DESCRIPTION DU POSTE

• TITRE : Chargé(e) des Achats et Contrats
• LIEU DE TRAVAIL : Bujumbura
• SUPERVISEUR DIRECT : Chef du Département Approvisionnements & Stocks
• CATEGORIE (dans la grille salariale) : B2
• DUREE DU CONTRAT :  Indéterminée avec une période d’essai

BREVE DESCRIPTION DU POSTE

Le/la Chargé(e) des Achats et Contrats est chargé (e) de gérer de manière efficace et efficiente tous les aspects des achats pour PSI Burundi afin que tous les programmes et opérations aient les biens et services dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, pour assister au mieux ceux que nous servons. Il est aussi responsable de la gestion de tous les contrats de PSI Burundi.

FONCTIONS / RESPONSABILITES ET TACHES PRINCIPALES

PLANIFICATION ET PROCESSUS D’ACHAT :

• Participer dans l’élaboration du plan annuel d’achats ;
• Analyser toutes les demandes d’achats (Réquisitions) et vérifier les prix, que toutes les spécifications et exigences sont claires et que les autorisations correspondantes ont été obtenues ;
• Vérifier que toutes les demandes de devis/Pro-forma présentent clairement toutes les spécifications et exigences de la demande d’achat ;
• Organiser des comités d’analyse des offres si nécessaire, et s’assurer qu’ils suivent toutes les directives telles qu’elles sont stipulées dans le Manuel des achats de PSI ;
• Recevoir et analyser toutes les offres et tous les devis, leur conformité aux prix du marché et aux spécifications indiquées dans les réquisitions et préparer un tableau d’évaluation des offres selon la matrice de l’autorité ;
• S’assurer que le tableau d’évaluation des offres analyse toutes les offres de manière compétitive et étudie attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui ne sont pas présentés explicitement sur les offres.

N.B : Le/la Chargé(e) des Achats et Contrats est un membre du Comité d’analyse des offres non-votant. Il/ Elle assure le secrétariat et veille au respect des procédures des achats.

• S’assurer que tous les achats sont faits de manière efficace, en respectant la politique et le Manuel des achats de PSI et conformément aux exigences des bailleurs de fonds concernés ;
• Négocier toujours avec les fournisseurs des réductions de prix, conditions préférées de paiement et de livraison et options de transport, quand c’est nécessaire ;
• Une fois que toutes les mesures nécessaires ont été prises, selon la valeur de l’achat, sélectionne ensuite le meilleur fournisseur en se basant sur le prix, la qualité et la livraison, détermine les conditions de paiement et de livraison, préparer les contrats et se concerte avec le chef du département Approvisionnements et Stocks pour effectuer une visite si nécessaire ;
• S’occuper de la vérification de l’éligibilité de tous les fournisseurs (Bridger Insight) avant de faire tout contrat ;
• Saisir tous les contrats dans le logiciel de comptabilité (Quick books) ;
• S’assurer que les codes projets et les lignes budgétaires mis sur différents documents sont corrects ;
• S’assurer du respect de toutes les clauses des contrats de PSI Burundi ;
• Faire un tableau récapitulatif de suivi de tous les contrats des PSI Burundi ;
• S’assurer que toutes les actions sont régies par les normes les plus élevées d’éthique, de conduite personnelle et professionnelle, telles qu’elles sont présentées dans la politique et le Manuel des achats de PSI ;
• Suggérer au chef du Département Approvisionnements et stocks et au DAF de nouvelles idées pour améliorer l’efficacité du service des achats ;

