Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) vous invite les candidats intéréssés bien vouloir nous soumettre votre offre technique et financière au titre de Consultant(e) International(e) chargé(e) de mener une étude sur l’informatisation de l’état civil au Burundi, tel que décrit en détails dans les termes de référence :

Vous trouverez en attachement les documents suivants :

• Procurement Notice/Termes de référence ;
• Conditions Générales 
• Formulaire de confirmation d'intérêt et disponibilité /guide de soumission de l'offre financière

Merci d’envoyer la proposition technique et la proposition financière séparées, par e-mail à l'adresse : procurement.bi@undp.org avec la mention : « Consultant(e) International(e) chargé(e) de mener une étude sur l’informatisation de l’état civil au Burundi»

La date limite de soumission des offres est fixée au 22 Octobre 2019.

I.Contexte et Justification de la mission

1.1.Cadre d’intervention

Dans le cadre du Programme de Coopération (CPD) 2019-2023, le PNUD, en concertation avec les ministères en charge de l’Intérieur, de la Justice, de la Décentralisation, de la Fonction Publique et de la Bonne Gouvernance, a formulé un Programme visant l’Amélioration de l’Accès équitable des citoyens aux Services Administratifs et Judiciaires (PASD) en tenant compte des besoins spécifiques des hommes, des femmes et des groupes vulnérables. Le Programme prévoit agir sur la demande à travers l’autonomisation des citoyens en termes d’information et de capacités à demander des comptes. Il prévoit aussi agir sur l’offre à travers le renforcement des capacités techniques et opérationnelles de délivrance des services.

L’action du Programme met l’accent certains domaines de concentration dont le foncier et l’état civil.

1.2.Informations sur le système de gestion de l’état civil du Burundi 

En novembre 2015, une évaluation du système d’état civil a été réalisée et a donné lieu à un plan d’actions de renforcement et d’amélioration accélérée du système d’état civil au Burundi. 

L’Administration de l’état civile est assurée par, outre les services centraux du Ministère de l’Intérieur, de la formation patriotique et de du Développement local, plus particulièrement la Direction générale de l’Administration du Territoire, 17 bureaux provinciaux de l’état civil et 129 bureaux communaux de l’état civil.

D’autres acteurs interviennent dans le système d’état civil. Il s’agit notamment :

• -des chefs de colline dont le rôle est de sensibiliser la population sur la déclaration des faits d’état civil, servir de témoins potentiels des différentes déclarations de faits d’état civil pour les naissances et les décès survenus à domicile, attester que les candidats au mariage sont sans empêchements ;
• -Les chefs de zone dont le rôle est d’assister les services compétents dans la gestion des questions de l’état civil dans la zone, sur la colline ou au sein du quartier ;
• -Le bureau provincial de l’état civil dont le rôle est de suivre l’authentification des registres d’état civil par les gouverneurs, encadrer les bureaux communaux de l’état civil sur le plan technique (supervision technique de l’enregistrement des faits d’état civil, de l’archivage des documents d’état civil, de la délivrance des extraits d’acte d’état civil et de la Carte Nationale d’Identité), assurer la formation des agents d’état civil nouvellement recrutés et le recyclage des anciens sur la base des observations faites lors des contrôles de qualité de la tenue de l’état civil dans les communes, transmettre les rapports d’état civil à l’administration centrale du Ministère de l’Intérieur ;

• -Les structures sanitaires qui voient naitre et décéder les personnes
• -Les tribunaux de résidence qui ont entre autres missions d’assurer le contrôle de la légalité des actes d’état civil dressés dans leur ressort territorial.
• L’évaluation faite en 2015 a fait état des principales faiblesses ci-après dans le système d’état civil :
• -Les registres de l’état civil ne sont pas conçus pour des fins d’exploitation socio démographiques ;
• -L’absence d’un mécanisme formel de collecte, de production et de diffusion des statistiques de l'état civil (naissances, mariages, divorces, décès et causes des décès) ;
• -L’absence d’une interopérabilité entre les services de l’état civil, le Ministère de la santé, l’ISTEEBU et le Ministère de l’Intérieur ;
• -La discontinuité dans le fonctionnement des services de l’état civil due aux ruptures de stocks des supports de l’état civil ;
• -La vulnérabilité des archives de l’état civil ;
• -Les actes de l’état civil font l’objet de fraude à grande échelle car ils ne sont pas sécurisés
• -Une nomenclature budgétaire des communes qui ne consacre pas une rubrique au financement de l’état civil ;
• -La faiblesse et la qualité des ressources humaines
• -La mauvaise conservation des archives de l’état civil
• -La faiblesse de la couverture spatiale des centres d’état civil
• -La qualité des infrastructures abritant les services de l’état civil
• -La non disponibilité des ressources énergétiques sur tout le territoire national
• -Le manque de ressources financières pour assurer la maintenance des installations informatiques

