MINISTERE DE l'EDUCATION NATIONALE ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE MENRS

PROJET D'APPUI A L'AMELIORATION DES APPRENTISSAGES EN DÉBUT DE SCOLARITE «PAADESCO-SHISHIKARA»

No Don : IDA D 320 –BI

DEMANDE D'EXPRESSION D'INTERET SERVICES DE CONSULTANTS

Titre de la Mission : Appel à manifestation d'intérêt pour le recrutement d'un cabinet pour (i)l'audit comptable et financier de l'exercice 2022-2023, (ii)l'audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de 3ème année des écoles fondamentales publiques et privées, ainsi que (iii)l'audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

Numéro de référence : D20161/PAADESCO/2023.

1. Le Gouvernement de la République du Burundi a reçu un financement de la Banque mondiale pour couvrir le coût du Projet d'Appui à l'Amélioration des Apprentissages en Début de Scolarité (PAADESCO-SHISHIKARA) et a l'intention d'utiliser une partie du Don pour effectuer les paiements au titre du contrat suivant : (i) audit comptable et financier de l'exercice 2022-2023, (ii)audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de 3ème année des écoles fondamentales publiques et privées, (iii)audit relatif au processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

Les services de Consultant (« les services ») comprennent :

Pour l'audit comptable et financier et sur la période allant du 01 juillet 2022 au 30 juin 2023, l'auditeur est sollicité pour se prononcer sur: 

a. La sincérité et la régularité des états financiers du projet comparativement aux normes comptables, aux directives de la Banque Mondiale sur l'accord de financement, notamment sur l'éligibilité (la justification de la dépense, les Non Objections de l'IDA, le respect des procédures de passation de marchés, etc...) et la validité des dépenses effectuées dans le cadre du Projet ;

b. L'efficacité du système de contrôle interne de l'UFP, c'est-à-dire la capacité de l'UFP à suivre les procédures administratives, comptables et financières comme stipulé dans le manuel des procédures du projet.

c. La production des rapports financiers fiables, la tenue d'une comptabilité exhaustive de toutes les transactions, ainsi que la sauvegarde des actifs du projet ;

La conformité de l'exécution du projet aux termes de l'Accord de financement et aux instructions de la Banque Mondiale, c'est-à-dire par rapport aux lois et réglementations en vigueur et aux obligations de Rapports de Suivi Financiers.

• Pour l'audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de Sème année des écoles fondamentales publiques et privées, l'audit visera à fournir au Ministère de l’Education Nationale et de la Recherche Scientifique :

a. Une appréciation de la qualité et de l'efficience des modalités d'exécution de l'activité de distribution des manuels scolaires ;

b. Des propositions en matière de (i) mode de distribution des manuels scolaires ; (ii) amélioration de l'efficacité dans la distribution des manuels d'élèves et guides de maîtres ; (iii) conservation des manuels d'élèves et des guides pour enseignants par les écoles ;

c. L'efficacité de l'exécution de la distribution (modalité d'exécution, organisation du travail, passation du marché de transport des manuels scolaires, attribution du contrat de transport, coûts, délais d'exécution) jusqu'aux écoles ;

d. Le respect du ratio manuel scolaire/élève (RME) de 1 :1 pour les trois manuels d'élèves de 3ème année de l’ECOFO et trois guides de l'enseignant de 3ème année dans toutes les écoles fondamentales publiques et privées ;

e. En cas de non-respect du ratio 1 :1, le cabinet devra identifier les causes et proposer les voies pour garantir ce ratio

• Pour l'audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école » :

a. Evaluer l'efficacité et l'efficience de la gestion et du fonctionnement des subventions ;

b. Évaluer la capacité des systèmes, des politiques et des procédures existants à préserver les ressources du don de la Banque mondiale;

c. Confirmer la conformité des bénéficiaires des subventions par rapport aux accords de don de la Banque Mondiale, aux politiques et procédures associées et aux lois nationales concernées;

d. Identifier tout risque auquel pourraient être exposées les subventions et évaluer la pertinence des mesures prises pour réduire ces risques; et

e. Élaborer des recommandations pour renforcer la gestion du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école », conformément aux objectifs précités.

f. Les domaines suivants seront couverts :

i. Gestion de programmation ;

ii. Gestion des achats des matériels à utiliser dans l'entretien des salles de classe ;

iii. Gestion fiduciaire ;

iv. Supervision du processus par l’UFP.

