Poste : Coordinateur Logistique
Employeur : Enabel
Termes de Référence
Enabel est l'agence belge de coopération internationale. Notre mission est d'œuvrer pour un monde durable où toutes les personnes vivent dans un État de droit et ont la liberté de s’épanouir pleinement. Avec nos partenaires, nous fournissons des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale.
Nous avons plus de 20 ans d'expérience dans divers domaines allant de l'éducation et des soins de santé à l'agriculture, en passant par la protection de l'environnement, la numérisation, l'emploi, la paix et la sécurité. L'expertise de notre agence fédérale est sollicitée dans le monde entier - par le gouvernement belge, les institutions de l'Union européenne, le secteur privé et les gouvernements d'autres pays. Nous collaborons avec des entreprises, des acteurs de la société civile et des institutions de recherche et nous encourageons une interaction fructueuse entre la politique de développement et d'autres domaines.
Avec 2100 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.
Contexte
Un nouveau programme de coopération entre la Belgique et le Burundi vient d’être lancé pour une durée de cinq ans et un budget de 75 millions d’euros. Celui-ci s’inscrit dans une logique de continuité et de valorisation de la coopération déjà existante entre les deux pays. Il vise les priorités suivantes de la coopération belge:
• Le renforcement des fondements de l’État-providence, avec un focus sur l’accès à la santé, à l’éducation post-fondamentale et à des emplois durables et décents pour les filles, les femmes et les jeunes ;
• Le renforcement de la lutte contre le changement climatique et l’adaptation à celui-ci, ainsi que la protection de l’environnement et de la biodiversité, sur base d’un développement rural renforcé et de pratiques agricoles durables contribuant à accroître la sécurité alimentaire ;
• La promotion de la bonne gouvernance au sens large.
Le programme s’articule autour de cinq projets (santé, éducation post-fondamentale, formation et insertion professionnelle dans une économie plus verte et circulaire, systèmes alimentaires durables, et gouvernance et participation citoyenne) sur base d’une approche intégrée, et d’un double ancrage aux niveaux central et territorial (Kirundo, Cibitoke).
Le genre et l’inclusion, la lutte contre les changement climatique et l’adaptation à celui-ci, la protection de l’environnement et de la biodiversité, le travail décent, l’innovation et la digitalisation constituent des thématiques transversales à l’ensemble du programme.
Le projet Santé vise l’objectif suivant : « La population, en particulier les femmes, les filles et les personnes vulnérables, a accès à des soins de santé de qualité, répondant à ses besoins ». Il se construit suivant l’approche basée sur les droits humains, en mettant l’accent sur les détenteurs de droits, le renforcement des porteurs d’obligations, et l’amélioration de l’écosystème, par une gouvernance et une participation citoyenne améliorée. Les résultats obtenus contribueront à renforcer l’accès aux services de santé, la qualité des soins de santé, et la gouvernance du secteur tant au niveau des structures centrales que déconcentrées et décentralisées.
Le projet Éducation post-fondamentale vise l’objectif suivant : « Les jeunes – en particulier les filles et les plus vulnérables – ont accès à une éducation de qualité inclusive et équitable, et l’achèvent pour se préparer aux défis socio-économiques de demain ». Selon l’approche fondée sur les droits humains et l’approche globale promue par Enabel, les résultats obtenus contribueront à renforcer l’accès, l’inclusion et la rétention dans l’éducation post-fondamentale ; la qualité de l’enseignement et des apprentissages, et la gestion et la gouvernance du secteur au niveau des structures scolaires, déconcentrées et centrales.
Le projet Formation et insertion professionnelle dans une économie plus verte et circulaire vise l’objectif suivant : « Les jeunes, en particulier les jeunes femmes, ont un meilleur accès à des emplois davantage décents et plus verts », par le soutien au développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME), la promotion de l'esprit entrepreneurial, le renforcement des services d’intermédiation, et le développement des compétences techniques et professionnelles. Les secteurs clés visés dans ce projet graviteront autour de l’économie verte et circulaire : la transformation agroalimentaire, la construction, les énergies renouvelables, et l’artisanat.
Le projet Systèmes alimentaires durables vise l’objectif suivant : « Les ménages, surtout les plus vulnérables, améliorent leur sécurité alimentaire et nutritionnelle en contribuant à une transformation des systèmes agro-alimentaires dans un plus grand respect de l’environnement ». Trois résultats sont définis : le premier plus spécifique à la sécurité alimentaire en lien avec le volume et les modes de production dans un processus de transition agroécologique, le deuxième relatif à l’entrepreneuriat en lien avec l’économie des filières appuyées, et le dernier sur le renforcement des capacités des parties prenantes institutionnelles et civiles. Des modes de consommation plus durables sont promus de manière transversale.
Le projet gouvernance et participation citoyenne appuiera le renforcement des capacités du secteur public et de la société civile dans les secteurs d'intervention de la coopération au niveau central et local
C’est dans ce cadre que Enabel recherche activement un/une Coordinateur/trice Logistique, qui sera appelé(e) à appuyer le Programme de Coopération Bilatérale dans la réalisation de ses objectifs.
Objectif de la fonction
Le/la Coordinateur/trice Logistique est responsable de l'organisation et de la coordination des achats, de la gestion opérationnelle des bâtiments et des infrastructures et de la coordination des services logistiques afin d'obtenir les meilleurs résultats opérationnels.
Principales responsabilités
1. Comme Coordinateur/trice, vous accompagnez et guidez les collaborateurs dont vous êtes responsable hiérarchiquement, afin de développer les compétences de chacun et assurer les meilleurs résultats.
