I. Objectif général.

Population Services International (PSI), leader mondial du marketing social est une organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif qui opère dans plus de 67 pays en voie de développement à travers le monde. PSI intervient au Burundi dans les domaines de Prévention du VIH sida, du Paludisme, de la Planification familiale, de la Santé Maternelle et de la Survie de l’Enfant.

Dans le cadre de la mise en œuvre de son projet TUBITEHO, PSI Burundi souhaite acquérir les services d’un centre informatique pour introduire un système de gestion informatique dans 3 formations sanitaires partenaires dans la province de Makamba. Le système de gestion informatique comportera un logiciel intégré de gestion hospitalière composé des modules suivants :

• – Facturation, vente des prestations et actes médicaux
• – Dossier Médical
• – Gestion des Stocks Pharmaceutiques
• – Comptabilité Générale et Analytique
• -Gestion des Ressources Humaines et Paie

II. DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES ATTENDUES DU LOGICIEL

Les principales fonctionnalités attendues pour les modules ci-haut cités seront exposés dans une séance de trois jours d’exposition prévues pour les candidats présélectionnés. Chaque candidat aura 3h au maximum pour exposer les fonctionnalités détaillées de son application afin de faciliter la sélection d’une meilleure application.

III. RESULTATS ATTENDUS & LIVRABLES

Il est attendu les livrables suivants :

• Un rapport de collecte des besoins des utilisateurs, sur la base de l’examen de la documentation et d’entretiens complémentaires ;
• Un rapport de propositions d’améliorations pour les différentes fonctionnalités demandées
• L’installation et la configuration du logiciel ;
• L’application aura une interface avec fonctionnalité d’exporter les données en Microsoft Excel et Word en cas de besoin ;
• La mise en service des solutions et systèmes livrés ;
• Une formation des utilisateurs et des administrateurs du logiciel
• Un manuel d’utilisateur en hard et en soft copy expliquant les différents paramètres de calcul des différents rapports exigés par les différents partenaires et le ministère de la santé (MSPLS)
• Accompagnement des utilisateurs et des administrateurs d’une période d’au moins 6 mois
• Assurer la maintenance et les services après-vente d’une année avant la réception définitive du logiciel.

IV.Intrants à fournir au fournisseur du logiciel

Il sera fourni au fournisseur tous les renseignements (les manuels de procédures, les méthodologies disponibles, des maquettes d’analyse des opérations déjà renseignées…) dont il aura besoin pour l’accomplissement de sa mission et l’assistance lui sera apportée pour l’organisation de tous les contacts requis dans ce cadre auprès des services habilités. A ce titre, le fournisseur travaillera en étroite collaboration avec différentes unités organisationnelles des formations sanitaires et de PSI Burundi   impliquées dans l’utilisation et l’administration du logiciel.

V. Présentation des offres

Les offres devront parvenir à PSI Burundi sous pli fermé dans une enveloppe contenant deux (02) enveloppes l’une de l’offre technique et l’autre de l’offre financière. Toutes les offres seront considérées comme des engagements contractuels et les soumissionnaires doivent en conséquence dater, parapher et signer l’ensemble des pièces constitutives de leur offre ainsi que l’intégralité des documents constitutifs de l’appel d’offres.

          A. ENVELOPPE N°1: OFFRE TECHNIQUE

Cette enveloppe contiendra les éléments suivants :

 A1. Présentation de la société (et s’il y a lieu des sous-traitants)

• Présentation générale,
• Références de la société (y compris les agréments avec l’éditeur)
• Références de projets similaires (indiquer les références du contact chez le client) ;
• Références financières (C.A. et résultats des trois derniers exercices) ;
• Composition et références de l’Equipe Technique ;
• Personne chargée du dossier.

A2. Pièces administratives

• Un certificat d’inscription au Registre du Commerce ;
• Une attestation datant d’au plus trois (03) mois certifiant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis de l’Administration Fiscale ;
• Une attestation datant d’au plus (03) mois certifiant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis de la Sécurité Sociale.

A3. Spécification technique détaillées

•    Composition détaillée de l’offre de base
•    Description technique
• Prestations associées (Installation, Intégration, tests…)
•    Contenu et modalités de recettes
•    Garantie et Service Après-vente

ENVELOPPE N° 2 : OFFRE FINANCIERE

• Offre financière (à établir en BIF)
•    Devis détaillé du logiciel
• Offre de base
•   Coût des autres prestations
•   Coût des options

VI.CLAUSES GENERALES

• Complément d’information

En vue de l’élaboration de leurs propositions et dans le cas où le dossier d’appel d’offres présenterait une difficulté d’interprétation, les soumissionnaires pourront demander des informations complémentaires et des précisions par téléphone 75 963 000 /75 150 210 ou se présenter au siège de PSI Burundi.

Les réponses apportées aux questions seront transmises à chacun des soumissionnaires.

