TDR – CHARGE(E) DE CONFORMITE
Lieu d’affectation : Bujumbura avec des déplacements réguliers sur les différentes bases d’interventions de WeWorld-GVC au Burundi.
Responsable hiérarchique direct : Représentante Pays
Responsables techniques : Coordinateur Admin, Coordinateur Logistique
Durée : CDD (1 an)
Date estimée de prise de poste : 15/11/2023
WWGVC est présent au Burundi depuis 1995 dans différentes provinces du pays. Au cours de ses 27 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (UNICEF, WFP, Ambassade des Pays Bas, DUE, UNHCR), WWGVC a réalisé des actions dans plusieurs domaines : Santé, Nutrition, sécurité alimentaire, Energie, EHA.
Responsabilité principale :
Le/la Chargé(e) de conformité est responsable de l’assurance qualité et de la gestion financière et budgétaire des projets, en cohérence avec les règles internes de WeWorld-GVC et des règles bailleurs. Il/elle contribue à faire en sorte que toutes les procédures de l’organisation et les normes de la mission soient correctement mises en œuvre et supervise la documentation administrative conformément à la législation en vigueur et aux exigences des donateurs, en veillant à ce qu’elle soit complète.
Description du poste, tâches et responsabilités spécifiques :
Audit interne
- En charge de l’audit et de la révision de la clôture mensuelle de la mission (vérification des enregistrements des dépenses, des descriptions et des affectations).
- Effectuer des visites d’audit interne régulières dans les bases gérées par WeWorld-GVC (Bujumbura et intérieur du pays).
- Envoyer un rapport d’audit au Coordinateur Admin et Coordinateur Logistique après chaque visite d’audit interne concernant les résultats et suggérer, le cas échéant, des recommandations et des mesures correctives à mettre en œuvre.
- Vérifier au hasard, quelque temps après l’envoi du rapport des visites d’audit, que les recommandations et les modifications suggérées aient bien été appliquées et prises en considération.
- S’assurer que toutes les pièces justificatives (factures, autorisations de paiement, timesheets, listes de distribution, dossiers d’approvisionnement, etc.) soient correctement archivées dans les dossiers des projets (physiquement et électroniquement).
- Vérifier que la soumission des rapports de TVA est correctement faite, de manière trimestrielle.
- Promouvoir activement la politique anti-fraude de WeWorld-GVC au sein des différents bureaux et départements de la mission.
- Prévenir immédiatement la Représentante Pays en cas de problème majeur ayant un potentiel impact financier ou réputationnel pour la mission.
Audit externe
- Aider les équipes chargées des finances, des ressources humaines, de la logistique et des projets à préparer à l’avance les exigences relatives à toute visite d’audit externe.
- Assurer la liaison et le suivi avec les différents départements pour la collecte des documents demandés lors de l’audit.
- Contribuer à une diffusion proactive et à l’utilisation des leçons apprises, lors des activités d’audit (audits internes et externes) au sein des différents départements de la mission.
Audit des partenaires locaux
- Effectuer des visites de contrôle (trimestrielles ou semestrielles, selon les MoU en vigueur) dans les bureaux des partenaires.
- Réviser la liste des transactions présentées par les partenaires dans leurs rapports financiers et les documents justificatifs fournis, en s’assurant qu’ils sont conformes aux procédures internes du partenaire.
- Envoyer un rapport d’audit au Chef de projet et au Coordinateur Finance après chaque visite de vérification contenant les constatations et suggérer, le cas échéant, des recommandations et des mesures appropriées à mettre en œuvre.
- Aider au suivi des partenaires pour la soumission des documents justificatifs (dans le respect du calendrier et selon les types de documents à fournir).
- Former et renforcer les compétences techniques des partenaires locaux à la mise en œuvre des procédures et des exigences de conformité spécifiques aux principaux bailleurs de fonds institutionnels.
- Pour de nouveaux partenariats, mener la mise en œuvre des due diligences.
En général, accomplir toute autre tâche demandée par la Représentante Pays selon le délai convenu.
Profil
Etre de nationalité burundaise ou avoir un permis de travailler au Burundi ;
Être titulaire d’un diplôme universitaire dans un des domaines suivants : gestion, finance, audit ;
Un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire au sein du siège d’une ONG internationale ;
Maîtrise des programmes informatiques usuels (Word, Excel, Power point) ;
Maitrise du Kirundi et du Français (écrit et oral).
Aptitudes et compétences nécessaires :
Esprit d’analyse et de synthèse et capacités rédactionnelles ;
Analyse des risques en matière de conformité et d’éligibilité des dépenses ;
Autonome, organisé et diplomate ;
Bon esprit d’équipe ;
Modalité de soumission
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer leur dossier comprenant:
-Un Curriculum Vitae (maximum 3 pages) incluant les coordonnées de 3 références professionnelles
-La Lettre de motivation (maximum 1 page) adressée à Madame la Représentante Légale de WeWorld GVC
-La Carte d’Identité Nationale
-Les copies des diplômes certifiés conformes à l’original
-Les attestations de services
Les dossiers sont à envoyer dans un seul document pdf au plus tard par le 24 Septembre 2023.
Par courriel électronique à l’adresse email : bi.recrute@gvc.weworld.it
L’objet de votre courriel/email doit contenir le nom et prénom de la personne ainsi que le titre du poste, comme suit : « Poste – Nom et prénom ».
NB :
- Seuls les candidats pré-sélectionnés seront contactés et passeront à la prochaine étape du processus de sélection.
- WWGVC ne prend pas de frais, à aucune étape du recrutement.
Fait à Bujumbura, le 12/09/2023
