Le 20 février 2024
Poste : Logisticien Gestionnaire des achats
Employeur : Enabel
Termes de Référence
Enabel est l'agence belge de coopération internationale. Sa mission est d'œuvrer pour un monde durable où toutes les personnes vivent dans un État de droit et ont la liberté de s’épanouir pleinement.
Avec ses partenaires, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités
sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale.
Elle a plus de 20 ans d'expérience dans divers domaines allant de l'éducation et des soins de santé à l'agriculture, en passant par la protection de l'environnement, la numérisation, l'emploi, la paix et la sécurité. L'expertise de son agence fédérale est sollicitée dans le monde entier - par le gouvernement belge, les institutions de l'Union européenne, le secteur privé et les gouvernements d'autres pays. Elle collabore avec des entreprises, des acteurs de la société civile et des institutions de recherche et elle encourage une interaction fructueuse entre la politique de développement et d'autres domaines.
Avec 2100 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelques 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.
Contexte
Un nouveau programme de coopération entre la Belgique et le Burundi se prépare à être lancé pour une durée de cinq ans et un budget de 75 millions d’euros. Celui-ci s’inscrit dans une logique de
continuité et de valorisation de la coopération déjà existante entre les deux pays. Il vise les priorités suivantes de la coopération belge au développement :
• Le renforcement des fondements de l’Etat-Providence, avec un focus sur l’accès à la santé, à l’éducation post-fondamentale et à des emplois durables et décents pour les filles, les femmes et les jeunes ;
• Le renforcement de la lutte contre le changement climatique et l’adaptation à celui-ci, ainsi que la protection de l’environnement et de la biodiversité, sur base d’un développement rural renforcé et de pratiques agricoles durables contribuant à accroître la sécurité alimentaire ;
• La promotion de la bonne gouvernance au sens large.
Le programme s’articule autour de cinq projets (santé, éducation post-fondamentale, formation et insertion professionnelle dans une économie plus verte et circulaire, systèmes alimentaires durables,
et gouvernance et participation citoyenne) sur base d’une approche intégrée, et d’un double ancrage aux niveaux central et territorial (Kirundo, Cibitoke).
Le genre et l’inclusion, la lutte contre les changement climatique et l’adaptation à celui-ci, la protection de l’environnement et de la biodiversité, le travail décent, l’innovation et la digitalisation
constituent des thématiques transversales à l’ensemble du programme.
Le projet Santé vise l’objectif suivant : « La population, en particulier les femmes, les filles et les personnes vulnérables, a accès à des soins de santé de qualité, répondant à ses besoins ». Il se construit suivant l’approche basée sur les droits humains, en mettant l’accent sur les détenteurs de droits, le renforcement des porteurs d’obligations, et l’amélioration de l’écosystème, par une gouvernance et une participation citoyenne améliorée. Les résultats obtenus contribueront à renforcer l’accès aux services de santé, la qualité des soins de santé, et la gouvernance du secteur tant au niveau des structures centrales que déconcentrées et décentralisées.
Le projet Éducation post-fondamentale vise l’objectif suivant : « Les jeunes – en particulier les filles et les plus vulnérables – ont accès à une éducation de qualité inclusive et équitable,
et l’achèvent pour se préparer aux défis socio-économiques de demain ». Selon l’approche fondée sur les droits humains et l’approche globale promue par Enabel, les résultats obtenus contribueront à renforcer l’accès, l’inclusion et la rétention dans l’éducation postfondamentale ; la qualité de l’enseignement et des apprentissages, et la gestion et la gouvernance du secteur au niveau des structures scolaires, déconcentrées et centrales.
Le projet Formation et insertion professionnelle dans une économie plus verte et circulaire vise l’objectif suivant : « Les jeunes, en particulier les jeunes femmes, ont un meilleur accès à des emplois davantage décents et plus verts », par le soutien au développement des Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME), la promotion de l'esprit entrepreneurial, le renforcement des services d’intermédiation, et le développement des compétences techniques et professionnelles. Les secteurs clés visés dans ce projet graviteront autour de l’économie verte et circulaire : la transformation agroalimentaire, la construction, les énergies renouvelables, et l’artisanat.
