DESCRIPTION DE POSTE – Gestionnaire de Pharmacie

Titre du poste : Gestionnaire de pharmacie

Relève du : Chief Medical Officer (Directeur médical jusqu’à ce que ce poste soit pourvu)

Lieu de travail : Kigutu, Burundi

Contexte

Village Health Works (VHW) est une ONG américano-burundaise basée à Kigutu, dans la province de Bururi, dont la mission est de fournir des soins de santé de qualité, empreints de compassion, dans un environnement digne, tout en traitant les causes profondes de la maladie, de la pauvreté, de la violence et de la négligence, en collaboration avec ceux que nous servons. L’approche de VHW intègre les services cliniques à l’éducation, la sécurité alimentaire, le développement économique, la protection de l’environnement, la musique et les arts.

Actuellement, VHW s’engage dans un large éventail de programmes cliniques et communautaires dans une zone de recrutement de 200 000 personnes dans les provinces de Rumonge et Bururi. Notre clinique fournit plus de 51 000 consultations externes par an. Notre unité d’hospitalisation de 60 lits à faible acuité fournit des services de base non opératoires pour adultes et enfants, y compris le traitement de la malnutrition, et effectue des accouchements obstétriques sans complication. Ces services sont administrés par notre équipe de médecins généralistes sous la supervision de notre directeur médical et de notre Chief Medical Officer.

Village Health Works s’est lancé dans un plan ambitieux visant à étendre ses soins cliniques afin de fournir des soins médicaux complets, y compris des services obstétriques et chirurgicaux. Pour atteindre cet objectif, VHW construit et équipe un nouvel hôpital ultramoderne de 150 lits avec 4 salles d’opération. La construction et l’installation des équipements seront achevées d’ici l’été 2022 et l’ouverture clinique est prévue pour le second semestre 2022. Pour fournir d’excellents soins, nous devons également élargir le champ d’action et les compétences de notre personnel clinique par la formation, l’enseignement, l’embauche et par le développement et la mise en œuvre de systèmes encadrés par des normes et des standards de qualité élevés. Bien que ce travail soit actuellement en cours, il en faut beaucoup plus pour ouvrir en toute sécurité au second semestre 2022.

Aperçu du poste

Le gestionnaire de la pharmacie (PM) supervise toutes les opérations quotidiennes de la pharmacie, gère le personnel de la pharmacie et de l’officine, et conçoit et met à jour la stratégie du département pour les progrès opérationnels et cliniques.  Le PM s’assure que les ruptures de stock et les expirations sont minimisées tout en gérant prudemment les dépenses budgétaires de la pharmacie.  En outre, le PM reste en contact avec tous les chefs de service concernés, le personnel médical et infirmier pour identifier les besoins, résoudre les problèmes, améliorer les processus et promouvoir une pharmacothérapie efficace dans l’ensemble du VHW. Il ou elle est la force motrice au-delà de la production de la plupart des rapports et exécute les plans d’action liés à l’amélioration de la performance, telle que mesurée par les KPI de la pharmacie.

Assurer la liaison avec : La haute direction du VHW, le médecin-chef, le directeur médical, le responsable des soins infirmiers, les chefs des services auxiliaires (notamment : laboratoire, radiologie, ingénierie biomédicale, stérilisation), le chef de la qualité clinique et de la formation, le chef des technologies de l’information.

