Danish Refugee Council

Rohero II, avenue Kunkiko

Bujumbura/Burundi

16/11/2023

À : Tous les soumissionnaires intéressés.

Invitation à soumissionner no. : Contrat Cadre CC/001/DRC-BDI/2024-2025 Assurance maladie.

Chère Madame, Cher Monsieur,

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) a reçu une subvention de divers bailleurs pour la mise en œuvre d’une opération d’assistance humanitaire au Burundi. Une partie de cette opération concerne la fourniture d’Assurance maladie. En conséquence, le DRC vous prie par la présente de soumettre votre(vos) offre(s) chiffrée(s) concernant la fourniture de l’article ou des articles mentionnés à l’annexe A - Formulaire de soumission du DRC.

DÉTAILS DE L’APPEL D’OFFRES

Les détails de l’appel d’offres sont les suivants :

OBSERVATION : AUCUNE OFFRE NE SERA ACCEPTÉE AU-DELÀ DE LA DATE ET HEURE LIMITES DE RÉCEPTION DES OFFRES

INFORMATIONS IMPORTANTES RELATIVES À CETTE IAS :

•       Cette IAS a pour objet la conclusion d’un accord-cadre avec le fournisseur portant sur la fourniture d’articles de bureau pour une période d’une année (12 mois) à partir de la date de signature du contrat.

•       Un accord-cadre n’oblige en aucun cas le DRC à passer des commandes. En fonction de ses besoins, le DRC passera des commandes auprès du fournisseur sur la base des dispositions de l’accord-cadre.

•       Le DRC peut décider de résilier l’accord-cadre, s’il le juge utile.

•       Le DRC peut décider de scinder le marché en plusieurs contrats adjugés à des fournisseurs distincts.

•       Si nécessaire : Les offres doivent obligatoirement être accompagnées d’échantillons. Toute offre soumise sans échantillons sera rejetée. Les échantillons appartenant aux soumissionnaires non retenus peuvent leur être retournés à leurs frais après adjudication du contrat. Les échantillons du soumissionnaire retenu font partie intégrante de son offre et seront comme tels conservés par le DRC.

•       Les marchandises doivent être livrées dans un délai convenu dans le contrat et aux lieux convenus à compter de la passation de la commande. En cas de non-respect par le fournisseur du délai de livraison, le DRC peut résilier le contrat ou imposer d’autres types de sanctions.

•       Toutes les marchandises doivent être livrées conformément à DDP INCOTERM 2020 à Bujumbura, Ruyigi, Muyinga , Rutana et Kirundo

•       Aucun acompte ne sera versé au fournisseur retenu. Le fournisseur retenu doit utiliser ses propres ressources pour effectuer les livraisons convenues.

CRITÈRES DE SÉLECTION ET D’ADJUDICATION DU CONTRAT

Les critères de sélection et d’adjudication sont définis de manière spécifique pour chaque appel d’offres. La procédure d’évaluation comporte trois étapes : 1) évaluation administrative, 2) évaluation technique et 3) évaluation financière. À chaque étape, le soumissionnaire doit fournir des informations et des documents qui permettent de déterminer s’il peut ou non avancer à l’étape suivante. Des exemples concernant la documentation demandée au soumissionnaire sont mentionnés plus bas. Les critères précis qui s’appliquent à chaque étape de l’évaluation dépendent cependant du type ou de la nature de l’appel d’offres.

Le contrat est attribué à l’offre la moins onéreuse parmi les offres techniquement conformes. Les critères d’évaluation technique sont conformes aux spécifications mentionnées à l’annexe A.

Évaluation administrative

Une offre doit avoir passé avec succès l’étape de l’évaluation administrative pour pouvoir être évaluée techniquement puis financièrement. Les offres qui sont jugées administrativement non conformes peuvent être rejetées. Les documents énumérés ci-dessous doivent être soumis avec l’offre.

Si un soumissionnaire ne soumet pas certaines des informations requises pour l’évaluation administrative, le DRC a la possibilité de lui demander de soumettre ces informations dans un délai de 48 heures après l’ouverture des offres. À noter que cette option est limitée aux informations qui ne modifient pas les détails de l’offre, notamment ceux relatifs au prix.