- Vous mettez en œuvre la politique et l'organisation de votre et vous assurez le leadership ;
- Vous planifiez les activités ;
- Vous déterminez les objectifs ;
- Vous motivez, guidez et suivez les collaborateurs ;
- Vous assurez la promotion du développement des compétences des collaborateurs.
2. Comme Expert logistique et conseiller, vous coopérez de manière préventive et (pro) active avec les collègues dans la bonne préparation des marchés publics, en veillant notamment à ce que les conditions logistiques correctes permettant un règlement rapide et efficace soient incluses dans le cahier des charges, afin d’être en mesure de prendre les bonnes décisions et de fournir un bon service aux clients internes.
- Vous évaluez quel processus logistique donnera les meilleurs résultats ;
- Vous analysez les risques dans le transport national et international ;
- Vous assurez la rédaction des conditions contractuelles correctes ;
- Vous avez et vous respectez les instructions concernant les délais, le type et l'itinéraire, les transporteurs, l'envoi de documents, etc. inclus dans les spécifications ;
- Vous assurez une distribution rapide et correcte des informations logistiques à toutes les parties prenantes ;
- Vous fournissez une expertise technique pour permettre des politiques correctes et des services efficaces ;
- Vous négociez les contrats de transport ;
- Vous assurez la gestion des expéditions de marchandises et vous collaborez avec des experts en logistique sur le terrain / dans les interventions.
3. Comme Responsable des achats, vous coordonnez les achats de services et de biens, afin de contribuer à l'acquisition, en temps opportun, de biens de qualité et à la gestion efficace et efficiente des ressources.
- Vous assurez la rédaction, négociation, conclusion et gestion des marchés publics et des contrats d'achats pluriannuels (Orientation du marché, Expertise technique, Mise en page, Négociation, Subventions, suivi et gestion) ;
- Vous identifiez et estimez les besoins structurels ;
- Vous faites une prospection sur les contrats-cadres des centrales d'achat ;
- Vous représentez Enabel en tant que responsable de ces contrats-cadres, vous suivez les accords-cadres existants et vous passez les commandes ;
- Vous analysez et suivez les demandes d'achat ;
- Vous validez les achats dans votre propre domaine de compétence ;
- Vous rédigez les demandes de devis, vous analysez les prix et préparez les bons de commande, vous vérifiez et approuvez les factures ;
- Vous élaborez, mesurez et rapportez des indicateurs (KPI) ;
- Vous mettez en place des tableaux de bord qui permettent de mesurer la qualité du service ;
- Vous optimisez le processus d'achat et vous contribuez à le traduire dans les outils ICT ;
- Vous négociez, gérez et suivez divers contrats ;
- Vous gérez des litiges (assurances, contrats de location, contrats fournisseurs) ;
- Vous soutenez d'autres directions et structures.
4. Comme Responsable Facility management, vous assurez une gestion opérationnelle des bâtiments, des voitures, du matériel et du mobilier de bureau, afin de contribuer à la bonne gestion des actifs, des ressources et des risques.
- Vous élaborez un plan d'investissement ;
- Vous assurez une gestion responsable : Bâtiment et infrastructure, y compris l'entretien et le suivi des baux ;
- Vous faites des interventions techniques, gestion de la sécurité et accès ; gestion des archives, stocks et immobilisations, flotte, etc ;
- Vous assurez une gestion permanente du processus de reporting et vous en assurez le suivi.
5. Comme Gestionnaire de connaissance, vous assurez l’optimisation des processus d'achat et formulation des « bonnes pratiques » logistiques pour réaliser un service efficace et transparent et pouvoir émettre des conseils corrects à tout moment.
- Vous élaborez et améliorez continuellement les procédures et processus ;
- Vous gérez les budgets sous la responsabilité de l'unité ;
- Vous faite une mise au point des systèmes, des instruments de gestion et des outils d'analyse ;
- Vous trouvez, proposez et mettez en œuvre des solutions optimales (Participation à des groupes de travail).
Votre profil
Diplôme et/ou niveau de formation requis pour la fonction : Bachelor (Bac + 4) en gestion logistique, gestion administrative ou domaine équivalent.
Expérience professionnelle requise pour la fonction : Au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans la gestion des achats et facility management (surtout gestion d’une flotte importante, gestion de bâtiments, inventaire)
Connaissances techniques requises pour la fonction :
- Connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel) ;
- Connaissance des procédures d'achat et du cycle d'achat ;
- Connaissance des marchés publics ;
- Connaissance du fleet management système ;
- Connaissance d’outils d’inventaire ;
- Connaissance technique de la logistique et de l'expédition des marchandises ;
- Grande capacité organisationnelle et méthodologique ;
- Degré élevé d'autonomie dans le travail ;
- Aptitudes à travailler en équipe, à analyser et résoudre des problèmes, à prendre des décisions et des initiatives.
Langues : Français et Kirundi (La connaissance de l’anglais est un atout).
Nationalité : Burundaise.
Nous vous offrons
• Une fonction variée et enrichissante dans un environnement international. Vous êtes engagé(e) au sein d'Enabel dans la fonction de “Coordinateur/trice Logistique et vous serez basée à Bujumbura;
• Un contrat de travail à durée indéterminée, dans le cadre du Programme de Coopération Bilatérale entre le Burundi et la Belgique ;
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes (classe 5).
Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, la religion, le handicap ou tout autre facteur que les compétences