Le mandat de la mission sera étalé sur une période de quarante-cinq (45) jours calendaires.

La mission comprendra :

- Quatre (04) experts-clés pour l'audit financier de l'exercice 2022-2023 ;

- Deux (02) experts-clés pour l'audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de 3ème année des écoles fondamentales publiques et privées ;

- Trois (03) experts-clés pour l'audit relatif au processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

Les Termes de référence sont joints à cette demande de manifestation d'intérêt

3) L'Unité de Facilitation du Projet d'Appui à l'Amélioration des Apprentissages en Début de Scolarité (PAADESCO-SHISHIKARA) invite maintenant les Cabinets d’audit éligibles à manifester leur intérêt pour la fourniture des services décrits ci-dessus.

Les consultants intéressés doivent fournir des informations démontrant qu'ils disposent des qualifications requises et de l'expérience pertinente pour l'exécution des services.

Les critères de présélection sont les suivants

a) Avoir une expérience avérée d'au moins cinq (05) ans dans le domaine de l'audit comptable et financier ;

b) Présenter au minimum cinq (05) missions similaires justifiées par des attestations de services rendus.

Les experts clés ne seront pas évalués au stade de la présélection.

4) Il est porté à l'attention des consultants intéressés conformément aux dispositions des paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 de la Section III du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement des Projets d'Investissement (FPI) de la Banque mondiale, juillet 2016 mis à jour en Novembre 2017. Août 2018 et Novembre 2020 (« Règlement de Passation des Marchés relatifs aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d'intérêt),

De plus, veuillez-vous référer aux informations spécifiques sur les conflits d'intérêts liées à cette mission comme énoncés au paragraphe 3.17 du Règlement de Passation des Marchés.

5) Les consultants peuvent s'associer à d'autres firmes pour renforcer leurs compétences, mais ils doivent indiquer clairement si l'association prend la forme d'un groupement solidaire (joint-venture) et/ou d'un accord de sous-traitant.

Dans le cas d'un groupement solidaire (joint-venture), tous les partenaires du groupement solidaire (joint-venture) seront conjointement et I solidairement responsables de la totalité du contrat, s'ils sont sélectionnés.

6) Un consultant sera sélectionné par la méthode de Sélection au Moindre Coût (SMC) telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés.

7) Les Consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l'adresse ci-dessous et aux heures suivantes :

de 8 :00 à 12 :00 et de 14 : 00 à 17 : 00 heure locale de lundi à jeudi et de 8 : 00 à 12 : 00 les vendredi (heure de Bujumbura : GMT+2).

8) Les manifestations d'intérêt écrites doivent être envoyées par écrit à l'adresse ci-dessous par courrier ordinaire ou courrier électronique au plus tard le  16/08/2023 à 17 heures (heure de Bujumbura, GMT+2).

9) L'adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est :

UFP PAADESCO-SHISHIKARA

A l'attention de Mme SAMANDARI Béatrice, Coordonnatrice du Projet

ROHERO I. Avenue Pierre NGENDANDUMWE n° 28 

Immeuble Ultimate Tower, ter étage, Bureau n° 04, Tél : +257 22 28 11 29 

Bujumbura-Burundi 

E-mail : projet.paadesco@gmail.com, bizibeat@gmail.com  avec copie à ntawunkundagaston@gmail.com et jeanberc63@gmail.com

Ci-joints les termes de référence.

Termes de référence pour le recrutement d'un Cabinet (i) d'audit comptable et financier de l'exercice 2022-2023, (ii) d'audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de 3ème année des écoles fondamentales publiques et privées, ainsi que (iii) d'audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

Contexte et justification

Le Gouvernement de la République du Burundi a reçu de l'Association Internationale pour le Développement (IDA), un don de vingt-sept millions six cent mille DTS (27 600 000 DTS) pour le financement du Projet d'Appui à l'Amélioration des Apprentissages en Début de Scolarité (PAADESCO-SHISHIKARA).

L'objectif du projet consiste à améliorer les apprentissages et la progression des élèves dans les premières années d'école au Burundi et, en cas de Crise ou de Situation d'Urgence Eligible, mais également à apporter une réponse immédiate et efficace à cette Crise ou Situation d'Urgence.