Évaluation technique

Pour être jugée techniquement conforme, l’offre doit remplir ou dépasser les conditions requises et les spécifications de l’IAS. L’offre est considérée comme répondant aux critères si elle remplit toutes les conditions requises, les procédures et les spécifications obligatoires de l’IAS, sans déviations ni restrictions importantes. Toute offre qui ne répond pas aux critères techniques de l’IAS est rejetée.

Les critères techniques sont spécifiés dans l’annexe A.1 - Formulaire de soumission (offre technique).

Les informations qui sont requises lors de l’étape de l’évaluation technique constituent les critères essentiels (critères rédhibitoires) auxquels les soumissionnaires doivent satisfaire. Ces conditions requises ne sont pas négociables. Si un soumissionnaire ne satisfait pas à l’un quelconque de ces critères, son offre doit être rejetée immédiatement sans avancer à l’étape suivante de l’évaluation financière.

Les critères techniques doivent être définis avec soin en consultation avec les programmes et en évitant de demander un trop-plein d’informations techniques qui pourrait dissuader des soumissionnaires éventuels. Seuls les critères techniques essentiels doivent être inclus lors de cette étape.

Évaluation financière

Toutes les offres qui ont passé avec succès l’évaluation technique sont ensuite sujettes à une évaluation financière. Les offres jugées techniquement non conformes ne sont pas évaluées financièrement.

PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES

Cet appel d’offre inclura les processus suivants :

• Période de soumission des offres
• Clôture de l’appel d’offres
• Ouverture des offres
• Évaluation administrative
• Évaluation technique
• Évaluation financière
• Adjudication du contrat
• Notification de l’adjudication du contrat

SOUMISSION DES OFFRES

Les soumissionnaires ont la responsabilité exclusive de s’assurer que leur offre complète est reçue par le DRC conformément aux conditions spécifiées dans l’IAS et avant la date et heure limites mentionnées ci-dessus. Le DRC ne tiendra compte que des éléments de l’offre qui lui sont parvenus avant la date et heure limites spécifiées.

Toutes les offres conformes doivent être rédigées sur le formulaire de soumission du DRC (annexes A.1 et A.2).

En plus du formulaire de soumission du DRC, l’offre doit inclure les documents suivants :

• L’attestation d’acceptation des termes et conditions de l’appel d’offres (annexe B), si nécessaire le formulaire Profil et enregistrement du fournisseur (annexe E) ainsi que tous autres documents pertinents.

Les offres qui ne sont pas soumises sur le formulaire de soumission du DRC (annexe A), qui ne sont pas reçues avant la date et heure limites indiquées à la page 1 ou qui sont envoyées sur une autre adresse e-mail ou délivrées à une autre adresse physique seront disqualifiées.

 Les offres soumises par courrier postal, e-mail ou par service de courrier le sont aux risques du soumissionnaire. Le DRC n’assume aucune responsabilité concernant la réception de ces offres.

 Les soumissionnaires ont la responsabilité exclusive de s’assurer que leur offre complète est reçue par le DRC en conformité avec les conditions spécifiées dans l’IAS.

A.                  Format papier :

Les offres soumises en version papier doivent être divisées entre une « offre technique » et une « offre financière » :

• L’offre financière ne doit contenir que l’annexe A.2 - Formulaire de soumission (offre financière).
• L’offre technique doit contenir tous les autres documents requis dans le cadre de l’appel d’offres qui sont mentionnés dans la section A. Évaluation administrative, mais elle ne doit contenir aucune information relative au prix.

 Chacune des deux parties doit être placée dans une enveloppe cachetée, portant les mentions suivantes :

Les deux enveloppes sont placées dans une enveloppe extérieure cachetée, adressée et livrée à :

