Context general
HealthNet TPO est une organisation non-gouvernementale qui intervient dans des zones affectées par la guerre, la pauvreté et les catastrophes. Nous travaillons de concert avec les populations locales pour développer et renforcer des systèmes de santé afin que ceux-ci s’inscrivent dans la pérennisation. Notre but est d’améliorer la situation sanitaire en général ainsi que de contribuer au développement de systèmes d’accès aux soins de santé. Il est essentiel pour HealthNet TPO que la population affectée soit entièrement impliquée et mobilisée. C’est pourquoi nous sommes inclusifs et renforçons la capacité des organisations, communautés et autorités locales. HealthNet TPO excelle à développer des interventions ciblées afin de consolider la santé des populations vulnérables.

Notre quartier général est basé aux Pays-Bas ; nous opérons aussi en Afghanistan, au Burundi, en Colombie et au Soudan du Sud, où nous avons des bureaux régionaux.

HealthNet TPO a signé le 3 juin 2019 avec l’Union Européenne un contrat en tant que responsable de Consortium pour un projet de 3 ans (Volet Santé – Mesure d’Appui à la résilience des populations du Burundi).  Ce projet s’intitule « Twiteho Amagara ».  Le consortium est composé de Gruppo di Volontariato Civile (GVC), medica mondiale (mm) et Pathfinder International (PI). Ce projet a pour objectif non seulement d’accroître l’accès pour tous à des services de santé de qualité y compris la santé sexuelle et reproductive mais aussi de répondre aux besoins spécifiques en matière de santé pour 70% de la population en situation de crise dans 3 provinces : Cibitoke, Kayanza et Ngozi.

Le/la Logisticien(ne) s’assurera que les politiques, systèmes et procédures standards de HNTPO mais surtout du bailleur (l’Union Européenne) en logistique sont compris et respectés dans toute les actions mises en œuvre par HNTPO durant le projet Twiteho Amagara. Ce rôle implique une responsabilité spécifique pour satisfaire tous les besoins en approvisionnement des bureaux provinciaux en temps opportun, le transport des fournitures et matériel requis de Bujumbura aux provinces, la gestion du parc automobile, des chauffeurs et l’entretien général de l’antenne du bureau de Cibitoke et Bujumbura. Le/la Logisticien(ne) est chargé uniquement de la logistique de la partie du projet incombant à HNTPO, et non pas pour l’ensemble du consortium. Mais il/elle sera le point focal logistique HNTPO pour le logisticien coordonnateur du consortium.

Ce poste national est à pourvoir pour une durée de 12 mois (renouvelable) à partir de mi-août 2020, et est basé à Bujumbura au Burundi (50% du temps à prévoir pour des déplacements sur le terrain dans les provinces de Cibitoke, Kayanza et Ngozi).

Le/la Logisticien(ne) est sous la supervision directe de la Responsable des Finances. Il/elle rend compte au second échelon au Chef de Mission. Il/elle devra travailler en étroite coordination avec la coordinatrice de consortium de HNTPO Burundi.

Toutes les taches qui suivent ne sont relatives qu’à la partie du projet de Twiteho Amagara incombant à HNTPO.                                                   

Achats

• • Recevoir, examiner et analyser toutes les demandes d’intrant et prestation de services de HNTPO pour s’assurer qu’ils contiennent des renseignements clairs, qu’ils ont les spécifications techniques complètes requises et en conformité avec la pratique établie
• • En collaboration avec le logisticien coordonnateur du consortium (sous GVC), responsable de la logistique pour l’ensemble du consortium, préparer à temps et correctement les plans d’achats de HNTPO, veiller à leur application et s’assurer que les procédures sont conformes aux politiques et aux exigences du bailleur et de HNTPO.
• • Faire les demandes d’achat ou d’approvisionnement auprès du coordonnateur log, suivant les besoins ou sur les recommandations du comité d’achat en tenant compte de la rentabilité et la qualité des produits et / ou leur disponibilité si nécessaire.
• • Gérez l’acheminement de fournitures de Bujumbura vers les provinces, y compris :
• Surveiller le déchargement des véhicules avec les intrants, prévenir les risques de dommages et pertes. Rapporter immédiatement toutes les divergences, conformément aux                                    procédures existantes de HNTPO et du bailleur.
• Gérer tous les documents de transports, d’approvisionnement selon les procédures logistiques existantes de HNTPO.
• • Identifier les fournisseurs avec les autres membres du consortium dans le comité d’achat et si besoin, préparer les contrats des fournisseurs et prestataires de service selon les besoins spécifiques de HNTPO.
• Réception et demande de paiement.
• • Recevoir et vérifier les factures en vérifiant les livraisons effectives contre les ordres d’achat
• • Rapprochement de tous les documents (bons de commandes, de livraison, de réception de marchandises et factures), vérifier la conformité aux spécifications, préparer une demande de paiement et l’adresser au département des Finances pour paiement.
• • Veiller à ce que les fournisseurs soient payés conformément au contrat, et conformément aux procédures de HNTPO