Une partie de ce financement sera utilisée pour effectuer le paiement relatif aux prestations d'un Cabinet en charge de :

(i) Audit comptable et financier pour la période allant du 01 juillet 2022 au 30 juin 2023 ; (ii) Audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de 3ème année des écoles fondamentales publiques et privées et (iii) Audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j’entretiens mon école »

Le Projet est structuré en cinq (05) composantes suivantes :

PARTIE A : Renforcer le soutien parental et la fréquentation scolaire des élèves

(1) Élaboration et mise en œuvre d'une campagne nationale de sensibilisation et de mobilisation ciblant les familles d'enfants en âge de fréquenter l'école primaire par des spots radiodiffusés et télévisuels, du théâtre radiophonique et d'autres activités médiatiques ainsi qu'à travers une communication ciblée par le biais d'ateliers et de réunions au niveau communautaire.

(2) Renforcement de l'alimentation scolaire dans les provinces vulnérables.

(3) Achat et distribution de kits scolaires dans les provinces vulnérables. 

PARTIE B : Améliorer l'enseignement en classe

(1) Renforcement des programmes d'études pour les classes de la ire Année à la 4e Année, élaboration des manuels, guides et autres supports pédagogiques ;

(2) Edition, impression et distribution de manuels, guides de l'enseignant, matériel d'enseignement et autres outils pédagogiques ;

(3) Fourniture d'unités de stockage pour les manuels et le matériel dans la classe ;

(4) Achat de kits classes pour appuyer le programme scolaire ;

(5) Formation et appui continu en faveur des enseignants pour améliorer la pratique pédagogique en classe grâce à des sessions de formation intensive, par du suivi continu, des réunions régulières des écoles par réseau, et des visites des inspecteurs scolaires.

Partie C : Aligner les activités menées au niveau de l'école pour améliorer le rendement des élèves dans les premières années de scolarité

(1) Renforcement des comités de gestion des écoles et de la capacité des directeurs d'école, y compris l'élaboration, l'impression et la distribution d'un guide illustré en Kirundi pour les membres du Comité de Gestion de l'Ecole (CGE) et un guide pédagogique et administratif pour le directeur d'école. Formation des membres des CGEs.

(2) Amélioration de l'environnement d'apprentissage dans les classes qui ont les besoins les plus urgents ; appuyer le développement et la mise en place d'une politique nationale de maintenance ; élaborer et diffuser un Manuel de construction et d'entretien pour les écoles du Burundi (MCEB).

PARTIE D : Aligner les systèmes pour améliorer la progression des élèves et l'apprentissage dans les premières années de scolarité

(1) Renforcement des capacités au niveau central et décentralisé pour évaluer les performances de son secteur et prendre des décisions politiques, stratégiques et opérationnelles basées sur des preuves empiriques, notamment l'évaluation des résultats d'apprentissage, le pilotage d'enquêtes à haute fréquence, le renforcement des systèmes d'information, l'infrastructure du ministère, la formation et les voyages d'étude, ta tenue de dossiers sur les ressources humaines, l'organisation de concours de lecture et de mathématiques, l'élaboration d'études et de stratégies.

(2) Gestion, coordination et suivi et évaluation du Projet, y compris les activités de gestion du Projet, notamment le recrutement du personnel, les services de conseil, les audits financiers et techniques, l'acquisition d'équipement, les séminaires et formations ainsi que les coûts opérationnels afin de superviser les activités du Projet.

PARTIE E : Réponse aux Situations d'Urgence

Fournir une réponse immédiate à une Crise ou Situation d'Urgence Eligible, selon le besoin.

Selon les clauses de l'accord de don, il est impérativement recommandé, après une période d'une année d'exécution, de procéder à l'audit des comptes dédiés aux opérations financières et comptables relatives à la mise en œuvre des activités.

I. Audit Comptable et Financier

1. Objectifs de l'audit comptable et financier

L'objectif de l'audit comptable et financier est d'exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur la situation financière du projet pour la période allant du 01 juillet 2022 au 30 juin 2023 et s'assurer que les ressources mises à sa disposition ont été utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l'atteinte des objectifs de développement du projet.

Le Cabinet d'audit devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur la gestion des fonds alloués au Projet pour la période allant du 01 juillet 2022 au 30 juin 2023.