Soumission par e-mail

Les offres peuvent être soumises par e-mail en les envoyant à l’adresse dédiée, contrôlée et sécurisée suivante :

rfq.tza@drc.ngo

Lorsque les offres sont soumises par e-mail, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le numéro de l’IAS doit être inscrit dans la ligne Objet du message
• L’offre technique et l’offre financière doivent être envoyées par deux e-mails séparés, et l’objet de chacun des e-mails doit être clairement indiqué dans la ligne Objet des messages
• L’offre financière ne doit contenir que l’annexe A.2 - Formulaire de soumission (offre financière).
• L’offre technique doit contenir tous les autres documents requis dans le cadre de l’appel d’offres qui sont mentionnés dans la section A. Évaluation administrative, mais elle ne doit contenir aucune information relative au prix.
• Les documents requis doivent être attachés en pièces-jointes à l’email, en format PDF, JPEG ou TIF ou dans ces mêmes formats, mais présentés sous fichier ZIP. Si des documents sont fournis en format Word ou Excel, l’offre sera disqualifiée.
• Les pièces-jointes ne peuvent excéder 4MB ; si nécessaire, le soumissionnaire doit envoyer son offre en plusieurs e-mails.

Le non-respect des dispositions ci-dessus peut conduire à la disqualification de l’offre.

Le DRC ne peut être tenu responsable en cas de panne de l’Internet, du réseau, du serveur ou de tout autre matériel ou logiciel utilisé par le DRC ou par le soumissionnaire pour l’envoi et le traitement des e-mails.

Le DRC ne peut être tenu responsable en cas de non-réception des offres soumises par e-mail dans le cadre de la procédure d’appel d’offres électronique.

Les offres peuvent être soumises soit en version papier, soit en version électronique. Si le soumissionnaire soumet son offre à la fois en version papier et en version électronique, le DRC choisit la version qui lui convient le mieux.

SOUMISSION DES ÉCHANTILLONS

Si la soumission des échantillons est une condition requise pour que l’offre soit acceptée, les échantillons soumis doivent être clairement identifiés avec les mêmes numéros que les articles mentionnés dans le formulaire de soumission (annexe A).

La mention « Échantillons » doit figurer clairement sur l’emballage des échantillons, avec le numéro de l’IAS et le nom du soumissionnaire. Les échantillons doivent être remis à la même adresse que la version papier des offres.

FORMULAIRE DE SOUMISSION

Prix proposés

Les rabais éventuels doivent être inclus dans le prix de l’offre.

Sauf indication contraire, toutes les offres doivent clairement indiquer si les prix proposés ne sont pas DDP (INCOTERMS 2020).

Devise

L’offre doit être exprimée en BIF. Aucune autre devise ne sera acceptée.

Langue

Les documents relatifs à cette IAS peuvent être produits en français.

Emballage

L’emballage doit être conforme aux normes internationales de transport, de bonne qualité et adapté au mode de transport prévu dans le formulaire de soumission.

Origine

Le pays d’origine des produits doit être clairement indiqué.

Présentation

Les offres doivent être facilement lisibles. Les prix rédigés au crayon ne seront pas pris en compte. Tous les ratures, modifications ou changements doivent être paraphés par le signataire de l’offre. Ne soumettez pas les pages blanches du formulaire de soumission ni les grilles qui ne sont pas utiles à votre offre. Toute la documentation doit être rédigée en anglais ou en français. Toutes les offres doivent être signées par un représentant autorisé du soumissionnaire.

Scission du marché en plusieurs contrats

Le DRC se réserve le droit de scinder le marché en plusieurs contrats.

Période de validité

La période de validité des offres à compter de la date de clôture de l’IAS doit correspondre au moins au nombre minimal de jours indiqué dans l’IAS. Le DRC se réserve le droit, à son entière discrétion, de déterminer la période de validité des offres qui n’ont pas spécifié de période maximale ou minimale

Acceptation

Le DRC se réserve le droit, à son entière discrétion, de rejeter comme non valable ou inacceptable toute offre qui a) n’est pas claire ; b) n’est pas complète du fait de l’absence d’un élément substantiel, par exemple les spécifications, les conditions de livraison, la quantité, etc. ; c) n’est pas présentée sur le formulaire de soumission du DRC, ainsi que le droit d’accepter ou de refuser tous amendements, tous retraits et/ou toutes informations supplémentaires soumises après la date et l’heure de clôture de l’IAS.

