EVALUATION FINALE EXTERNALISEE DU PROJET FSPI 2020-11 PAGEF
Projet d’Appui à la Gouvernance Economique et Financière au Burundi
Termes de référence
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Sommaire
1- Justification de l’évaluation ………………………………………………………………………………………… 2
2- Présentation du projet évalué……………………………………………………………………………………… 2
2.1- Contexte à l’origine du projet………………………………………………………………………………………………………. 2
2.2- Objectifs et caractéristiques du projet………………………………………………………………………………………….. 2
2.3- Déroulement du projet……………………………………………………………………………………………………………….. 4
3- Objectifs de l’évaluation …………………………………………………………………………………………….. 4
4- Prestation demandée ………………………………………………………………………………………………… 5
4.1 Bilan consolidé……………………………………………………………………………………………………………………………. 5
4.2 Questions évaluatives………………………………………………………………………………………………………………….. 5
4.3 Conclusion et principaux enseignements de l’évaluation …………………………………………………………………. 6
5- Pilotage de l’évaluation ……………………………………………………………………………………………… 7
6- Démarche et livrables………………………………………………………………………………………………… 7
7- Calendrier prévisionnel…………………………………………………………………………………………….. 10
8- Modalité de réponses et critères de sélection de l’appel à projet……………………………………… 10
1- Justification de l’évaluation
L’évaluation porte sur le projet intitulé Projet d’Appui à la Gouvernance Economique et Financière au Burundi (PAGEF) dont les activités ont débuté en 2021 et se poursuivent jusque début 2023. Cette évaluation finale, prévue dans le projet initial est pilotée par le Service de Coopération et d’Action Culturelle (SCAC) de l’Ambassade de France au Burundi.
2- Présentation du projet évalué
2.1- Contexte à l’origine du projet
La crise politique post-électorale de 2015 a eu pour conséquence l’arrêt de nombreux projets de coopération et notamment ceux liés à la gouvernance démocratique, économique et financière. Or l’un des problèmes majeurs de l’administration Burundaise est le manque ou l’insuffisance de compétences qui s’inscrit désormais, plus de trois ans après la mise en œuvre des mesures dites « appropriées » tirées de l’application de l’article 96 des accords de Cotonou, dans une perspective d’un net recul du niveau de ses compétences. La fonction d’Inspecteur dans les Ministères techniques a, par exemple, été créée en 2016 et les prises de fonctions se sont succédées depuis sans que l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) du Burundi ne soit en capacité d’accompagner ces nouvelles missions. L’ENA n’est également pas en mesure, alors qu’elle a reçu des instructions dans ce sens, d’accompagner la politique de modernisation de l’administration publique du Gouvernement basée sur la gestion des performances.
Quant au Ministère des Finances, du Budget et de la Coopération au Développement Economique (Direction Générale du Budget), il souligne la nécessité d’actualiser le niveau de connaissances de ses collaborateurs sans que l’ENA ou l’Institut Supérieur de Gestion des Entreprises (ISGE), qui était placé sous sa tutelle, ne puissent répondre de manière satisfaisante à ce besoin.
Enfin, la Cour des Comptes, réhabilitée dans ses missions en 2018 après 12 ans de marginalisation dans un « statut » d’inconstitutionnalité, a démontré à maintes reprises une parole libre et un courage exemplaire dans le contenu de ses rapports (notamment ses avis rendus sur les budgets de l’Etat avant leur examen au parlement) au regard d’un contexte particulièrement tendu. Ce volontarisme est contrarié par le constat, posé par le Président de l’institution qui déplore des faiblesses qui nuisent à l’efficacité de cette institution et qui nécessitent le renforcement de capacités des ressources humaines comme technologiques de l’institution ainsi qu’un soutien dans la mise en place des nouvelles dispositions de la Constitution de 2018 qui sont venues donner un nouveau cadre légal à la Haute juridiction. Le besoin légitime exprimé par ces différentes institutions de mettre en place des appuis en termes de renforcement de capacités est à l’origine du projet et permettrait d’offrir une réponse de qualité aux préoccupations de ces institutions publiques burundaises
2.2- Objectifs et caractéristiques du projet
La modernisation de l’administration publique constitue l’un des objectifs stratégiques retenus par le gouvernement burundais dans le cadre de son plan d’actions prioritaires issu du Plan National de Développement (PND).