2. Le mandat de l'auditeur

Sur la période allant du 01 juillet 2022 au 30 juin 2023, l'auditeur est sollicité pour se prononcer sur :

a. La sincérité et la régularité des états financiers du projet comparativement aux normes comptables, aux directives de la Banque Mondiale et à l'accord de financement, notamment sur l'éligibilité (la justification de la dépense, les Non Objections de l'IDA, le respect des procédures de passation de marchés, etc...) et la validité des dépenses effectuées dans le cadre du Projet ;

b. L'efficacité du système de contrôle interne de l'UFP, c'est-à-dire la capacité de l'UFP à suivre les procédures administratives, comptables et financières comme stipulé dans le manuel des procédures du projet.

c. La production des rapports financiers fiables, la tenue d'une comptabilité exhaustive de toutes les transactions, ainsi que la sauvegarde des actifs du projet

d. La conformité de l'exécution du projet aux termes de l'Accord de financement et aux instructions de la Banque Mondiale, c'est-à-dire par rapport aux lois et réglementations en vigueur et aux obligations de Rapports de Suivi Financiers.

3. Etendue de la mission d'audit

L'audit sera réalisé conformément aux normes internationales d'audit (ISA) édictées par Fédération internationale des comptables (IFAC) et donnera lieu à toutes les vérifications et tous les contrôles que l'auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance.

L'examen comprendra tous les tests, confirmations, observations et vérifications jugées nécessaires par l'auditeur et comprendra, entre autres les tâches principales suivantes :

a. S'assurer que toutes les ressources ont été employées conformément aux dispositions de l'accord de financement applicable, dans un souci d'économie et d'efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies. L'auditeur vérifiera les comptes, les écritures et états financiers conformément aux principes d'audit acceptables par l'IDA ;

b. Vérifier si les acquisitions des biens et services financés ont fait l'objet de marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables fondés sur les procédures de passation de marchés de la Banque Mondiale et qu'ils ont été proprement enregistrés dans les livres comptables ;

c. Vérifier si tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au projet (y compris les dépenses couvertes par des relevés de dépenses).

d. S'assurer que le Compte désigné est géré conformément aux dispositions de l'accord de financement ;

e. S'assurer que la performance financière globale du projet est satisfaisante ;

f. S'assurer que les actifs immobilisés du Projet sont réels et correctement évalués et le droit de propriété du projet ou des bénéficiaires sur ces actifs est établi en conformité avec l'accord de financement ;

g. S'assurer que les « conventions » signées par le Projet suivent les dispositions de l'accord de financement et les directives de la Banque Mondiale.

L'auditeur pourra s'appuyer sur les textes juridiques et fiscaux en vigueur en République du Burundi.

4. Etats financiers du projet

Les états financiers du projet doivent comprendre :

a. Un état des ressources (fonds reçus de l'IDA et autres participants) et des emplois (dépenses engagées au cours de l'exercice considéré et/ou la période considérée) ;

b. Un état des transactions du Compte Désigné :

c. Une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du Projet, les soldes bancaires, les autres actifs et passifs du projet et les engagements, le cas échéant

d. Les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et expliquée des principaux comptes ;

e. La liste des actifs immobilisés acquis ou achetés par les fonds du Projet.

L'auditeur devra présenter en annexe aux états financiers, une réconciliation des fonds reçus par le Projet en provenance de la Banque Mondiale d'une part, et les fonds décaissés par la Banque Mondiale d'autre part.

5. Etats certifiés des dépenses 

En plus de l'audit des états financiers, l'auditeur devra vérifier les états certifiés des dépenses ou les rapports de suivi financiers utilisés comme base de demande de remboursement de fonds à la Banque Mondiale. L'auditeur effectuera les tests, procédures d'audits et vérification considérés nécessaires au regard des circonstances.

Il sera inclus aux états financiers, une annexe de la liste des états certifiés de dépenses base de demande de remboursement avec les références spécifiques relatives au montant et à la séquence numérique des opérations.

Le total des demandes de remboursement de fonds sous les procédures des états certifiés des dépenses ou des rapports de suivi financier devrait être un élément de la réconciliation globale des décaissements décrite dans le paragraphe 5 ci-dessus.

6. Comptes Désignés du Projet

Dans le cadre de l'audit des états financiers du Projet, l'auditeur devra analyser les transactions du Compte Désigné qui incluent normalement :

- Les avances reçues de la Banque Mondiale ;

- Les reconstitutions du Compte Désigné soutenues par les demandes de remboursement de fonds ;

- Les retraits relatifs aux dépenses du Projet.