Adjudication des contrats

L’IAS n’oblige en aucun cas le DRC à conclure un contrat, ni à rembourser les frais encourus lors de la préparation ou la soumission des offres ou liés à l’élaboration d’études nécessaires à la préparation des offres, ni à acheter des services ou des bien ou à conclure des contrats à cet effet. Toute offre soumise sera considérée comme une offre faite par le soumissionnaire et non comme l’acceptation par le soumissionnaire d’une offre faite par le DRC. Aucune relation contractuelle ne sera établie autrement qu’au moyen d’un contrat écrit signé par un représentant officiel dûment autorisé du DRC et par le soumissionnaire retenu.

Le DRC peut conclure des contrats pour des quantités partielles ou pour des articles individuels. Le DRC informera le soumissionnaire retenu du résultat de la procédure dès que possible après l’ouverture des offres. Le DRC se réserve le droit d’annuler une IAS, de rejeter une ou toutes les offres, en totalité ou en partie, ainsi que d’octroyer tout contrat.

Les fournisseurs qui ne respectent pas les termes et conditions contractuels, notamment en livrant des produits différents ou d’une origine différente de ce qui est mentionné dans leur offre et dans les contrats subséquents, peuvent être exclus des futures IAS du DRC.

CONFIDENTIALITÉ

La présente IAS, en totalité ou en partie, et toutes les copies de l’IAS et de ses éléments doivent être retournées au DRC lorsqu’il en fait la demande. L’IAS est confidentielle et appartient au DRC. Elle contient des informations privilégiées, dont certaines peuvent être protégées par des droits d’auteur, et elle n’est communiquée aux soumissionnaires et reçue par ces derniers qu’à la condition qu’aucun de ses éléments ni aucune de ses informations ne soit copié, exposé ou fourni à quiconque sans le consentement écrit préalable du DRC, sauf la possibilité pour les soumissionnaires de présenter les spécifications à des sous-traitants potentiels dans le seul but d’obtenir des offres de leur part. Nonobstant les autres dispositions de l’IAS, les soumissionnaires sont tenus de respecter les dispositions de ce paragraphe, qu’ils soumettent ou non une offre et quelle que soit la façon dont ils répondent à cette IAS.

OFFRES COLLUSOIRES ET PRATIQUES ANTICONCURRENTIELLES

Les soumissionnaires ainsi que leurs employés, représentants, conseillers, agents et sous-traitants ne doivent en aucune circonstance être impliquées dans des offres collusoires, des pratiques anticoncurrentielles ou tout autre type de pratiques similaires concernant :

• la préparation et la soumission des offres,
• les éclaircissements concernant les offres,
• la conduite et le contenu des négociations,
• y compris la négociation du contrat définitif,

et ce en relation avec toutes conditions quelconques de la présente IAS ou de la présente procédure d’achat ou de toute autre procédure d’achat mise en œuvre par le DRC.

Aux fins de l’application de la présente disposition, une offre collusoire, une pratique anticoncurrentielle ou tout autre type de pratique similaire sont définis, entre autres éléments, comme le fait de divulguer, de partager ou d’éclaircir avec d’autres soumissionnaires ou toute autre personne ou entité des informations (quelle qu’en soit la forme), que ces informations soient ou non des informations commerciales confidentielles vis-à-vis du DRC, de tout autre soumissionnaire ou de toute autre personne ou entité, dans le but d’influer sur le résultat d’un appel à la concurrence de telle sorte que ce résultat aurait été différent dans le cadre d’un processus réellement concurrentiel.

ASSISTANCE INDÛE

Les offres qui, selon l’avis du DRC, ont été préparées :

• avec l’assistance d’employés du DRC, anciens ou en fonction, ou avec des cocontractants actuels ou anciens du DRC en violation de l’obligation de confidentialité ou en se servant d’informations qui ne sont pas accessibles au public en général ou qui procurent un avantage anticoncurrentiel ;
• en utilisant des informations confidentielles et/ou des informations internes du DRC qui ne sont pas accessibles au public ni aux autres soumissionnaires ;
• en violation d’une obligation de confidentialité imposée par le DRC ou en violation d’une des conditions relatives à la soumission des offres,

ne seront pas examinées.

Sans limiter la portée de la clause précédente, un soumissionnaire ne peut pas, sans accord écrit préalable du DRC, autoriser une personne à contribuer ou participer à tout processus lié à la préparation de l’offre ou à la procédure d’achat, si cette personne a travaillé comme représentant, agent ou employé du DRC ou a été engagée de quelque manière que ce soit par le DRC à un moment quelconque durant les 6 mois précédents la publication de l’IAS et si cette personne était impliquée, directement ou indirectement, dans la planification ou l’exécution du besoin, du projet ou de l’activité auquel l’IAS se rapporte.