• Conditions de participation

Tout soumissionnaire est tenu de donner la preuve de sa régularité au regard des points suivants :

• Une lettre de soumission adressée à Monsieur le Représentant Résident de PSI Burundi
• Inscription au registre de commerce
• Copie du NIF et attestations de non-redevabilité de l’OBR et de l’INSS du centre en ORIGINAL.
• Adresse complète du soumissionnaire et le nom du représentant
• L’offre technique et délai d’exécution pour chaque FOSA

• Régime de prix

Le soumissionnaire devra :

• Donner le bordereau des prix détaillé par module
• Préciser dans son offre financière le montant Hors Taxes et la Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise (TVA C).

NB : Il convient de noter qu’après adjudication, aucun frais supplémentaire ne pourrait être supporté par l’acheteur

• Durée de validité des offres

Tout soumissionnaire reste engagé par son offre pendant une durée minimale de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de dépôt des offres

• Preuve et agréments

L’acheteur, pourra exiger au fournisseur de prouver l’origine de la licence du logiciel à livrer. Les soumissionnaires revendeurs doivent fournir dans leur soumission la preuve de l’agrément de l’éditeur du logiciel.

• Obligations et responsabilité des parties

Le soumissionnaire pourra, au cas où il serait retenu et à sa demande, bénéficier de l’octroi d’une avance sur commande. Cette avance ne saurait excéder les 30% du montant du marché obtenu. Dans ce cas et après notification de l’adjudication, le soumissionnaire devra produire une caution bancaire personnelle ou solidaire égale au montant de l’avance sur commande et dans un délai de quinze (15) jours à partir de la date de notification du marché. La caution sera libérée à la réception provisoire du produit et de son implémentation

• Durée d’implémentation
• La mission du fournisseur est prévue pour une durée totale d’un (01) mois hors délai d’observations  et de phase test par l’acheteur.
• La phase des formations, d’observation et des test comportera sur 6mois
• Conditions techniques de réception

La réception du logiciel sera effectuée en trois temps selon la procédure suivante :

• Réception quantitative des licences du logiciel commandé ;
• Réception provisoire constatant le fonctionnement satisfaisant du logiciel et la conformité au descriptif de l’offre d’une période de 6 mois à compter après l’installation, formation, observation et phase des test
• Réception définitive au terme d’une période d’exploitation de six (6) mois à compter de la réception provisoire et après vérification et validation du service régulier.
• Garantie Conventionnelle
• Le soumissionnaire assurera la garantie conventionnelle sur chaque Formation sanitaire selon les durées standard offertes par l’éditeur
• Le soumissionnaire indiquera les coûts additionnels éventuels liés à la gestion de la période de garantie après réceptions définitive
• Pénalités

En cas de retard à la livraison de plus de sept (10) jours calendaires, le fournisseur sera passible d’une pénalité de 01 pour mille calculée sur le montant du marché concerné par jour calendaire de retard jusqu’à la réception provisoire du logiciel.

• Conditions de paiement

Les fournisseurs proposeront leurs meilleures conditions en tenant compte des éléments suivants :

• Acompte de 30% du marché au démarrage après signature du contrat et constitution d’une caution bancaire garantissant la totalité de l’avance ;
• 50 % après la signature de la réception provisoire
•  20 % à la réception définitif
• Critères d’évaluation et de jugement des offres

Les offres des soumissionnaires seront évaluées selon les critères ci-après :

• Strict respect du cahier des charges et du plan de présentation ci-dessus
• Clarté et précision de l’offre ;
• Conformité et validité par rapport aux pièces administratives
• Pertinence et qualité de l’offre au regard du cahier des clauses techniques
• Conformité aux spécifications de l’appel d’offres ;
• La taille et la réputation du soumissionnaire
• Compétence de l’équipe Technique
• Compétence dans le domaine
• Qualité des références avec des clients
• Partenariat avec l’Editeur
• Les engagements sur une qualité de service, des délais d’intervention sur les formations sanitaires et de rétablissement du service
• Garanties offertes et Service Après-Vente (qualité, Etendue)
• Solidité financière du soumissionnaire jugée sur la base des documents comptables présentés
• Coûts.
• Causes d’élimination

Les soumissionnaires qui ne satisferont pas aux conditions ci-après seront purement et simplement éliminés :

• Non-respect de la date et l’heure de remise de l’offre ;
• Non-respect des clauses générales ;
• Inexistence d’un document d’agréement fourni au soumissionnaire par l’éditeur du logiciel
•   Conditions de dépouillement et analyse des offres

L’ouverture, le dépouillement et l’analyse des offres seront effectués conformément aux procédures d’acquisition des Biens et Services de l’acheteur par une Commission ad hoc. L’acheteur se réserve le droit de ne pas donner suite à aucune offre.

• Disposition finale

Les fournisseurs sont invités à déposer leurs offres sous pli fermé au plus tard le 18 septembre 2020 à 10 heures délai de rigueur, à la réception de PSI Burundi situé au quartier Rohero 1, Avenue de la JRR no. 23, Bujumbura.

Pour toute information, veuillez contacter le secrétariat de PSI Burundi au Numéro 22 22 94 66

                                                                               Fait à Bujumbura, le 07 Septembre 2020

 ANNEXE

MODELE DE PROPOSITION FINANCIERE