L'auditeur accordera une attention particulière à la conformité des soldes du Compte Désigné à la clôture de l'exercice fiscal avec ifs procédures de la Banque Mondiale.

L'auditeur examinera l'éligibilité des transactions financières couvrant la période sous revue et les soldes des fonds à la clôture de l'exercice fiscal en conformité avec les dispositions de l'accord de financement et de la lettre de décaissement.

Il examinera l'adéquation du système de contrôle interne en fonction du mécanisme de décaissement.

L'auditeur examinera l'éligibilité et l'exactitude

• Des transactions financières durant la période sous revue

• Des soldes des comptes à la clôture de l'exercice sous revue

• De l'utilisation du Compte Désigné en conformité avec l'accord de financement;

• De l'adéquation du contrôle interne avec le mécanisme de décaissement

7.  Qualités de la firme prestataire

Le Consultant doit être un Cabinet d'Audit et d'Expertise Comptable Indépendant, faisant profession habituelle de réviser les comptes, régulièrement inscrit au Tableau d'un Ordre des Professionnels Comptables reconnu au plan international et membre de l'IFAC, ayant une expérience confirmée en audit comptable et financier des projets sous financements des Partenaires Internationaux de Développement notamment les projets financés par la Banque Mondiale (au moins 5 missions similaires justifiées par des attestations de services rendus).

Les consortiums de cabinets sont autorisés sous la seule condition que chaque membre du consortium soit membre d'un ordre des professionnels comptables qui est membre de l'IFAC.

Le cabinet doit apporter la preuve de son appartenance à l'ordre des professionnels comptables ou il est inscrit et surtout la preuve de sa régularité vis-à-vis de cet ordre

Le recours au personnel des cabinets qui appartiennent à des organisations comptables non-membres de l'IFAC n'est pas acceptable.

Le cabinet doit apporter la preuve que le personnel clés propose est employé à temps plein dans son cabinet depuis au moins 3 ans à l'exception des expertises particulières (spécialiste en passation des marchés etc.)

Le personnel clé de la mission devra comporter au moins :

• Un Chef de mission ayant au moins un diplôme de niveau BAC+5 en audit, comptabilité et justifiant d'une expérience d'au moins 7 ans en audit comptable et financier dont au moins 3 ans d'audit des projets de développement ;

• Un Expert-comptable Diplômé justifiant d'au moins dix (10) ans d'expérience en audit comptable et financier et ayant une bonne connaissance des procédures de gestion fiduciaire et audits des projets financés par la Banque Mondiale,

• Un auditeur senior titulaire d'un diplôme niveau BAC+5 ans en comptabilités et/ou audit et justifiant d'une expérience d'au moins 5 ans ;

• Un spécialiste en passation des marchés titulaire d'un diplôme de niveau BAC+5 ans en économie, droit, génie civil, architecture, etc. ou tout autre diplôme jugé équivalent et ayant une expérience d'au moins 5 ans.

NB : En plus du curriculum vitae actualisé et signé, chaque expert devra joindre une copie de son diplôme certifiée/notariée ainsi que les attestations de services rendus.

8. Rapports à fournir

L'auditeur devra présenter un rapport d'audit des comptes pour la période déterminée dans lequel il émet son opinion sur les états financiers et par rapport aux principaux points évoqués dans le paragraphe 4 concernant l'étendue de l'audit.

L'auditeur devra émettre une opinion globale sur la gestion fiduciaire du projet y compris la passation des marchés.

A. Projet de rapport

La production du rapport d'audit externe doit se faire conformément aux normes ISA 700 à 706 révisées.

Le projet de rapport final devra comprendre un rapport sur les comptes et un rapport sur le contrôle interne.

Ce rapport sera soumis au plus tard dix (10) jours calendriers après la fin des travaux sur terrain pour recueillir les commentaires du Client sur son contenu.

(a) Le rapport général sur les comptes comprend deux parties :

• La première partie relative à l'expression de l'opinion de l'auditeur sur les comptes du projet (états financiers) y compris les comptes spéciaux et les relevés des dépenses.

• La deuxième partie relative aux vérifications spécifiques (notamment la conformité de l'exécution du Projet conformément aux termes de l'accord de don et aux instructions de la Banque Mondiale).

Un accent particulier sera mis sur l'éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) et inscrites sur les Etats Certifiés des Dépenses.