Corruption

Le DRC applique une politique de tolérance zéro en matière de corruption.

Le soumissionnaire déclare et garantit que ni lui ni aucun de ses sous-traitants éventuels n’est impliqué dans des actes de corruption de quelque type que ce soit, la corruption étant définie par le DRC comme l'abus de pouvoir à des fins de profits personnels.

Cette définition, qui ne se limite pas aux seules relations avec les représentants de l’autorité publique, couvre à la fois les tentatives et les actes corruption ainsi que la corruption sous forme monétaire et non monétaire. La définition englobe notamment, mais pas uniquement, les paiements officieux, les pots-de-vin, les cadeaux constitutifs d’influence indue, les dessous-de-table, le favoritisme, le népotisme, l’extorsion de fonds, le détournement de fonds, l’abus d’informations confidentielles, le vol et divers types de fraude, tels la contrefaçon ou la falsification de documents, la fraude financière ou la fraude dans le cadre des procédures d’achat. Aucun type d’offre, de paiement, de contrepartie ou d’avantage de quelque nature que ce soit, qui puisse être considéré comme illégal ou constitutif d’un acte de corruption, ne peut être fait, promis, sollicité ni accepté, directement ou indirectement, à titre d’incitation ou de récompense en lien avec les activités financées par le DRC, notamment lors de l’adjudication, l’attribution et l’exécution de contrats. En cas de violation de quelque nature que ce soit de cette clause, le DRC se réserve le droit, indépendamment de tous autres droits ou recours disponible, de rejeter immédiatement l’offre soumise et de déclencher, le cas échéant, de poursuites civiles et/ou pénales.

Le soumissionnaire s’engage à informer en détail les tiers de la politique du DRC en matière de lutte contre la corruption. Le soumissionnaire s’engage également à informer immédiatement le DRC en cas de suspicions ou d’informations émanant de quelque source que ce soit relatives à des violations alléguées de cette politique et doit utiliser à cet effet les coordonnés de la personne de contact de l’opération spécifique du DRC dans le pays, disponibles à  drc.dk/where-we-work ou se servir du mécanisme de signalement du Code de conduite du DRC : www.drc.dk/relief-work/concerns-complaints/code-of-conduct-reporting-mechanism. Les cas suspectés de corruption peuvent aussi être signalés directement au siège du DRC à c.o.conduct@drc.dk.

CONFLIT D’INTÉRÊTS

Le soumissionnaire garantit que ni lui ni ses employés, représentants, conseillers, agents ou sous-traitants ne se trouvent dans une situation qui pourrait donner lieu ou qui donne effectivement lieu à un conflit d’intérêt, réel, potentiel ou apparent, entre les intérêts du DRC et ceux du soumissionnaire durant la procédure d'achat.

Si un conflit d’intérêt survient ou semble susceptible de survenir à tout moment durant la procédure d'achat ou durant l’exécution d’un contrat de quelque type que ce soit conclu avec le DRC, le soumissionnaire doit en informer immédiatement et par écrit le DRC en lui décrivant la situation en détail. Cela concerne notamment les situations où les intérêts du soumissionnaire entrent en conflit avec ceux du DRC ou celles où un représentant ou un employé du DRC ou toute autre personne contractée par le DRC pourrait avoir ou semblerait avoir un intérêt de quelque nature que ce soit dans les affaires du soumissionnaire ou des liens économiques quelconques avec ce dernier. Le soumissionnaire devra prendre les mesures que le DRC peut raisonnablement exiger afin de régler ou de traiter le conflit de manière satisfaisante pour le DRC.

RETRAIT/MODIFICATION DES OFFRES

Les demandes de retrait d’offres après la date de clôture de l’IAS ne sont pas acceptées.

Le retrait de l’offre peut conduire à la suspension ou à l’exclusion du soumissionnaire de la liste des fournisseurs agréés du DRC.

