POPULATION SERVICES INTERNATIONAL (PSI)

AVIS D’APPEL D’OFFRE POUR LA FOURNITURE, LA CONFIGURATION, LA MISE EN MARCHE ET LA FORMATION A L’UTILISATION D’UN LOGICIEL QUICKBOOK DESKTOP PREMIUM PLUS

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

PSI est une organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif, leader dans le domaine de la santé avec des programmes ciblant le paludisme, la survie de l’enfant, le VIH et la santé reproductive. Travaillant en partenariat dans les secteurs public et privé, et exploitant la puissance des marchés, PSI fournit des produits vitaux, des services cliniques et la communication pour le changement de comportement qui permettent aux populations les plus vulnérables de mener une vie plus saine.

Les valeurs fondamentales de PSI sont la croyance dans les marchés et les mécanismes de marché pour contribuer à l’amélioration durable de la vie des populations vulnérables ; les évidences ; la rapidité et l’efficacité avec une prédisposition à l’action ; la décentralisation, l’autonomisation de notre personnel au niveau local ainsi qu’un engagement à long terme envers les personnes que nous servons. PSI a des programmes dans 67 pays et elle est présente au Burundi depuis plus de 26 ans. Pour plus d’informations, veuillez visiter www.psi.org et la page Facebook de PSI Burundi.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes au Burundi, PSI Burundi désire acquérir un logiciel intégré de gestion financière et comptable Quickbook desktop premium plus pour ses deux sous-récipiendaires : l’ANFS (Association Nationale pour la Franchise Sociale) et le RCBIF (Réseau des Confessions Religieuses pour la promotion de la santé et le bien-être intégral de la famille).

Le logiciel sera livré et installé chez les sous-récipiendaires ANFS et RCBIF.

Le soumissionnaire doit fournir les services suivants (préciser d’autres si possible) :

– Installation de database servers

– Création et configuration de company

– Mise en place d’un réseau multi-utilisateurs.

– Formations des utilisateurs

II.RESULTATS ATTENDUS ET LIVRABLES

Après l’installation et la formation à l’usage du logiciel, les utilisateurs seront capables de l’utiliser suivant leurs rôles respectifs

III. Présentation des offres

Les offres devront parvenir à PSI Burundi via l’adresse E-mail : bi_procurement@psiburundi.org en un seul fichier. Tous les soumissionnaires doivent en conséquence dater, parapher et signer l’ensemble des pièces constitutives de leurs offres ainsi que l’intégralité des documents constitutifs de l’appel d’offres.

A. OFFRE TECHNIQUE

L’offre technique sera constituée des éléments suivants :

A1. Présentation de la société (et s’il y a lieu des sous-traitants)

• Presentation générale,
• Agréments avec l’éditeur,
• Références techniques des projets similaires avec preuves à l’appui (veuillez indiquer les références du contact chez le client),
• Références financières,
• Composition et références de l’Equipe Technique.

A2. Pièces administratives

• Un certificat d’inscription au Registre du Commerce,
• La copie du NIF,
• Une attestation Fiscale de soumission valide.

A3. Spécifications techniques détaillées

• Composition détaillée de l’offre,
• Description technique,
• Prestations associées (Installation, Intégration, tests…).

Garantie minimum 1 an et Service Après-vente

B. OFFRE FINANCIERE

• Offre financière (à établir en BIF),
• Devis détaillé du logiciel,
• Offre de base
• Coût des autres prestations

III. CLAUSES GENERALES

• Complément d’information

En vue de l’élaboration de leurs propositions et dans le cas où le dossier d’appel d’offre présenterait une difficulté d’interprétation, les soumissionnaires pourront demander des informations complémentaires et des précisions au siège de PSI Burundi.

Les réponses apportées aux questions seront transmises à chacun des soumissionnaires.

• Conditions de participation

Tout soumissionnaire est tenu de donner la preuve de sa régularité au regard des points suivants :

• Une lettre de soumission adressée à Monsieur le Représentant Résident de PSI Burundi,
• Inscription au registre de commerce,
• Copie du NIF et attestations de non-redevabilité de l’OBR et de l’INSS du centre,
• Adresse complète du soumissionnaire et le nom du représentant,
• Avoir au moins 3 références techniques (preuves de contrats ou bons de commande)

Durée de validité des offres

Tout soumissionnaire reste engagé par son offre pendant une durée minimale de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de dépôt des offres

Preuve et agréments

L’acheteur, pourra exiger au fournisseur de prouver l’origine de la licence du logiciel à livrer. Les soumissionnaires revendeurs doivent fournir dans leurs soumissions la preuve de l’agrément de l’éditeur du logiciel.