L'éligibilité s'appréciant par rapport à la justification de la dépense, les autorisations de l'IDA (Non Objection) et le respect des procédures de passation des marchés (Annexe 3 de l'Accord de Don).

(b) Le rapport de recommandation sur le contrôle interne : Lettre à la direction

Outre l'opinion, l'auditeur devra fournir un rapport circonstancié ou « lettre de recommandations à la Coordination du Projet d'Appui à l'Amélioration des Apprentissages en Début de Scolarité sur l'efficacité du système de contrôle interne du Projet.

Dans ce rapport l'auditeur devra :

• Présenter, en termes de faiblesses, ses observations et commentaires sur les transactions, les dossiers, les procédures administratives, financières, les règles et systèmes comptables examinés pendant l’audit ;

• Identifier les risques attachés à chaque faiblesse et carences sur la qualité de l'information financière produite et sur l'efficacité et l'efficience de la gestion du Projet ;

• Formuler des recommandations pertinentes en vue de l'amélioration de l'efficacité du système de contrôle interne et de la gestion du Projet.

• Des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles examinés durant l'audit ;

• Les insuffisances dans le système de contrôle interne et les recommandations pour l'amélioration de ce système ;

• Le degré de conformité avec chaque engagement financier contenu dans l'accord de financement et les commentaires si nécessaire sur les problèmes externes et internes affectant cette conformité ;

• Les problèmes de communication identifiés durant l'audit susceptibles d'avoir un impact significatif sur l'exécution du Projet ;

• Les commentaires sur la résolution des anomalies et réserves

• Les commentaires sur toute autre anomalie que l'auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles.

Idéalement, la lettre de contrôle interne devra indure les dépenses des entités d'exécution sur les insuffisances relevées par l'auditeur.

L'auditeur ne manquera pas de mentionner également toutes autres questions qui auront attiré son attention durant l'audit et qui pourraient avoir une incidence importante sur la mise en œuvre du Projet.

B. Rapport final

Le rapport final va se baser sur le projet de rapport : la structure et la composition (rapport général et rapport de recommandations) de ce rapport seront identiques à celle du projet de rapport final.

Il va intégrer les corrections éventuelles ainsi que les commentaires du Client à la lecture du projet de rapport final.

Ce rapport sera soumis en cinq (05) jours ouvrables après la réaction du Client sur le contenu du projet de rapport.

Tous les rapports seront transmis électroniquement en version PDF au Gestionnaire du Projet qui se chargera de les transmettre via Client Connection à la Banque Mondiale au plus tard six (06) mois après la date d'arrêté des comptes de l'exercice 2022-2023.

La Banque indiquera ses commentaires à l'Unité de Facilitation du Projet et éventuellement à l'auditeur après avoir pris connaissance du rapport final ;

Il imprimera et transmettra un exemplaire des rapports incluant les comptes certifiés au Responsable du Bureau de Suivi et Evaluation du Ministère de l'Education Nationale et de la Recherche Scientifique au plus tard six (06) mois après la date d'arrêté des comptes du Projet qui est fixée au 30 Juin 2023 et 6 mois à compter de la date de clôture du projet;

Le Gestionnaire imprimera et gardera deux (02) exemplaires des rapports imprimés incluant les comptes annuels certifiés après avoir pris connaissance du rapport final.

II. Audit de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de troisième année des écoles fondamentales publiques et privées

1. Objectifs de l'audit technique de la distribution des manuels d'élèves et des guides pour enseignants de troisième année des écoles fondamentales publiques et privées.

L'objectif de l'audit technique est de permettre au Ministère de l'Education Nationale et de la Recherche Scientifique de se former une opinion sur l'efficacité des investissements du PAAADESCO-SHISHIKARA d'une part, et de recueillir les avis d'un auditeur indépendant en vue d'améliorer le système de distribution et de minimiser les pertes qui auront été constatées.

L'audit technique portera sur la mise en œuvre du programme de distribution des manuels d'élèves et guides pour enseignants de Sème année des écoles fondamentales tant publiques que privées du Burundi.

Spécifiquement, l'audit visera à fournir au Ministère de l'Education Nationale et de la Recherche Scientifique.