Un soumissionnaire peut modifier son offre avant la clôture de l’IAS. Les modifications doivent être soumises par écrit dans une enveloppe cachetée portant le numéro de l’offre initiale. Aucune modification de l’offre n’est autorisée après la clôture de l’IAS.

OFFRES SOUMISES HORS DÉLAI

Toute offre reçue après la clôture de l’IAS sera rejetée.

OUVERTURE DES OFFRES

L’ouverture des offres est organisée à la date et heure et au lieu spécifiés plus haut.

Tout soumissionnaire qui tente d’influencer le comité d’évaluation lors de l’examen, les éclaircissements, l’évaluation et la comparaison des offres ou qui tente d’obtenir des informations sur l’avancement de la procédure ou d’influer sur la décision du DRC concernant l’adjudication du contrat verra son offre rejetée immédiatement.

CONDITIONS CONTRACTUELLES

Tous les soumissionnaires doivent confirmer qu’ils acceptent les Conditions contractuelles générales du DRC pour l’achat de biens ou de services ou les conditions contractuelles spéciales, dans la mesure où ces conditions sont applicables.

ANNULATION DE L’IAS

En cas d'annulation de l’IAS, tous les soumissionnaires sont avertis par le DRC. Si l’annulation de l’IAS est décidée avant l’ouverture des enveloppes extérieures des offres, les enveloppes sont retournées aux soumissionnaires sans être ouvertes.

L’IAS peut être annulée dans les cas suivants :

• lorsqu'aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif ou financier n'a été reçue, ou lorsque il n'y a pas eu de réponses ;
• lorsque les éléments techniques ou économiques du projet ont été fondamentalement modifiés ;
• lorsque des circonstances exceptionnelles ou une situation de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;
• lorsque toutes les offres techniquement conformes excèdent les ressources financières disponibles ;
• lorsqu'il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment entravé le jeu normal de la concurrence.

Le DRC ne sera en aucun cas tenu responsable des dommages quels qu’ils soient (notamment pour manque à gagner) et quel que soit leur lien avec l’annulation de l'IAS, même si le DRC était informé de la possibilité de tels dommages. La publication de l’avis d’appel d’offres n’oblige en rien le DRC à exécuter le programme ou le projet annoncé.

DEMANDES D’INFORMATIONS CONCERNANT CETTE IAS

Pour toute demande d’informations concernant cette IAS, veuillez contacter le Supply Chain Team Leader , bankibigwira.jules@drc.ngo Tél : +257 79 932 501.

Toutes les questions concernant cette IAS doivent être adressées par écrit à l’adresse e-mail mentionnée ci-dessus. Indiquez le numéro de l’IAS dans la ligne Objet de votre message. Aucune offre ne doit être envoyée à l’adresse e-mail ci-dessus.

Toutes les questions formulées pendant la période de soumission des offres ainsi que les réponses seront communiquées à tous les soumissionnaires concernés ou, dans le cas des appels d’offres ouverts, seront publiés sur : Le Journal Le Renouveau, ou sur la plateforme ESOKO

DOSSIER DE L’IAS

Le dossier de cette l’IAS comprend les documents suivants :

1.       La présente lettre de couverture

2.       Annexe A.1 :    formulaire de soumission du DRC (offre technique)

3.       Annexe A.2 :    formulaire de soumission du DRC (offre financière)

4.       Annexe B :        Attestation d’acceptation des termes et conditions de l’appel d’offres

5.       Annexe C :        Conditions contractuelles générales du DRC pour l’achat de biens ou de services / conditions contractuelles spéciales / contrat de construction

6.       Annexe D :       Code de conduite des fournisseurs du DRC

7.       Annexe E :        Formulaire Profil et enregistrement du fournisseur

8.       Annexe F :        Références

En conformité avec la politique de lutte contre la corruption du DRC tous les soumissionnaires doivent respecter les normes éthiques les plus rigoureuses durant les phases d’attribution et d’exécution des contrats. Le DRC se réserve le droit de rejeter une offre sélectionnée pour l’attribution d’un contrat s’il s’avère que le soumissionnaire est impliqué dans des actes de corruption ou des manœuvres frauduleuses ou des pratiques collusoires ou coercitives en vue de l’obtention ou de l’exécution du contrat.

Veuillez agréer, Chère Madame, cher Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.