• TITRE : Chargé(e) de l’Administration
• LIEU DE TRAVAIL : Bujumbura
• SUPERVISEUR DIRECT : Directrice des RH et Administration
• DUREE DU CONTRAT 1 année
• CATEGORIE (dans la grille salariale) : B2 

Résumé : PSI Burundi une Organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif qui intervient dans les domaines de la Prévention du VIH sida, de la Prévention du Paludisme, de la Planification familiale, de la Santé Maternelle et Survie de l’Enfant. PSI Burundi est membre du Réseau de Population Services International (PSI), leader mondial du marketing social qui opère dans plus de 66 pays en voie de développement à travers le monde.

PSI étant une ONG de résultat, cette description de tâches s’inscrit dans un cadre de contrat de performance. Pour occuper ce poste l’employé (e) reconnaît qu’il (elle) a les compétences et expérience nécessaires. Il s’agit de l’appui effectif à la Direction des RH & Administration dans la gestion rigoureuse de l’administration générale et interaction avec les autres départements.

TACHES ESSENTIELLES ET RESULTATS ATTENDUS

 Assurer la réception et toutes les activités y relative (les appels téléphoniques, réception, traitement & expédition du courrier entrant et sortant, accueil et orientation des visiteurs, etc.) ;

 Analyse et traitement des lettres administratives ;

 Agir comme un premier point de vérification pour des documents à soumettre au Représentant Résident (opportunité, exactitude, format, perfection…) ;

 Assurer l’orientation interne des documents entre la Direction et les différents départements/Projets et services de l’organisation,

 Assurer un bon classement physique et électronique des documents reçus ou expédiés par l’organisation (Registres de transmission et de réception des correspondances, fichier Excel du courrier entrant et sortant) ;

 Enregistrer et transmettre les factures des fournisseurs au Département approvisionnements et stocks pour vérification avant paiement par la comptabilité ;

 Gérer la petite caisse (maximum BIF 1, 000,000) selon les standards de l’organisation ;

 Participer dans le processus de renouvellement des visas du personnel expatrié, organiser l’accueil et l’hébergement des visiteurs étrangers ;

 Gérer les voyages des staffs et servir de point focal pour les visiteurs étrangers ;

 Gérer le petit stock du matériel de bureau, les articles ménagers et les masques de protection contre le covid-19 et faire le réapprovisionnement en cas de besoins ;

 Participation dans l’organisation logistique et administrative des événements de PSI (réunions du Personnel, et autre événement) ;

 Organiser la salle de réunion et superviser le travail de nettoyage des bureaux par la Société de nettoyage ;

 Agir en toute confidentialité et ne pas partager une quelconque information confidentielle dont elle prendrait connaissance,

 Mener à bien toute autre tâche qui lui serait confié par son superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

Education/Expérience :

 Diplôme universitaire de niveau Bac +4/3, Sciences sociales, Gestion et Administration, communication, Secrétariat ;

 Expérience de travail de 2 ans, de préférence dans un poste similaire ;

 Avoir une expérience dans l’administration dans une ONG Internationale serait un atout

Connaissances linguistiques :

 Maîtrise parfaite du francais écrit et oral

 Connaissances d’anglais écrit et oral Informatique:

 Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook

Autres compétences:

 Esprit d'équipe et Honnête ;

 Capacité à respecter des délais, sens des priorités, et à faire face à des situations stressantes ;

 Capacité à lire, analyser et interpréter les procédures techniques ou les règles gouvernementales ;

 Anticipation, organisation, respect des délais, Respect des procédures et des normes ;

 Confidentialité, discrétion ;

 Grande disponibilité : emplois du temps modulables en fonction de la charge de travail ;

 Esprit d’analyse et de synthèse ;

 Capacité à faire circuler l’information