• Une appréciation de la qualité et de l'efficience des modalités d'exécution de l'activité de distribution des manuels scolaires ;
• Des propositions en matière de (i) mode de distribution des manuels scolaires ; (ii) amélioration de l'efficacité dans la distribution des manuels d'élèves et guides de maîtres ; (iii) conservation des manuels d'élèves et des guides pour enseignants par les écoles ;
• L'efficacité de l'exécution de la distribution (modalité d'exécution, organisation du travail, passation du marché de transport des manuels scolaires, attribution du contrat de transport, coûts, délais d'exécution) jusqu'aux écoles ;
• Le respect du ratio manuel scolaire/élève (RME) de 1 :1 pour les trois manuels d'élèves de Sème année de l'ECOFO et trois guides de l'enseignant de Sème année dans toutes les écoles fondamentales publiques et privées :
• En cas de non-respect du ratio 1 :1, le cabinet devra identifier les causes et proposer les voies pour garantir ce ratio.

Pour l'exécution de la mission, le consultant déterminera un échantillon représentatif des écoles ayant reçu les manuels scolaires pendant l'année 2022 suivant la technique d'échantillonnage la plus efficace parmi les différentes méthodes.

Ces écoles seront visitées par le consultant pour y mener des investigations sur les procédures suivies dans le cadre de la distribution des manuels scolaires de Sème année à partir de l'entrepôt du Ministère de l'Éducation Nationale et de la Recherche Scientifique vers les écoles fondamentales publiques et privées.

Il consultera les registres de distribution et vérifiera les quantités reçues pour chaque titre des manuels par chaque école fondamentale ainsi que les signatures des personnes qui ont réceptionné ces manuels pour le compte des différentes ECOFO.

• PERIODE DE LA MISSION

La période prévue pour cette mission est de 15 jours calendaire dont 5 jours au bureau de l'auditeur/évaluateur pour la rédaction des rapports et 10 jours de terrain,

• COMPOSITION DE L'EQUIPE

 L'équipe qui fera l'audit technique sera composée :

- Un spécialiste en logistique ayant une expérience d'au moins 5 ans dans le transport, la distribution et l'entreposage des manuels scolaires;

- Un spécialiste en passation des marchés ayant une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine de la passation des marchés.

• LES LIVRABLES 

Les livrables prévus sont :

- Un rapport sur la distribution des manuels du dépôt du Ministère aux écoles fondamentales

- Une note sur les problèmes à la base des pertes des manuels scolaires de troisième année de l'Ecole Fondamentale ;

- Une note sur les mesures d'atténuation de ces pertes

III. Audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

1. Objectifs de l'audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école »

Les objectifs de l'audit sont de (a) évaluer l'efficacité et l'efficience de la gestion et du fonctionnement des subventions; (b) évaluer la capacité des systèmes, des politiques et des procédures existants à préserver les ressources du don de la Banque mondiale; (c) confirmer la conformité des bénéficiaires des subventions par rapport aux accords de don de la Banque Mondiale, aux politiques et procédures associées et aux lois nationales concernées; (d) identifier tout risque auquel pourraient être exposées les subventions et évaluer la pertinence des mesures prises pour réduire ces risques; et (e) élaborer des recommandations pour renforcer la gestion du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école », conformément aux objectifs précités.

Les domaines suivants seront couverts : (i) gestion de programmation ; (ii) gestion des achats des matériels à utiliser dans l'entretien des salles de classe ; (iii) gestion fiduciaire ; (iv) supervision du processus par l'UFP.

Par conséquent, le cabinet d'audit devra déployer une équipe pluridisciplinaire comprenant un spécialiste du domaine de l'entretien des infrastructures scolaires, un professionnel de la gestion des achats ainsi que des spécialistes de l'audit.

2. Méthodologie de l'audit du processus de transfert des subventions aux écoles pour le volet « j'entretiens mon école ».

Pour mener à bien son travail, le Cabinet d'audit utilisera les approches suivantes : entretiens avec le personnel chargé de la gestion des subventions (Membres des CGEs) et des aspects financiers au sein des écoles bénéficiaires ; revue des documents, des rapports de suivi et de supervision, des plans de mise en œuvre ;

examen des documents justificatifs pour les dépenses réalisées dans le cadre des subventions ainsi que des rapports de progrès des programmes et des rapports financiers.

En plus des sondages de l'audit réalisés au niveau national/ central, l'équipe du cabinet visitera un échantillon constitué de certaines écoles situés dans toutes les Directions Provinciales de l'Education (DPE).

Lors des visites sur le terrain, l'équipe du cabinet effectuera des sondages et formulera des observations sur les écoles bénéficiaires des subventions et exprimera une opinion sur l'utilisation des fonds reçus.

