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AVIS DE VACANCE DE POSTE

TITRE : COORDINATEUR DE LA LOGISTIQUE ET DES APPROVISIONNEMENTS

Food for the Hungry (FH) Burundi est une organisation chrétienne internationale de secours, de plaidoyer et de développement.  Chez Food for the Hungry, nous travaillons selon un ensemble de principes directeurs que nous appelons « The Heartbeat ». Cela inclut nos valeurs, notre vision et notre objectif, qui définissent qui nous sommes et comment nous faisons notre travail en tant qu’organisation. Notre vision est « Ensemble, nous suivons l’appel de Dieu en répondant à la souffrance humaine et en sortant les communautés de l’extrême pauvreté ».

FH Burundi cherche à recruter un(e) « COORDINATEUR(trice) DE LA LOGISTIQUE ET DES APPROVISIONNEMENTS qualifié(e), dévoué(e) et expérimenté(e) pour coordonner et diriger les activités de FH Burundi en matière de la logistique et de l’approvisionnement, qui sera basé(e) à Bujumbura.

Résumé du poste

Le coordinateur de la logistique et de l’approvisionnement est chargé de superviser les services d’approvisionnement et de logistique du point de vue de la gestion afin de s’assurer que les fournitures de produits, les installations et les services nécessaires aux activités du programme sont mobilisés de manière efficace et en temps voulu. Il travaillera en étroite collaboration avec le directeur de programme, le gestionnaire de programme, le gestionnaire financier, les gestionnaires de programme de zone et les consultants afin de garantir une mise en œuvre harmonieuse des activités sur le terrain, dans le respect des politiques et procédures Log établies.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Les principales tâches et responsabilités d’un coordinateur de la logistique et de l’approvisionnement comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

  1. Agir en tant que point de référence de FH Burundi sur les questions d’approvisionnement et de soutien logistique – 50%.
  2. Coordonner tous les achats au niveau du siège et des programmes de zone d’intervention de FH ;
  3. Suivre de près tous les achats sur une base quotidienne et fournir un rapport de situation sur une base hebdomadaire à l’équipe de direction ;
  4. S’assurer que les demandes d’achat sont initiées dans Odoo 3 mois avant la date de livraison, que les demandes de devis sont envoyées 2 mois avant la date de livraison, que l’analyse des offres est faite 1 et demi mois avant la date de livraison et que les bons de commande/contrats sont émis 1 mois avant la date de livraison ;
  5. Agir en tant que secrétaire du comité d’appel d’offres pour s’assurer que l’analyse des offres est finalisée à temps (1et demi mois avant la date de livraison) ;
  6. Être le propriétaire général du système Odoo et, avec l’aide du responsable des achats et de la logistique, s’assurer que tous les achats sont enregistrés dans Odoo, de l’étape des RP à celle des paiements ;
  7. Consolider le plan d’achat et s’assurer que le budget d’Odoo est exact/à jour et fourni au Directeur Financier pour l’enregistrement dans le logiciel Odoo ;
  8. Être le propriétaire global du système Odoo ;
  9. Superviser le personnel des achats et de la logistique pour assurer l’efficacité de la prestation de services ;
  10. Examiner tous les achats à l’aide d’une liste de contrôle pour s’assurer de la conformité avec la politique d’achat et s’assurer que la documentation nécessaire a été jointe dans Odoo pour examen et envoyée au responsable financier pour vérification ;
  11. Être le propriétaire général du système Odoo ;
  12. Informer la direction de tout problème d’approvisionnement rencontré en temps utile pour une solution dans les 24 heures ;
  13. Coordonner avec les programmes pour s’assurer que les consultants engagés fournissent des rapports d’état hebdomadaires en temps utile, par exemple pour la construction, et examiner les rapports et informer la direction de toute non-conformité aux contrats en place ;
  14. Maintenir une vue d’ensemble des procédures et systèmes d’approvisionnement et de logistique de la FHB pour s’assurer qu’ils sont communiqués et mis en œuvre de manière appropriée par tout le personnel. Dans cette optique, veiller à ce que les politiques de la FHB relatives aux achats et à la logistique soient conformes au cadre national et mondial des achat.