Le projet Systèmes alimentaires durables vise l’objectif suivant : « Les ménages, surtout les plus vulnérables, améliorent leur sécurité alimentaire et nutritionnelle en contribuant à une transformation des systèmes agro-alimentaires dans un plus grand respect de l’environnement ». Trois résultats sont définis : le premier plus spécifique à la sécurité alimentaire en lien avec le volume et les modes de production dans un processus de transition agroécologique, le deuxième relatif à l’entrepreneuriat en lien avec l’économie des filières appuyées, et le dernier sur le renforcement des capacités des parties prenantes institutionnelles et civiles. Des modes de consommation plus durables sont promus de manière transversale.
Le projet gouvernance et participation citoyenne appuiera le renforcement des capacités du secteur public et de la société civile dans les secteurs d'intervention de la coopération au niveau central et local
C’est dans ce cadre que Enabel recherche activement Un.e (01) Logisticien.ne. Gestionnaire des achats, qui sera appelé.e. à appuyer les différentes composantes du nouveau programme en fonction des besoins.
Objectif de la fonction
Sous l’autorité hiérarchique de l’expert en contractualisation et administration, le/la gestionnaire des achats et de la logistique gère les petits achats et est responsable d’autres aspects logistiques, tels que la gestion opérationnelle des bâtiments et des équipements, le transport des biens, les exonérations, etc.
Principales responsabilités
1. Vous aidez à la mise en place de procédures d’achat et vous êtes responsable de leur bonne application, afin que le matériel adapté aux besoins des utilisateurs / projets soit disponible et sécurisé.
- En collaboration avec le Gestionnaire financier, vous gérez de A à Z les achats en dessous du seuil de 25.000 € ou 30.000 € ;
- Vous proposez la rationalisation et les mesures d'économies nécessaires, vous identifiez et participez au développement des contrats-cadres en vue notamment de limiter le nombre de pro-formats à demander, vous effectuez des analyses comparatives avec prix de référence ;
- Vous explorez le marché et établissez des contacts avec des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels ;
- Vous conseillez et soutenez la direction dans la mise en œuvre de la politique d'approvisionnement et la fixation d'objectifs d'optimisation des coûts, de la qualité et des délais ;
- Vous créez et gérez la base de données de fournisseurs de qualité ;
- Vous identifiez, anticipez et gérez les risques liés aux fournisseurs ;
- Vous mettez en place et suivre les indicateurs de votre activité ;
- Vous définissez les points de contrôle pour optimiser le contrôle interne de la chaîne d’achat et contribuez au contrôle budgétaire des dépenses ;
- Vous organisez le transport et l’envoi des biens ou services achetés.
2. Vous vérifiez / surveillez le matériel à l’aide d’inventaire des bureaux, afin que tous les équipements, y compris les systèmes de communication, fonctionnent correctement et de manière à garantir un environnement de travail approprié.
- Vous vous assurez du bon fonctionnement des ordinateurs, du système de réseau et de l'intranet, des climatiseurs, du copieur, du groupe électrogène, etc. ;
- Vous vous assurez de l’entretien régulier des équipements et du bureau, si nécessaire via des contrats-cadres, et vous signalez tout problème ;
- Vous restez en contact avec le propriétaire pour les réparations inhérentes au bureau ;
- Vous participez à l'inventaire du projet et à la tenue à jour du fichier ;
- Vous assistez aux réparations et entretien au bureau, conformément aux politiques et procédures d’Enabel ;
- Vous assistez à l'application des conditions de location en matière de réparation, de dommage ou de négligence ;
- Vous veillez à ce que les bâtiments et les véhicules soient entretenus de manière continue et conformément à toutes les exigences en matière de santé et de sécurité ;
- Vous sensibilisez le personnel à l'utilisation du matériel de bureau ;
- Vous assurez la gestion optimale des stocks.