Le cabinet aura à auditer les écoles bénéficiaires des financements du pro¬jet afin de s'assurer que !es fonds reçus ont été utilisés conformément aux conventions signées entre le Ministère de l'Education Nationale et de la Recherche Scientifique représenté par les Directions Communales de l'Education (DCE) et les différents Comité de Gestion des Ecoles.

Les recommandations de l'audit seront hiérarchisées de manière à aider les responsables à décider de l'ordre de mise en œuvre des recommandations.

La mise en œuvre de toutes les recommandations de l'audit est essentielle à l'atténuation des risques et au renforcement de l'environnement de contrôle interne dans lequel les subventions sont déployées.

• PERIODE DE LA MISSION

La période prévue pour cette mission est de 15 jours calendaire dont 5 jours au bureau de l'auditeur/évaluateur pour la rédaction des rapports et 10 jours de terrain.

• COMPOSITION DE L'EQUIPE

L'équipe qui fera l'audit du processus de transfert des subventions aux écoles sera composée

-Un auditeur senior ayant une expérience d'au moins 5 ans en audit comptable et financier. Une expérience dans l'audit des subventions constituerait un avantage ;

-Un technicien de niveau A2 dans le domaine de l'entretien des infrastructures ayant au moins une expérience d'au moins 3 ans ;

-Un spécialiste en passation des marchés ayant une expérience d'au moins 5 ans dans le domaine de la passation des marchés.

• LES LIVRABLES 

Les livrables prévus sont :

- Un rapport sur le transfert des subventions par I'UFP et exprimera une opinion sur le transfert des subventions ;

- Un rapport d'audit des écoles bénéficiaires des financements du projet afin de s'assurer que les fonds reçus ont été utilisés conformément aux conventions signées avec le Ministère de l'Education Nationale et de la Recherche Scientifique via les DCE et les CGE ;

- Un rapport sur les recommandations en rapport avec les futurs transferts des subventions aux écoles dans le cadre de l'activité « j'entretiens mon école »

IV. Obligations professionnelles 

Normes et éthique

Normes professionnelles à utiliser

L'auditeur tient compte des diverses directives applicables pour l'établissement des rapports d'audit financier. Concernant l'application des Normes ISA, une attention particulière est accordée aux éléments suivants

• Fraude et Corruption : Conformément à la norme ISA 240 (Prise en compte du risque de fraude et d'erreur lors de l'audit des comptes), il importe d'identifier et évaluer les risques de fraude, d'obtenir ou fournir des preuves d'audit suffisantes d'analyse de ces risques et de traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées.

• Lois et Règlements : En élaborant l'approche d'audit et en exécutant les procédures d'audit, la conformité du Projet /Programme avec les lois et les règlements qui pourraient affecter significativement les états financiers comme requis par la norme ISA 250 (Prise en compte du risque d'anomalies dans les comptes résultant du non-respect des textes légaux et réglementaires), sera évaluée.

• Gouvernance : Communication avec les responsables du Projet /Programme en charge de la Gouvernance des points d'audit significatifs en conformité avec la norme ISA 260 (Communication sur la mission avec les personnes en charge de la Gouvernance).

• Risques : Dans l'optique de réduire les risques d'audit à un niveau relativement faible, des procédures d'audit appropriées en réponse aux risques d'anomalies identifiés à l'issue de l'évaluation du système de contrôle interne, seront mises en œuvre, en conformité avec la norme ISA 330 (Procédures d'audit mises en œuvre par l'auditeur à l'issue de son évaluation des risques).

Conformément à la norme ISAE 3000, l'auditeur prépare une documentation d'audit qui fournit :

• Une trace suffisante et appropriée des travaux fondant son rapport d'audit ; et

• Des éléments démontrant que l'audit a été planifié et réalisé selon les normes ISA et dans le respect des exigences législatives et réglementaires applicables. On entend par documentation d'audit, la présentation des procédures d'audit réalisées, des éléments probants pertinents recueillis et des conclusions auxquelles l'auditeur est parvenu.

V. METHODE DE SELECTION

Le Consultant sera sélectionné selon la méthode de Sélection « Sélection au Moindre Coût (SMC) » conformément au Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le financement de Projets d'Investissement (FPI), édition de juillet 2016, Révisée en Novembre 2017, Août 2018 et Novembre 2020 et conformément aux critères exigés au regard des présents Termes de Référence.