COMMUNICATION, COORDINNATION ET AUTRES TACHES

• Vérifier que les employés chargés de réceptionner (demandeur ou logistique) sont prévenus aussi à l’avance que possible de la livraison prévue des marchandises pour être prêt à préparer en entier le bon de réception des biens commandés ;
• Selon les besoins et en respectant toujours les recommandations de séparation des fonctions, travaille en coordination avec le chargé des stocks désigné pour réceptionner les biens et s’assure que cela soit fait correctement et dans le temps, comme stipulé dans le Manuel des achats de PSI ;
• Selon les besoins, et en respectant les recommandations de séparation des fonctions, fait le suivi avec l’équipe des finances pour que les paiements soient faits rapidement, conformément aux contrats ;
• Tenir les demandeurs au courant de l’état de toutes les commandes locales et internationales jusqu’à ce que les commandes soient reçues au moins une fois par mois ;
• Travailler avec le Chef du Département Approvisionnements et des Stocks et répondre aux questions des auditeurs rapidement et de manière professionnelle lorsque cela est nécessaire ;
• Collecter des informations sur le prix des marchandises et des services à chaque fois que c’est nécessaire pour préparer des budgets ou pour des raisons de planification ;
• Quand c’est nécessaire, et selon des paramètres acceptables, accélérer les demandes et les commandes pour répondre à des besoins opérationnels urgents ;
• Faire preuve de vigilance par rapport aux activités frauduleuses dans toutes les procédures d’achat et se tient au courant des dernières directives de prévention des fraudes ;
• Contribuer au maintien du travail d’équipe, de la discipline, des bonnes relations de travail et de la productivité ;
• Fournir un appui et une formation à la gestion des achats aux employés et partenaires de PSI selon ce que la direction estimera nécessaire ;
• Accomplir les tâches supplémentaires qui lui sont assignées ;
• Vérifier que toutes les démarches sont faites pour que tous les achats bénéficient des exonérations applicables établies dans l’accord (Convention) avec le Pays hôte ou accords des bailleurs de fonds et rédige d’éventuelles lettres d’exemption de TVA, droits ou taxes si applicables.

QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme de niveau licence d’une institution reconnue, en gestion des affaires, droit ou dans des domaines connexes, comme la logistique ou l’administration ou une expérience équivalente ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des achats ;
• Aptitude avérée à préparer des rapports et à tenir des fichiers et les archives des dossiers.
• Doit être scrupuleusement honnête et toujours promouvoir une atmosphère de confiance et d’intégrité ;
• Bonnes compétences informatiques : Microsoft Office (MS Word, Excel) ;
• Capacité démontrée à effectuer des services d’achats rapides, efficaces et rentables tout en maintenant des normes élevées de l’organisation ;
• Expérience dans la conduite d’études des marchés ;
• Bonnes compétences en analyse des données ;
• Déterminer à toujours fournir le service de la meilleure qualité possible aux clients ;
• Bonnes compétences organisationnelles ;
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle, capable de créer des relations.

AUTRES

• Esprit d’équipe ;
• Honnête ;
• Flexible ;
• Capacité à respecter les délais et faire face à des situations stressantes ;
• Possession de grandes aptitudes pour la résolution des problèmes/conflits ;
• Proactif et capable de contribuer à la conception et amélioration des systèmes et des procédures.

PSI Burundi est un employeur favorable à l’égalité des chances et engagé dans la diversité sur le lieu de travail. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans aucun égard.

Avertissement

Cette description de ce poste n’est pas une liste exhaustive. En tant que tel, le/la titulaire du poste se verra confier d’autres responsabilités en cas de besoin.

Déclaration

J’ai lu, compris et accepté d’assumer avec diligence la liste des tâches ci-dessus dans le cadre de mes responsabilités en tant que Chargé(e) des Achats et Contrats, pendant mon travail à PSI Burundi.

Les dossiers de candidature seront envoyés à l’adresse électronique ci-après : recrut@psiburundi.org en mentionnant le poste dans l’objet du mail et de la lettre. Aucune demande tardive ne sera acceptée, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Les dossiers de candidatures comprendront :

• Une lettre de motivation bien rédigée (relatant brièvement les expériences acquises en rapport avec le poste vacant) adressée à Madame la Représentante Résidente de PSI Burundi ;
• Un Curriculum Vitae détaillé avec 3 personnes de références professionnelles (nom, téléphone, mail, poste et relation avec le candidat). L’employeur actuel doit être parmi ces 3 personnes ;
• Une copie conforme à l’original du diplôme obtenu ;
• Des attestations de services justifiant les expériences ;
• Une copie de la carte nationale d’identité ;

Tous ces documents doivent se trouver dans un même fichier ;

Les candidats qui ne respecteront pas tous ces consignes ne seront pas considérées.

NB : –   Les dossiers physiques ne seront pas reçus ;

• La date limite de dépôt des candidatures est fixée au vendredi 16 août 2024 à14h00