3. Vous soumettez les demandes aux autorités douanières, etc. pour la collecte de matériel et d'équipement, afin que les projets puissent disposer du matériel le plus rapidement possible et éviter de payer divers frais ou pénalités de paiement tardif.
- Vous soumettez la demande d'autorisation à l’ECA afin d'utiliser la procédure la plus appropriée pour la collecte du matériel et des équipements importés ;
- Vous conseillez les projets et la représentation en matière d’Incoterms ;
- Vous êtes responsable de toute régularisation, demandes d’enregistrement nécessaire conformément aux procédures en vigueur ;
- Vous prenez les mesures nécessaires pour faciliter le travail des transitaires ;
- Vous surveillez les procédures d'importation temporaire de matériel et d'équipement ;
- Vous vous assurez que les achats (importés ou locaux) sont effectués conformément aux arrangements ou accords spécifiques sur les taxes, etc ;
- Vous mettez à jour les enregistrements de suivi pour les exemptions et la gestion des stocks ;
- Vous tenez et mettez à jour un journal de suivi des enregistrements.
4. Vous fournissez un soutien aux projets pour aider à assurer la bonne exécution de diverses tâches / procédures.
- Vous prenez des dispositions pratiques et apportez un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ;
- Vous fournissez un soutien aux projets d’acquisition et de gestion de matériel / d'équipement ;
- Vous établissez des plans d'évacuation des bâtiments en cas d'urgence ;
- Vous êtes responsable de l'organisation de réceptions ou d'autres événements ;
- Vous prenez en charge l'installation sur le site d'équipements tels qu'un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et vous savez comment les utiliser ;
- Vous restez en contact avec les fournisseurs et recherchez des informations ;
- Vous effectuez les formalités d’abonnement telles que l'électricité, l'eau, les services téléphoniques, et veillez à leur bonne utilisation.
5. Vous gérez l’équipe des collaborateurs polyvalents dont vous êtes le responsable hiérarchique afin de disposer de personnel motivé et performant.
- Vous fixez les objectifs et les priorités de votre équipe ;
- Vous motivez, encadrez, suivez et évaluez les collaborateurs ;
- Vous créez un climat de confiance et de responsabilisation.
Votre profil :
Niveau de formation requis
Licence/Baccalauréat en Gestion et Administration, Achat/Logistique ou domaine équivalent.
Expérience professionnelle requise pour la fonction
Minimum trois (03) ans d’expérience professionnelle dans le même domaine de travail (Achats/Logistique).
Une expérience dans une ONG ou agence bilatérale est un atout.
Compétences et connaissances requises pour la fonction
• Vous connaissez les procédures d'achat et les bases de la gestion des stocks ;
• Vous avez la capacité à lire et à comprendre les spécifications techniques des matériaux ;
• Vous disposez des connaissances de base des normes de qualité et de sécurité ;
• Une connaissance de base des déclarations de transit/en douane sont un atout ;
• Vous disposez d’une bonne connaissance des logiciels (MS Word, Excel) et capacité d’apprentissage ;
• Vous avez des connaissances en TIC (logiciel et matériel) ;
• Vous êtes responsable d’équipe ;
• Vous faites preuve de grandes capacités en leadership ;
• Vous faites preuve de forte capacité à la concertation et à la gestion des relations interpersonnelles ;
• Vous disposez d’une forte capacité d’écoute, de confidentialité et d’intégrité ;
• Vous disposez d’une forte capacité de travailler dans un environnement multiculturel ;
• Vous parlez et écrivez couramment en français et en Kirundi ;
• Vous êtes de nationalité burundaise.
Enabel offre
• Une fonction variée et enrichissante dans un environnement international. Vous êtes engagé.e au sein d'Enabel dans la fonction de “Logisticien.ne Gestionnaire des achats”.
• Un contrat de travail à durée indéterminée, dans le cadre d’une des interventions du nouveau programme de Coopération entre le Burundi et la Belgique.
• Vous serez basé à Bujumbura, avec des missions dans les provinces d’intervention du programme.
• Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes (classe 4).
Les postes vacants d’Eanbelsont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Enabel ne fait pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.
