Termes de référence (TdRs) Accord cadre
1.Contexte
ZOA est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les personnes affectées par les conflits armés ou les catastrophes naturelles, en les aidant à reconstruire leurs habitations et leurs moyens de subsistance, et à vivre ensemble pacifiquement au sein de communautés stables. ZOA est actuellement active au Burundi, en RD Congo, en Éthiopie, au Myanmar, au Nigeria, au Soudan du Sud, au Soudan, en Syrie, en Ouganda et au Yémen.
2. Introcution
Afin de fournir une assistance en espèces et/ou par bons au(x) groupe(s) cible(s), ZOA sélectionne des prestataires de services financiers pour le projet pour distribuer du cash. Le présent accord-cadre a vocation à couvrir l’ensemble des activités de transferts monétaires, paiements en espèces ou paiements numériques mis en œuvre par ZOA Burundi dans le cadre de ses projets actuels et futurs durant toute la période de validité du contrat. Cette approche permettra à ZOA de mobiliser rapidement le prestataire sélectionné pour toute nouvelle intervention nécessitant des services financiers, conformément aux conditions prévues dans le présent accord-cadre.
3. Exigences de sélection
Le candidat soumissionnaire doit être une institution financière, ( banque, micro finance agréé au Burundi, par la banque nationale) ayant une expérience avérée dans la distribution du cash sur terrain, avec des mesures de sécurité rassurante et un moyen de déplacement protégé contre des attaques éventuelles, avec du personnel suffisant à déployer sur terrain le jour de la distribution afin de pallier au fil d’attente pendant la journée, etc.
La distribution du cash va se faire dans le camp de Busuma d’un côté et sur les différentes collines de la zone d’intervention du projet PARCELLE dans Cibitoke .
- Calendrier
Le travail de distribution du cash aura lieu respectivement une semaine après la signature du contrat par les parties contractantes à compter de la dernière date de signature.
- Livrables
- Réalisation des transferts monétaires mensuels au profit des bénéficiaires du camp de Busuma conformément aux listes validées par ZOA.
- Transmission des listes de paiement signées ou validées électroniquement, indiquant pour chaque bénéficiaire le montant payé, la date de paiement, le mode de paiement et le statut de la transaction.
- Production des rapports de paiement générés à travers la plateforme RED ROSE, incluant les statistiques de paiement, les taux de réussite, les paiements rejetés, les bénéficiaires non servis ainsi que les actions correctives entreprises.
- Rapport de réconciliation financière détaillant les montants reçus de ZOA, les montants effectivement distribués, les éventuels reliquats et les justificatifs associés.
- Rapport narratif après chaque cycle de paiement, mettant en évidence les difficultés rencontrées, les incidents de sécurité éventuels, les plaintes enregistrées, les mesures de mitigation appliquées ainsi que les recommandations pour améliorer les distributions futures.
- Remise à ZOA de toutes les données et rapports requis pour l’audit, le suivi, l’évaluation et la redevabilité envers les bailleurs et les bénéficiaires, dans les formats convenus entre les parties.
- Fourniture d’un rapport final consolidé à la clôture de l’accord-cadre résumant les activités réalisées, les volumes financiers transférés, les performances du système de paiement, les principaux défis rencontrés et les leçons.
- Conditions de paiement
Le prestataire de service sera payé sur la base de la structure tarifaire convenue, incluant toutes les taxes, redevances et frais administratifs après soumission du rapport et de la documentation complète des paiements effectués.