Dans ce plan d’actions, cette priorité est déclinée selon les quatre axes ci-dessous : 1. Appui à la gestion des performances au sein de l’administration publique, 2. Appui au développement de la fonction publique communale, 3. Renforcement des capacités institutionnelles de l’administration publique, 4. Création des conditions de développement des TIC dans l’administration publique.
Le gouvernement du Burundi a d’ailleurs procédé récemment à plusieurs ajustements du cadre légal national en ce sens. La nouvelle Constitution du 7 juin 2018 a par exemple rétabli la Cour des Comptes du Burundi dans sa mission juridictionnelle. Cette mission de juger les comptes des services publics avait été déclarée inconstitutionnelle le 02 mars 2006 au regard de la Constitution du 18 mars 2005. Quant à l’ENA, sous tutelle du Ministère de la Fonction publique, son organisation et ses missions ont été modifiées par décret en 2014. Elle a depuis joué un rôle prépondérant dans la conception et l’opérationnalisation des outils de la gestion de la performance dans le secteur public et doit maintenant assurer le suivi de cette politique. De plus, la mission de formation continue de l’administration publique qu’elle doit assumer, nécessite une actualisation de son catalogue de formations.
Avec un objectif global de renforcement des capacités de l’administration publique et grâce aux appuis dont bénéficieront les trois institutions directement bénéficiaires, ce projet permet de contribuer à chacun des axes prioritaires du PND : Axe 1 à travers l’ENA et la Cour des Comptes; Axe 2 à travers la Cour des Comptes ; Axe 3 à travers l’ENA, l’ISGE et la Cour des Comptes ; Axe 4 à travers la Cour des Comptes.
La finalité de ce projet est donc de contribuer au renforcement de capacités de l’administration burundaise à travers les plus opérants de ses organes de formation et de contrôle. A travers l’ENA, sous tutelle du Ministère de la Fonction publique, à travers l’ISGE, sous tutelle du même ministère à partir de 2021 à la suite de celle du Ministère des Finances, du Budget et de la Coopération au Développement Economique et enfin à travers la Cour des Comptes, organe de contrôle juridictionnel des comptes publics.
L’OBJECTIF PRINCIPAL du PAGEF est de renforcer les capacités de l’administration burundaise en termes de gouvernance financière et de gestion de la performance à travers ses organes de formation (ENA, ISGE) et de contrôle (Cour des Comptes).
SOUS-OBJECTIFS :
COMPOSANTE 1 : renforcement des capacités de l’ENA-Burundi dans ses missions de formation et de suivi de la politique nationale de gestion de la performance de l’administration publique du Burundi
COMPOSANTE 2 : renforcement des capacités de l’ISGE dans sa mission de formation initiale, continue et doctorale des cadres en charges de la gestion des finances publiques dans les administrations ou les entreprises publiques du Burundi
COMPOSANTE 3 : renforcement des capacités techniques et de l’efficacité de la Cour des Comptes du Burundi
COMPOSANTE 4 : Management du projet : Coordination, suivi du projet, communication et évaluation
Le projet renforcera les capacités des enseignants de l’ENA et de l’ISGE ainsi que des magistrats de la Cour des Comptes. In fine, les bénéficiaires seront également : – Les fonctionnaires issus des ministères formés à la politique nationale de gestion de la performance de l’administration publique du Burundi (PGPSP) – L’ensemble des fonctionnaires bénéficiant des nouvelles formations continues de l’ENA (500 par an) – L’ensemble des étudiants de l’ISGE (350 par an) – Les 238 ordonnateurs et comptables communaux
2.3- Déroulement du projet
Le financement du projet a été confirmé par le Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères (MEAE) lors d’une commission qui s’est tenue début février 2020. Compte tenu de la pandémie de COVID-19, le démarrage du projet a été repoussé pour l’année 2021.
Une nouvelle décision ministérielle d’approbation pour l’ouverture d’une autorisation d’engagement a été signée le 25 janvier 2021.
Le premier Comité de pilotage s’est tenu le 21 janvier 2022, ce qui a été l’occasion de lancer le projet officiellement en présence notamment de l’Assistant du Ministère de la fonction publique, du travail et de l’emploi, de l’ambassadeur de France au Burundi et des autres partenaires techniques et financiers du Burundi.