II. Accroître la qualité en garantissant des apports éthiques, environnementaux et socialement responsables. (50%).

  1. S’assurer que des moyens de transport adéquats existent pour faciliter les fonctions de la zone d’intervention et des bureaux de terrain ; s’assurer que toutes les questions juridiques, d’assurance et d’entretien sont correctement traitées ;
  2. Superviser la réception et l’expédition de marchandises au niveau international, comme les cargaisons conteneurisées et le dédouanement. Superviser le transport de tous les biens achetés vers et/ou depuis le terrain ;
  3. Tenir les dossiers des véhicules, y compris les dossiers d’entretien, les rapports d’accident, les journaux d’utilisation, en veillant à ce que des copies des documents d’immatriculation et d’assurance pour chaque véhicule soient accessibles dans les principaux sites opérationnels, ainsi qu’avec les véhicules ;
  4. Mettre en œuvre une politique d’utilisation des véhicules, et s’assurer que tous les conducteurs sont correctement formés ;
  5. Établir et maintenir des relations efficaces avec les divers départements gouvernementaux essentiels à l’achat et à l’importation (et à l’obtention de licences le cas échéant) de tous les biens et fournitures essentiels du projet ;
  6. Maintenir un inventaire précis de tous les équipements du projet et de leur source/achat, y compris les équipements de bureau, les ordinateurs, l’électronique, les équipements de communication, les équipements électriques et les véhicules. La couverture d’assurance et les questions de maintenance/réparation sont correctement traitées ;
  7. Maintenir des niveaux appropriés d’inventaire de biens consommables nécessaires pour soutenir le personnel du programme dans divers endroits ;
  8. En étroite collaboration avec le CD, assurer le développement/la révision du plan de sécurité du pays et des procédures opérationnelles standard ;
  9. Assurer la sécurité et la sûreté des bureaux en supervisant la gestion des gardes et leurs horaires ;
  10. Informer tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs se rendant sur le terrain du plan de sécurité de FH Burundi ainsi que du contexte local et de ses implications.
  11. S’assurer que tous les aspects de la santé, de la sécurité et de la sûreté, de l’utilisation des véhicules et des politiques d’achat sont compris, maintenus et suivis par le personnel international et local ;
  12. Fournir en temps utile des rapports verbaux et écrits sur les incidents de sécurité au directeur national et à l’équipe de soutien technique ;

Note : La description du poste n’est pas exhaustive. En tant que tel, le titulaire du poste se verra confier d’autres responsabilités en cas de besoin.

SPECIFICATION DU NIVEAU D’EMPLOI

Pour accomplir ce travail avec succès, l’intéressé doit être en mesure d’accomplir chaque tâche/fonction essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, de l’attitude, des compétences et/ou de l’aptitude requises.

  1. Une relation personnelle vivante avec Jésus-Christ, un engagement chrétien au service des pauvres et un accord total avec les croyances chrétiennes de FH exprimées dans le Heartbeat ;
  2. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes Google ;
  3. Solides compétences en matière de leadership, d’analyse et d’organisation ; capacité avérée à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d’une équipe, à évaluer les priorités et à gérer de multiples activités avec le souci du détail, en respectant des délais serrés sous pression ;
  4. Excellente capacité de résolution de problèmes, avec une capacité démontrée d’analyse considérable et de jugement sûr pour trouver des solutions dans un environnement complexe avec des priorités changeantes et concurrentes ;
  5. Capacité à bien travailler sous pression et en réponse à des besoins changeants ;
  6. Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
  7. Hautement organisé et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois ;
  8. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;

Expérience requise

Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en gestion des achats et de la logistique ou dans des rôles connexes au sein d’une structure commerciale ou à but non lucratif très active ou dans une ONG.

Formation/Certifications

Un diplôme de licence ou de baccalauréat en approvisionnement, logistique, finance, économie, administration ou gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Langue

Maîtrise de l’anglais oral et écrit. La maîtrise du français et/ou de l’anglais est un atout supplémentaire. Capacité à rédiger des rapports, de la correspondance commerciale et des manuels de procédure. Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre aux questions de groupes de gestionnaires, de clients et du grand public.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur candidature, accompagnée d’un CV actualisé dans un seul document unique en PDF, au plus tard le vendredi 19 aout 2022 à l’adresse suivante : : burundi@fh.org

Note :

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la prochaine étape de recrutement.

Bujumbura, le vendredi 05/08/ 2022.                                                 

Food for the Hungry Burundi

La Direction