- Responsabilités du prestataire de services financiers
Le prestataire de services financiers est responsable de :
- La fourniture de distributions monétaires sûres, ponctuelles et complètes aux bénéficiaires: nombre de transferts, montant, fréquence ;
- Assurer la sécurité des fonds jusqu’à leur paiement aux bénéficiaires ;
- L’Identification du/des point(s) de distribution suivant le calendrier défini par ZOA ;
- Recevoir et vérifier tous les bénéficiaires à payer ainsi que les montants correspondants à l’aide des listes mises à sa disposition par ZOA ;
- La distribution d’espèces par priorité aux bénéficiaires qui ne sont pas en mesure de se déplacer vers les points de distribution en raison de l’âge avancé, d’une maladie chronique ou d’un handicap ;
- Effectuer les transferts de fonds aux bénéficiaires via les canaux convenus ;
- Assurer le paiement intégral et dans les délais prévus de la main-d’œuvre bénéficiaire ;
- Mettre en œuvre des procédures de vérification de l’identité des bénéficiaires avant le paiement ;
- Prévenir les doublons, les fraudes et les paiements à des personnes non autorisées ;
- Fournir la documentation complète des paiements, conformément à ce qui a été convenu avec ZOA ;
- Participer aux formations et réunions organisées par ZOA en vue d’améliorer l’approche ;
- Assurer la sécurité et la sûreté tant en cours de route que lors de la distribution d’espèces ou de bons, y compris la gestion des foules ;
- Protection des données des bénéficiaires tel que mis à la disposition par HCR ;
- Garantir la disponibilité suffisante de liquidités dans les points de paiement afin d’éviter toute interruption des opérations ;
- Déployer les ressources nécessaires dans les zones d’intervention ;
- Veiller à la disponibilité de billets en monnaie locale acceptables, de différentes coupures ;
- Signer et respecter le Code de conduite de ZOA pour les fournisseurs ;
- Fournir un service client de la plus haute qualité ;
- Fournir des rapports détaillés sur les paiements effectués, les bénéficiaires servis et les montants distribués ;
- Soumettre les rapports dans les délais convenus avec le projet ;
- Mettre en place un mécanisme de gestion des plaintes et réclamations liées aux paiements ;
- Assurer le traitement rapide et transparent des cas de non-paiement ou d’erreurs de paiement ;
- Effectuer la réconciliation des fonds reçus et des paiements réalisés ;
- Restituer au projet tout reliquat non distribué conformément aux procédures établies ;
- Informer immédiatement le projet de tout incident, retard ou risque susceptible d’affecter la distribution des fonds ;
- Respecter les principes humanitaires (ZOA fournira une formation) ;
- Assumer les autres responsabilités prévues dans les conditions de service signées d’un commun accord entre ZOA et le prestataire de services financiers ;
- Assurer la protection des données ou des informations reçues sur les listes des bénéficiaires, un accord ad hoc sera signé entre le prestaire et HCR .
- Responsabilités de ZOA
ZOA est responsable de :
- Valider et approuver les listes de paiement avant leur transmission au prestataire de services financiers.
- S’assurer que les informations des bénéficiaires (nom, numéro de téléphone, numéro d’identité, localité, montant à payer,) sont correctes et complètes.
- Établir et communiquer le calendrier de paiement au prestataire de services financiers.
- Informer à temps le prestataire de toute modification concernant les listes, les montants ou les dates de paiement.
- Organiser une formation pour les prestataires de services sur le paiement via RED ROSE.
- Informer et mobiliser les bénéficiaires pour la collecte des espèces/bons.
- Effectuer les transferts des fonds au prestataire conformément aux dispositions contractuelles et dans les délais convenus.
- Sensibiliser les bénéficiaires sur les procédures de retrait des fonds et les mécanismes de gestion des plaintes /réclamations.
- Fournir les informations sur le calendrier et le(s) lieu(x) de distribution des espèces.
- Assurer le suivi de la distribution d’espèces/bons.
- Assurer le suivi des cas de non-paiement, de sous-paiement ou de toute autre anomalie signalée par les bénéficiaires.
- Collaborer avec le prestataire pour résoudre rapidement les incidents.
- Veiller au respect de la confidentialité et de la protection des données personnelles des bénéficiaires.
- Examiner et valider les rapports de paiement produits par le prestataire.
- Vérifier la concordance entre les fonds transférés, les montants payés et les soldes éventuels.
- Se munir des équipements : smartphones, scanners d’empreintes digitales, imprimantes, etc.
- Le cas échéant, fournir un appui technique .
- Délimiter en collaboration avec les leaders communautaires, la zone de distribution sécurisée.
- Résultats attendus
- 100 % des bénéficiaires éligibles payés conformément aux listes validées.
- Paiements effectués dans les délais convenus.
- Taux minimal d’erreurs et de réclamations.
- Rapports financiers fiables et conformes aux exigences du projet.
- Respect des normes de sécurité, de conformité et de protection des données.
- Processus de candidature
Les dossiers de candidatures seront soumis à l’adresse suivante : recrutement.burundi@zoa.ngo au plus tard le 13 août 2026 à 12h00 .
Les candidats qui appliquent vont soumettre électroniquement une offre financière (unitaire), en précisant les preuves des activités similaires déjà réalisées avec d’autres partenaires.
Pour toute question de clarification, des demandes sont à transmettre à l’adresse suivante : a.twagirayezu@zoa.ngo du 5 au 6 août à 12 h 30, et les réponses seront données au 7 août au plus tard à 12 h 00.