Par ailleurs, au-delà des objectifs et du cadre logique, les activités du projet peuvent être réparties en trois grandes catégories :
– Des actions de renforcements de capacités des trois institutions (Cour des comptes, ENA, ISGE)
– Des bourses d’appui aux recherches doctorales dans les domaines liés à la gouvernance économique et financière
– Des visites d’études des 3 institutions auprès de leurs homologues ou d’autres structures de collaboration en France
Afin d’assurer le suivi de ces différentes activités et des objectifs, un chargé de projet appui le SCAC dans le suivi et la mise en œuvre du projet PAGEF. Ce chargé de projet avait également pour mission d’analyser les rapports techniques et financiers des partenaires de mise en œuvre du projet à savoir Expertise France, MTC et IFB.
Les trois institutions étant basées à Bujumbura, les activités du projet se sont déroulées à Bujumbura.
3- Objectifs de l’évaluation
L’évaluation poursuit les objectifs suivants :
Objectifs à visée rétrospective :
Dresser un bilan consolidé sur l’ensemble du projet ;
Evaluer la pertinence, la cohérence, l’efficacité, l’efficience, la viabilité du programme et de ses activités.
Objectifs à visée prospective :
A partir des résultats obtenus, des forces et faiblesses constatées :
Identifier les conditions de réussite d’un programme de ce type et d’analyser dans quelle mesure, il peut être répliqué.
Identifier les bonnes et mauvaises pratiques aussi bien en termes d’actions des institutions bénéficiaires vis-à-vis de leurs clients que de renforcement de capacités des institutions elles-mêmes.
Dégager les axes porteurs susceptibles d’être promus et amplifiés sur la même thématique au Burundi.
4- Prestation demandée
4.1 Bilan consolidé
Le bilan consolidé portera sur l’ensemble des composantes du projet. Il comprendra :
– un historique succinct des activités réalisées en identifiant, au regard de ce contexte particulier, les événements ayant eu une incidence sur sa mise en œuvre et son niveau d’avancement ;
– une description des actions réalisées, du niveau d’exécution financière, du fonctionnement de la gouvernance du projet. Une explication des écarts éventuels par rapport aux prévisions est attendue.
– la reconstitution de la logique d’intervention effective du projet (tel qu’il a été effectivement mis en œuvre).
4.2 Questions évaluatives
Les évaluateurs devront répondre aux questions évaluatives suivantes :
Pertinence
1. Le projet tel qu’il a été conçu, notamment le choix des composantes et des activités, était-il pertinent pour atteindre les objectifs poursuivis, principal et spécifiques, en matière de renforcement des capacités de l’administration burundaise en termes de gouvernance financière et de gestion de la performance à travers ses organes de formation (ENA, ISGE) et de contrôle (Cour des Comptes) ? La logique d’intervention et ses solutions proposées étaient-elles adaptées aux besoins du pays bénéficiaire et à son contexte? Le calibrage du projet (moyens disponibles, modalités d’intervention, choix du pays ciblé/périmètre) était-il pertinent au regard des objectifs recherchés et besoins identifiés? La multiplicité des partenaires et des bénéficiaires visés a-t-elle nuit à la pertinence du projet? Les enseignements tirés des précédentes initiatives similaires ont-ils été pris en compte pour renforcer la pertinence du programme ? Le projet a-t-il su s’adapter aux évolutions du contexte et ses objectifs sont-ils encore appropriés?
Cohérence :
2. Dans quelle mesure le projet a-t-il été cohérent et complémentaires avec d’autres initiatives similaires financées par la France ou d’autres bailleurs ?
Quel a été le niveau de cohérence et de complémentarité du projet avec les autres moyens mobilisés par le poste et par les autres bailleurs ? Quels ont été les freins et les limites de cette cohérence et complémentarité?
Efficacité
3. Dans quelle mesure le projet a-t-il permis de renforcer les capacités des acteurs clés de la société burundaise ?
Le projet a-t-il permis de renforcer les compétences des institutions visées par les formations dispensées ? Le projet a-t-il contribué à améliorer les capacités de l’ENA-Burundi dans ses missions de formation et de suivi de la politique nationale de gestion de la performance de l’administration publique du Burundi ? a-t-il permis de renforcer les capacités de l’ISGE dans sa mission de formation initiale, continue et doctorale des cadres en charges de la gestion des finances publiques dans les administrations ou les entreprises publiques du Burundi ? a-t-il permis de renforcer les capacités techniques et l’efficacité de la Cour des Comptes du Burundi ? Le projet a-t-il contribué à améliorer les compétences des institutions visées par le projet en termes de gouvernance économique et financière ?