Obligations et responsabilité des parties

Le soumissionnaire pourra, au cas où il serait retenu et à sa demande, bénéficier de l’octroi d’une avance sur commande. Cette avance ne saurait excéder les 30% du montant du marché obtenu moyennant garantie bancaire équivalent à la somme demandée Dans ce cas et après notification de l’adjudication, le soumissionnaire devra produire une caution bancaire personnelle ou solidaire égale au montant de l’avance sur commande et dans un délai de quinze (15) jours à partir de la date de notification du marché. La caution sera libérée à la réception provisoire du produit et de son implémentation

• Délai d’exécution du marché

La mission du fournisseur est prévue pour une durée totale d’un (01) mois hors délai d’observations   et de phase test par l’acheteur.

Conditions techniques de réception

La réception du logiciel sera effectuée selon la procédure suivante :

• Réception provisoire constatant le fonctionnement satisfaisant du logiciel et la conformité après l’installation, formation, observation et phase des test
• Réception définitive au terme d’une période d’exploitation d’un (1) mois à compter de la réception provisoire et après vérification et validation du service régulier.

La réception sera prononcée après l’installation et la formation des utilisateurs aux sous- répiendaires. Le fournisseur est tenu de prendre en considération lors de son offre, les frais d’installation, la mise en place de company et autres frais liés à la livraison

Garantie Conventionnelle

Le soumissionnaire assurera la garantie conventionnelle auprès de chaque Sous-récipiendaire selon les durées standards offertes par l’éditeur

Le soumissionnaire indiquera les coûts additionnels éventuels liés à la gestion de la période de garantie après réceptions définitive

Pénalités

En cas d’un retard d’exécution des travaux, PSI Burundi se réserve le droit, sans préavis :

• Soit d’appliquer des pénalités de retard suivant la formule suivante :

P : M x N /100

Où P : pénalités, M : Montant total du marché HTVA et N : Nombre de jours de retard

• Soit d’annuler la totalité du contrat.

Si l’exécution des travaux n’a toujours pas eu lieu 10 jours après la date limite d’exécution des travaux établie, le présent contrat sera considéré comme nul et non avenu.

Conditions de paiement

Le paiement sera fait après la livraison du package (installation et formation des utilisateurs).

Critères d’évaluation et de jugement des offres

Les offres des soumissionnaires seront évaluées selon les critères ci-après :

• Strict respect du cahier des charges et du plan de présentation ci-dessus,
• Clarté et précision de l’offre,
• Conformité et validité par rapport aux pièces administratives,
• Pertinence et qualité de l’offre au regard du cahier des clauses techniques,
• Conformité aux spécifications de l’appel d’offres,
• La taille et la réputation du soumissionnaire,
• Compétence de l’équipe Technique,
• Compétence dans le domaine,
• Qualité des références avec des clients,
• Partenariat avec l’Editeur (evidence),
• Garanties offertes et Service Après-Vente (qualité, Etendue),
• Solidité financière du soumissionnaire jugée sur la base des documents comptables présentés,
• Coûts.

Causes d’élimination

Les soumissionnaires qui ne satisferont pas aux conditions ci-après seront purement et simplement éliminés :

• Non-respect de la date et l’heure de remise de l’offre,
• Non-respect des clauses générales,
• Inexistence d’un document d’agréement fourni au soumissionnaire par l’éditeur du logiciel,
• Non-Conformité des pièces administratives.

Conditions de dépouillement et analyse des offres

L’ouverture, le dépouillement et l’analyse des offres seront effectués conformément aux procédures d’acquisition des Biens et Services de l’acheteur par une Commission ad hoc. L’acheteur se réserve le droit de ne pas donner suite à aucune offre.

IV.DISPOSITION FINALE

Le dossier de soumission en un seul fichier sera envoyé via adresse E-mail : bi_procurement@psiburundi.org avec objet dans le mail : « offre pour la fourniture d’un logiciel Quickbook desktop pro et premium plus »

Les soumissionnaires intéressés par le présent avis d’appel d’offre sont priés d’envoyer leurs dossiers via l’adresse E-mail : ci-haut cité au plus tard le 20/12/2022 à 17h, délai de rigueur.

Les dossiers physiques ou envoyées à une autre adresse ne sont pas acceptables. Les offres envoyées après ce délai ne seront pas prises en considération

Les documents de soumission doivent être en un seul fichier. Le soumissionnaire qui enverra les documents séparés (plus d’un fichier) ne sera pas pris en considération.

Pour toute information, veuillez contacter le secrétariat de PSI Burundi au Numéro 22 22 94 66 PSI Burundi se réserve le droit d’annuler ou de relancer le présent avis d’appel d’offre sans donner des explications aux fournisseurs