Gestion des équipements

• • S’assurer que tous les équipements de  HNTPO sont étiquetés / codés selon les procédures existantes de la logistique de HNTPO et que le registre des équipements est régulièrement mis à jour.
• • Signalez tous les problèmes ou les questions liées à la logistique de tous les bureaux à votre responsable hiérarchique et aussi au logisticien coordonnateur du consortium.
• • Assurer la maintenance des groupes électrogènes et faire un suivi de la consommation du carburant ( bureau de Bujumbura et Cibitoke)
• • Toutes autres tâches demandées par votre responsable hiérarchique.

Gestion du parc automobile et chauffeurs

• - Etre responsable du Transport et de la gestion des chauffeurs HNTPO liés au projet.
• - S’assurer que les véhicules et motos ont les documents nécessaires  et renouvelés à temps et assister en cas d’accident.
• - Faire régulièrement une analyse de consommation des véhicules et motos liés au projet et prévoir un calendrier pour leur entretien.
• - S’assurer que tous les chauffeurs fassent la vérification journalière des véhicules en remplissant les feuilles de bord.
• - Reporter toute anomalie sur l’utilisation, la consommation et le non-respect des procédures à son responsable hiérarchique et le cas échéant au représentant du bureau HNTPO Burundi.
• - S’assurer que les chauffeurs soient au courant des mesures de lutte contre le Covid 19 et que ces mesures sont strictement respectées

Budget

Révision et suivi du budget de transport et de la logistique des bureaux de base en collaboration avec le coordonnateur logisticien du consortium et le chef du Projet de HNTPO

Enregistrement et Rapports

• Maintenir à jour  tous les dossiers concernant l’achat de biens et services, plan d’approvisionnement et rapports de suivi liés au projet et produire un rapport mensuel concernant le transport.

• Veiller à un classement adéquat et digitalisation des documents de tout ce qui est relatif aux achats demandés par le projet / donateurs de HNTPO.

Minimum requis :

• - Niveau académique : Licence ou équivalent de préférence en administration/gestion
• - Au moins 5 ans d’expérience dans le poste de logisticien en ONG, au minimum 3 ans dans une ONG internationale.
• - Permis de conduire burundais valide à jour obligatoire.
• Autres requis souhaitables :
• - Expérience en logistique et connaissance du cycle d’approvisionnement, du parc de véhicules et de la gestion des stocks
• - Expérience dans les ONG nationales en logistique.
• - Sens du détail avec d’excellentes aptitudes à la planification et à l’organisation
• - Compétences en informatique : MS Outlook, MS Excel, MS World et MS PowerPoint
• - Compétences en matière de gestion du personnel et de la sécurité
• - Maitrise totale du kirundi, français (parlé, écrit, lu)
• - Savoir l’anglais est un atout important

• · Leadership, mobilisateur et dynamisme
• · Adhésion aux valeurs de l’organisation
• · Excellentes aptitudes d’analyse, de synthèse et d’organisation
• · Culture du résultat en dépit d’un environnement complexe
• · Flexible, bon esprit d’équipe, capable d’écouter et de motiver
• Capable de travailler dans un environnement multiculturel
• Proactif(ve) et capable de travailler avec un minimum de supervision
• Adapter occasionnellement ses horaires de travail

Une opportunité pour vous d’utiliser votre expertise afin de gérer la logistique et renforcer une administration rigoureuse et de qualité d’une organisation œuvrant pour le bien-être des populations vivant dans des zones fragiles. Un rôle polyvalent au sein d’une équipe réduite dans laquelle vous pouvez réellement faire la différence.

• · Un environnement de travail dynamique, international, et multiculturel
• · Un rôle à temps plein (40 heures par semaine, Position nationale)
• · Contrat d’une durée de 12 mois qui devrait débuter le 17 août  2020 (le contrat peut être renouvelé)

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV actualisé  (Maximum 3 pages) et votre lettre de motivation (Maximum 1 page)  à : rf@burundi.hntpo.org  et copié au mail : cdc@burundi.hntpo.org,  au plus tard vendredi 7 Août 2020. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure qu’elles seront reçues et ce, avant la date limite.

Veuillez inclure dans le sujet de votre email: « Logisticien».

Tout dossier ne respectant pas le minimum requis (Lettre de motivation, CV actualisé, niveau d’étude, nombre d’année d’expérience, dossier non envoyé aux 2 email adresses…) ne sera pas considéré (attention de bien respecter le nombre de pages demandées dans le CV).