Devoirs et Responsabilités

1. Gestion de la pharmacie
   • En collaboration avec le pharmacien principal (une fois engagé), superviser les activités opérationnelles, le flux de travail, la performance et le développement du personnel de la pharmacie et du dispensaire.
   • Assurer le stockage sûr et efficace des médicaments et du matériel médical dans l’entrepôt de la pharmacie.
   • Veiller à ce que les procédures d’achat et d’importation de médicaments et d’équipements médicaux soient respectées.
   • Réduire au minimum la péremption des médicaments en achetant les bons médicaments (en quantité suffisante) au bon moment, et en influençant la consommation et le transfert des médicaments si nécessaire.
   • Minimiser les ruptures de stock de médicaments en calculant avec précision les prévisions de médicaments et en approvisionnant le dispensaire.
   • Gérer le budget de la pharmacie et promouvoir la prudence financière en réduisant au minimum les expirations et en rationalisant l’achat de médicaments de manière à ce que les médicaments soient achetés dans la région géographique et auprès du fournisseur qui les offre au prix le plus bas.
   • Réviser périodiquement les procédures opérationnelles standard, les manuels, les protocoles et les processus de la pharmacie. Liste de médicaments, stratégie, plans d’action et indicateurs de performance clés (KPI)
   • Mettre à jour le système d’indicateurs clés de performance (ICP) de la pharmacie, et concevoir, développer et mettre en œuvre des stratégies et des plans d’action pour faire progresser les ICP prédéterminés.

2. Gestion du personnel de la pharmacie

• En collaboration avec le pharmacien principal (une fois embauché), superviser le personnel de la pharmacie, composé de pharmaciens juniors, d’employés du dispensaire et d’assistants de la pharmacie et de l’entrepôt.

3. Formation

• Assurer la formation continue du personnel de la pharmacie en matière de gestion des stocks de qualité et de pratiques d’approvisionnement.
• Fournir une formation à l’enregistrement et à l’analyse des données sur ordinateur (Excel ainsi que le système EMR).

4. Gestion/analyse des données et rapports

• Mettre à jour, en temps opportun, les modèles quantitatifs de la pharmacie.
• Diriger les prévisions d’utilisation des médicaments et le processus de commande des médicaments et des fournitures.
• Assurer des normes élevées de qualité des données de sorte que, à tout moment, le stock physique, les cartes de stock et le stock numérique correspondent.

5. Autres

• – Travailler avec le Chief Medical Officer, le directeur médical et le responsable de la chaîne d’approvisionnement, selon les besoins.

Qualifications

• Avoir au moins une licence en sciences de la santé ou en sciences pharmaceutiques obtenue dans un établissement de formation agréé par le gouvernement du Burundi.
• Obligatoire : expérience professionnelle d’au moins 3-5 ans dans la gestion des produits pharmaceutiques ou des achats pharmaceutiques
• Souhaitable : Expérience préalable dans la gestion des stocks de dispositifs médicaux, de produits et réactifs de laboratoire et de produits de radiologie.
• Capacité à gérer, diriger et superviser une petite équipe
• Maîtrise professionnelle de Microsoft Office Word et de Microsoft Office PowerPoint.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office Excel et de l’analyse de données.
• Maîtrise du kirundi, du français et de l’anglais. La connaissance du swahili est un plus.

Compétences/caractéristiques essentielles

• Sens aigu de l’initiative et motivation personnelle, avec un engagement envers le travail d’équipe et les principes humanitaires.
• Solides compétences organisationnelles avec un niveau élevé de suivi, d’attention aux détails et de fiabilité. Capacité avérée à gérer des tâches et des priorités concurrentes.
• Capacité à gérer des situations stressantes et à rester calme en toute circonstance.
• Flexibilité pour gérer des scénarios et des défis imprévus afin d’atteindre les buts et les objectifs souhaités ; volonté d’apprendre des autres.

Salaire

Logement fourni sur le campus de Kigutu

Salaire compétitif, proportionnel à l’expérience.

Documents requis :

– Lettre de motivation;

– CV ;

– Copie de la carte d’identité

– Copie certifiée conforme à l’original des diplômes et certificats obtenu

– 2 lettres de recommandation

– Attestation de services rendus

– 3 personnes de référence

Processus de dépôt des dossiers:

Si vous êtes intéressé, prière de déposer ces documents requis à l’adresse suivante :

Bujumbura, Commune Muha, Zone Kinindo, Quartier Kinanira III, Avenue Mpungwe II, N° 81 ou à Kigutu en commune Vyanda-Province Bururi ou les envoyer par Email : jobs@villagehealthworks.org

La date de fin de dépôt des dossiers de candidature: le 19 Mai 2022.