4. Dans quelle mesure le projet a-t-il permis de contribuer à la promotion de la gouvernance économique et financière? Le projet a-t-il contribué à renforcer la promotion de la gouvernance économique et financière ? Certaines activités ont-elles été plus efficaces que d’autres, et pour quelles raisons ?
Efficience
5. Quel est le niveau d’efficience du projet ? Les résultats du projet sont-ils à la mesure des sommes dépensées ?
La mise en œuvre du programme a-t-elle été efficiente ? Le niveau des coûts de gestion est-il justifié ? Les résultats sont-ils à la mesure des sommes dépensées ? Le projet a-til mobilisé les ressources matérielles, financières et humaines prévues et appropriées, au regard du chronogramme et des contraintes externes ? Les capacités et compétences mobilisées étaient-ils en adéquation avec les besoins et enjeux de ce projet d’appui multiforme ?
Viabilité :
6. Quel le niveau de viabilité des dispositifs, outils, activités et recommandations développés par les financements du projet ?
Comment les conditions de pérennité ont-elles été prises en compte dans la conception et le déploiement des actions financées par le projet ? Quel est leur niveau de viabilité en fin de programme et quels sont les moyens identifiés pour assurer leur autonomie ? Quel est le niveau d’appropriation des outils/services proposés par les bénéficiaires ? Quelles sont les retombées à moyen terme de ce projet dans le renforcement de ces institutions et des institutions publiques en général sur les questions de gouvernance économique et financière ?
7. Le projet a-t-il créé des changements durables au sein des acteurs en termes de compétences, changement de comportement, réseautage, synergie entre plusieurs partenaires, appel de fonds, émergence de nouvelles idées apparentées au projet ?
4.3 Conclusion et principaux enseignements de l’évaluation
Le rapport d’évaluation comprendra une partie conclusive qui sera structurée autour de deux axes :
Principales conclusions sur les questions évaluatives et enseignements qui s’en dégagent.
Recommandations pour le MEAE (Ministère de l’Europe et des affaires étrangères) et le SCAC (Service de coopération et d’action culturelle). Compte-tenu des résultats obtenus, des forces et faiblesses constatées, les recommandations seront focalisées sur les points suivants :
– La pertinence d’investir dans les actions de renforcements de capacités des institutions publiques telles que conçues dans ce programme ;
– Les bonnes et mauvaises pratiques aussi bien en termes d’actions des institutions publiques vis-à-vis de leurs clients que de renforcement de capacités des institutions elles-mêmes ;
– les axes porteurs susceptibles d’être promus et amplifiés sur la même thématique au Burundi ;
– les conditions de réussite d’un programme de ce type susceptibles d’être répliqués.
5- Pilotage de l’évaluation
La gestion du processus recrutement de(s) évaluateur(s) de l’évaluation sera réalisée par le SCAC qui se chargera, avec l’appui de la chargée de projet, du pilotage de l’évaluation. Le suivi administratif et logistique sera assuré par un cabinet extérieur avec l’appui de la chargée de projet
Le SCAC ainsi que la chargée de projet pourront faciliter la mission d’évaluation (accès aux contacts et informations), permettre l’expression de la variété des points de vue, apporter des éclairages utiles aux consultants et de commenter les rapports produits par l’équipe d’évaluation, sachant que cette dernière reste seule responsable du contenu et de la qualité du rapport final.
6- Démarche et livrables
L’évaluation se déroulera en trois phases comme indiqué ci-après. Les phases s’enchaînent après validation de chaque livrable par le service commanditaire de l’évaluation.
6.1 Cadrage
Basée sur des entretiens préliminaires notamment avec le COCAC Adjoint du SCAC et la Chargée de projet ainsi que sur une première analyse de la documentation disponible, cette phase doit permettre de :
– Préciser les attentes du commanditaire, le champ et l’objet de l’évaluation,
– Finaliser la démarche méthodologique et le référentiel de l’évaluation,
– Finaliser la méthodologie mobilisée pour répondre aux questions évaluatives.
Pour préparer la note de cadrage et l’engagement du projet, une première réunion sera organisée dès la sélection du prestataire. Lors de cette réunion, la documentation disponible et les contacts identifiés pour les entretiens des différentes phases seront communiqués aux consultants par la chargée de projet.