Le plan d’actions qui en est issu porte sur les axes stratégiques : (i) améliorer le dispositif législatif et règlementaire de l’état civil ; (ii) améliorer le cadre institutionnel et organisationnel de l’état civil ; (iii) couvrir au moins 90 % des centres d’état civil en ressources humaines ; (iv) renforcer les capacités du personnel impliqué dans l’enregistrement des faits d’état civil et la production des statistiques vies ; (v) renforcer les capacités financières et logistiques du système de l’état civil ; (vi) Informatiser à hauteur de 90 % le système de l’état civil ; (vii) Renforcer au moins 95% des centres d’état civil en infrastructures et équipements ; (viii) rapprocher les services de l’état civil des populations ; (ix) promouvoir l’utilisation des services de l’état civil ; (x) produire des statistiques de qualité sur l’état civil ; (xi) promouvoir l’utilisation des statistiques de l’état civil à des fins d’analyse, de recherche et de planification au développement.

La mise en œuvre du plan d’actions de renforcement et d’amélioration accélérée du système d’état civil au Burundi est piloté par plusieurs organes.

Au niveau stratégique, il est prévu un comité de pilotage qui a pour mandat :

• -De s’assurer de la pertinence des actions du plan d’actions, du respect des objectifs, du bon déroulement des actions sur le terrain et de la disponibilité du budget alloué à chaque axe ;
• -De donner des directives sur l’utilisation du budget ; 
• -D’assurer le suivi de la mise en œuvre des activités du plan d’actions ;  
• -De commanditer les audits financiers et les missions d’évaluation à mi-parcours du plan d’actions et de veiller à la mise en œuvre des recommandations.
• -De prendre des décisions à l’issue des audits pour une meilleure exécution du plan d’actions ;
• -De produire régulièrement des rapports qui indiqueront l’état d’exécution du plan d’action ainsi que les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du plan d’actions tout en proposant des solutions adéquates ;
• -D’organiser des plaidoyers en faveur du financement du plan d’actions de l’état civil.

Au niveau opérationnel, il est prévu un comité de coordination qui a pour mandat :

• -De superviser le processus d’évaluation et de planification ainsi que la mise en œuvre de l’enregistrement des faits d’état-civil et d’établissement des statistiques de l’état-civil ;
• -De poursuivre les efforts pour élaborer des politiques et des stratégies idoines afin de réformer et améliorer le système CRVS » Civil Registration and Vital Statistics » et les intégrer dans les plans et programmes de développement nationaux, en prenant en compte les spécificités nationales ;
• -D’adopter des lois et formuler des politiques qui garantissent l’enregistrement à temps et obligatoire de tous les événements vitaux qui surviennent dans le pays, ainsi que l’accès équitable aux systèmes CRVS à toutes les personnes, nonobstant leur nationalité ou statut légal ;
• -De poursuivre les efforts dans la révision et la mise à jour de la législation sur l’état-civil et de la loi statistique ;
• -D’adopter les technologies appropriées pour accélérer l’enregistrement des faits d’état-civil, la gestion des informations d’état-civil et assurer leur protection contre les catastrophes naturelles, les guerres civiles, etc ;
• -D’accorder une plus grande priorité aux systèmes CRVS et assurer une allocation adéquate en ressources humaines et financières pour le fonctionnement quotidien des systèmes CRVS, y compris la mise en œuvre des plans d’actions nationaux en vue d’assurer leur durabilité et leur appropriation ;
• -D’établir des mécanismes de coordination de haut niveau impliquant toutes les parties prenantes pour le fonctionnement efficient des systèmes CVRS, et ce en tenant compte du caractère multisectoriel et intégré des services de l’état-civil ;
• -De développer des systèmes de suivi et d’évaluation axés sur les résultats ainsi que des outils de suivi et de reportage sur les progrès accomplis dans le cadre des systèmes CRVS ;
• -De continuer à prendre des mesures visant à améliorer la disponibilité et l’accessibilité des services d’état-civil en décentralisant les services au niveau local à travers des structures et réseaux existants, en particulier dans les structures sanitaires ;
• -D’intensifier les campagnes de sensibilisation en vue d’informer le public sur l’importance et les procédures des systèmes CRVS pour assurer leur bon fonctionnement.

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