Ambassade du Royaume de Belgique à Bujumbura

Appel à candidatures: Fonction de collaborateur/trice administratif/ve

L’Ambassade de Belgique à Bujumbura est à la recherche d’une personne dynamique et flexible pour la fonction à temps plein de collaboratrice administrative.

Fonction

Sous la supervision du chef de section, l’employé(e) sera en charge de :

• Rédaction, expédition et classement des courriers entrants et sortants de la section(y compris les notes d’instructions et notes d’exceptions)
• Rédaction et suivi des Notes Verbales diverses
• Organisation logistique, préparation et suivi des dossiers administratifs des diplomates
• Gestion de la valise diplomatique entrante et sortante
• Gestion de l’agenda du chef de poste ou d’autres diplomates en cas de besoin
• Rédaction et suivi des états de débours du chef de poste et diplomates, notamment lors de leur arrivée et de leur départ définitif
• Suppléance du poste d’Assistant Administration en cas d’absence de son titulaire
• Tenue et mise à jour du dossier de garde
• Mises à jour de toutes les listes téléphoniques et fiches de renseignements
• Appui à l’organisation d’évènements, tant sur le plan administratif que logistique
• Commande des fournitures de bureau spécifiques pour l’ensemble des sections de l’Ambassade
• Distribution des revues et journaux
• Tenue de l’inventaire
• Toutes autres tâches administratives selon les besoins de la section et/ou de l’Ambassade

Profil

Le/la collaborateur/trice aura le profil suivant :

1. Diplômes et expériences exigés

• Un diplôme du niveau d’études secondaires/humanités au minimum.
• Une expérience d’au moins trois (3) ans en secrétariat bureautique
• Un diplôme d’études supérieures dans le domaine du secrétariat est un atout
• L’expérience dans des entreprises ou organisations internationales est un atout

2. Compétences

a. Linguistiques

• Parfaite maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Parfaite orthographe
• Avoir de bonnes notions d’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral est un atout
• La connaissance d’autres langues, notamment le néerlandais et les langues locales, est un atout

b. Informatiques

• Parfaite maîtrise des outils de base informatiques, notamment Office
• Facilité d’apprentissage sur tous nouveaux logiciels spécifiques

c. Générales

• Excellents sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Capacité d’analyse et d’initiative

3. Qualités personnelles

• Respect des principes d’éthique professionnelle, en particulier au regard de la confidentialité
• Fiabilité, loyauté et discrétion
• Sens élevé des responsabilités et du service
• Rigueur et application
• Autonomie

4. Qualités relationnelles

Facilité de communication, grande disponibilité et esprit d’équipe

Capacité à travailler dans des conditions parfois stressantes

Dynamisme et flexibilité

 Comment postuler

Les dossiers de candidature doivent comprendre:

• Une lettre de motivation manuscrite en français
• Un curriculum vitae
• Les copies des documents justificatifs relatifs aux diplômes d’études, formations et expériences professionnelles. Attention: en cas de recrutement, les documents originaux devront être présentés sous peine d’exclusion.

La date limite pour envoyer votre candidature est le: 19 novembre 2021 à 17h.

Les candidatures doivent être envoyées par mail à bujumbura.vacature@diplobel.fed.be

Procédure

Les candidats retenus sur base de leur Curriculum Vitae seront invités à passer un examen écrit et technique (sur ordinateur) et, en cas de succès, à avoir un entretien oral.

L’Ambassade de Belgique est un employeur promouvant l’égalité des chances et est un environnement non-fumeur à l’intérieur comme à l’extérieur de ses bâtiments.

Les candidats qui n’auraient pas été contactés avant le 15 décembre 2021 doivent considérer qu’il n’y a pas de suivi positif à leur candidature.

L’Ambassade ne fournira pas d’informations supplémentaires par téléphone. Toute question concernant cette procédure devra être adressée par mail à l’adresse mentionnée ci-avant.