Livrable : la note de cadrage (15 pages maximum)
Elle rappellera le contexte et les objectifs de l’évaluation ; elle précisera les questions évaluatives (critères de jugement), la démarche méthodologique et les outils-moyens mobilisés pour le recueil des informations. Elle mentionnera un échéancier des investigations et une liste les personnes/structures à rencontrer aux différentes phases.
Délai : la note sera transmise au SCAC 5 jours maximum après la réunion pour commentaires qui seront communiqués aux consultants. Selon les besoins, une version corrigée de la note de cadrage tenant compte des commentaires pourra être demandée pour validation.
6.2 Collecte et analyses évaluatives
Durant cette phase, les évaluateurs réaliseront les investigations prévues dans leur offre qui leur permettront de compléter et récolter les informations nécessaires à l’élaboration du bilan et à la formulation des premières réponses aux questions évaluatives.
Il est important de noter que l’évaluation se passera à Bujumbura uniquement. Cette phase de collecte ne devra pas dépasser 10 jours ouvrés et a pour objectif de compléter l’information nécessaire pour la réponse aux questions évaluatives. Les prises de rendez-vous avec les acteurs ciblés pour les entretiens de ces missions seront facilitées par la Chargée de projet. Chaque mission de terrain se conclut par une restitution « à chaud » auprès des services de l’ambassade de France et de la Chargée de projet. Cette étape
débute dès la validation du rapport documentaire. Avant le démarrage des missions et entretien, le prestataire fournira au SCAC les termes de référence de ces missions pour validation qui seront intégrés au rapport documentaire. Au terme des missions, le prestataire fournit un compte-rendu (CR) qui fera l’objet d’un échange lors d’une réunion
technique avec le SCAC. Ce CR comprendra les données factuelles sur la mission effectuée, les résultats de la collecte d’informations, et les limites des investigations conduites.
Livrable : le rapport d’analyse provisoire (30 pages maximum hors annexes) Le rapport comprendra: le bilan consolidé du projet (cf. attendus définis en chapitre 4.1), les premiers éléments de réponses aux questions évaluatives, les hypothèses restant à confirmer, l’état des investigations restantes et l’échéancier.
Délai : le rapport provisoire sera remis 4 semaines maximum après la réunion de cadrage et le nombre.
6.3 Finalisation
Durant cette phase, les évaluateurs réaliseront les analyses nécessaires pour compléter leurs réponses aux questions évaluatives, établir leurs conclusions et proposer des recommandations.
Livrables : le rapport final (50 pages maximum hors annexes) et une fiche résumé (2 pages)
Le rapport comprendra : un sommaire, un résumé de 2 à 4 pages au maximum, une synthèse du bilan consolidé du projet, les réponses aux questions évaluatives, les conclusions et recommandations. Seront annexés : la liste des sigles et acronymes utilisés, la liste des personnes rencontrées, la documentation exploitée.
La fiche-résumé (2 pages) synthétise les informations sur les projets, leurs résultats et sur les recommandations des évaluateurs, selon un format normé.
Délai : le rapport final et la fiche résumé seront remis 10 semaines maximum après la réunion de cadrage. Ils seront présentés aux acteurs et partenaires lors d’un séminaire de restitution de l’évaluation.
Tous les livrables seront adressés au SCAC. Les consultants sont invités à prendre en compte les commentaires du SCAC dans le respect de leur indépendance. Les livrables seront validés
par le SCAC par courrier électronique.
En tout état de cause, la prestation ne pourra pas dépasser 30 jours ouvrés au global sur une période de 4 mois maximum. Les soumissionnaires peuvent proposer des amendements à cette organisation, s’ils le jugent nécessaire. Ils justifieront les modifications proposées.
7- Calendrier prévisionnel
Le calendrier prévisionnel de l’évaluation est le suivant :
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8- Modalité de réponses et critères de sélection de l’appel à projet
L’offre devra comprendre :
– Une proposition technique (maximum 20 pages) présentant la compréhension des contextes des objectifs de l’évaluation, la démarche méthodologique avec un descriptif des différents outils de collecte qui seront mobilisés, le calendrier prévisionnel
– Une proposition financière détaillée (en BIF et TTC) et le détail des moyens logistiques inclus dans l’offre,
– Une répartition prévisionnelle du nombre de jours par phase,
– Trois références (nom, coordonnées et organisation) relatives à des prestations similaires.
– Les CV des consultants mobilisés pour les travaux
Critères de sélection :
La sélection des offres sera fondée sur les critères énoncés ci-dessous avec leur pondération
:
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ANNEXE 1
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