité de la MPB et au projet en cours et qu’il jugera nécessaire d’examiner. L’auditeur obtiendra une confirmation des montants décaissés et des évaluations effectuées pour l’arrêté de la situation financière de chaque projet.

6. DUREE DU MANDAT DE L’AUDITEUR

La durée du mandat de l’auditeur est de trois semaines (novembre 2024). 

7. CONDITIONS POUR LA PARTICIPATION

•  Qualité de l’auditeur

Une personne physique faisant profession habituelle de réviser les états financiers, régulièrement inscrit au Tableau de l’Ordre des Experts Comptables de l’OPC, ayant une expérience confirmée en audit financier des projets de développement et des entités similaires à la MPB. De plus, la Personne ne doit faire l’objet ni d’une poursuite judiciaire, ni d'une exclusion temporaire ou définitive prononcée d’une structure de contrôle interne ou/et externe. La Personne doit démontrer sa capacité à faire l’audit organisationnel, les références des travaux similaires faisant foi. Il est à noter qu’en cas de groupement de plusieurs personnes, il est nécessaire de présenter un engagement de nomination d’un chef de file qui sera le seul interlocuteur de la MPB pour la durée du mandat. Pour le personnel clé de la mission, il devra comporter au moins : (i) un Expert-Comptable Diplômé signataire justifiant d’au moins 2 années d’expérience dans le domaine de l’audit financier et organisationnel et ayant une bonne connaissance des procédures de gestion fiduciaire des projets de développement et d’Organisations non gouvernementales similaires, (ii) un Chef de mission ayant au moins un diplôme du niveau « BAC + 4 » dans la spécialité de l’audit financier et organisationnel et justifiant d’une expérience pratique de 2 ans au moins (iii) un collaborateur ayant au moins un diplôme du niveau « BAC + 4 » dans la spécialité de l’audit financier et organisationnel. Deux personnes peuvent soumettre leurs dossiers en duo tout en désignant le chef de file. 

• • Modalité de paiement

Les honoraires sont payables en une seule fois, une semaine après la date de la réception de tous les rapports en version finale et après la tenue de la réunion du Comité Exécutif et sur présentation d’une facture indiquant le nom de l’Organisation, l’exercice audité et les montants en chiffres et en lettres. 

8. COMPOSITION DU DOSSIER 

L’offre technique doit être composée des pièces séparées suivantes :

•  Une présentation des/de la personne (s) ou de la structure; 
•  Une liste des références d’audit d’entités similaires ou de projets de développement;
•  La déclaration sur l’honneur signée par le soumissionnaire;
•  Une copie de l’affiliation du soumissionnaire à l’Ordre des Professionnels Comptables; 
•  Une note de compréhension de la mission, la méthodologie qui sera utilisée ainsi que le calendrier; 
•  Les CV des membres de l’équipe proposée pour réaliser la mission, y compris le chef de file; 
•  Une attestation de régularité de la situation fiscale du chef de file. 

• L’offre financière

L’offre financière doit être exprimée en monnaie locale. Le montant comprend outre les honoraires d’audit, tous les frais nécessaires pour réaliser la mission. L’offre financière est à placer dans une enveloppe fermée et séparée de l’offre technique et porte la mention « offre financière-audit MPB ». L’enveloppe contenant l’offre technique et celle contenant l’offre financière doivent être mises dans une même et seule enveloppe fermée et portant seulement la mention « Offre pour l’audit organisationnel et financier de la MPB ».

9. DEPOT DES DOSSIERS 

Les offres seront déposées au siège de la Maison de la Presse du Burundi, Boulevard Mwezi Gisabo, avenue mars n°1. 

La date limite de dépôt des offres est fixée au 25 septembre 2024 à 17h00. 

Fait à Bujumbura, le ……septembre 2024

Mireille Kanyange

Présidente et Représentante Légale de la Maison de la Presse du Burundi