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Description
Sous la supervision directe du Coordinateur des Operations, le (la) manager Support Logistique et point focal aura comme responsabilités de :
- Veiller au bon déroulement des activités de support logistique des partenaires du HCR au site Bujumbura : garages, entrepôts, carburant et transport (refugié) ;
- Gérer les patrimoines de support logistique dont les entrepôts, la flotte, ainsi que d’autres matériels ;
- Participer dans l’élaboration du budget du programme ;
- Assurer le suivi de l’utilisation du budget dans BVA ;
- Participer dans la rédaction des sous-accords et proposition de projet ;
- Collecter toutes les données pour les rapports du programme dans tous les secteurs au niveau national ;
- Veiller à l’utilisation et la gestion efficace de l’outil PMS ;
- Gérer le personnel du site sous sa supervision ;
- Etre le point focal de toutes les activités de support logistique ;
- Coordonner les activités de support logistique en collaboration avec les autres sites ;
- Veiller au respect des procédures standards opérationnelles SOPs de partenariat ;
- Veiller au respect des politiques de sécurité et de transport en vigueur à IRC ;
- Assurer une bonne planification hebdomadaire des activités du programme ;
- Maintenir une communication avec la direction du programme pays et le bailleur ;
- Dresser les rapports hebdomadaires et mensuels à transmettre à son superviseur et le bailleur ;
- Respecter les procédures d’IRC par rapport au poste ;
- Assurer la supervision des Data Encoder (WMS, FMS, WSM);
- Archiver les données pour les secteurs de Support logistique;
- Préparer les formations et les réunions techniques pour les secteurs de Support logistique et produire les comptes rendus/ procès-verbaux ;
- Assurer une bonne représentation de l’organisation au travail et en dehors du travail ;
- Organiser des réunions mensuelles avec des staffs sous ta supervision ;
- Elaboration de planifications des achats & plans de dépenses.
Gestion des Sites pour le support logistique
- Restez au courant de toutes les questions de programmation et servir de principal point de contact en matière de programmation et de coordination des sites pour le support logistique ;
- Visiter périodiquement les sites en vue de vérifier la mise en œuvre des activités de support logistique et de s'assurer que les besoins logistiques du programme sont satisfaits ;
- Faire un suivi des questions de programmation sur demande du personnel du secteur;
- Faire des recommandations à l’endroit du Coordinateur des opérations (basé à Bujumbura), DDP et au Directeur Pays, en cas de besoin, en vue d'améliorer la qualité du programme LSP et sa mise en œuvre ;
- Contribuer à l'élaboration de la proposition, les rapports des donateurs et à la planification stratégique sur demande du superviseur.
Collaboration avec les Opérations
- En collaboration avec le Coordinateur des Opérations, assurer le suivi des questions de logistique à la demande du personnel de terrain basé dans les différents sites ;
- S'assurer que le système d'achat est conforme aux exigences d’IRC et des donateurs ;
- Assurez que les procédures d’entrepôt d’IRC sont suivies de façon appropriée et produire un rapport au moins une fois par mois ;
- Superviser la gestion et la sécurité de tout le matériel de bureaux et des entrepôts sur toutes les bases y compris Bujumbura ;
- Assurez que les procédures de gestion des Actifs (Asset) d’IRC sont bien suivies de façon appropriée et proposer des stratégies de remplacement ou de mise en vente des équipements obsolètes.
Finances
- Assurer le maintien des mécanismes et contrôles internes ;
- Approuver les documents financiers dans les limites de ses attributions ;
- S’assurer que toutes les politiques et procédures financières sont strictement observées et respectées ;
- Assurer la mise en œuvre des recommandations des Audits internes et externes.
- Administration et planification
- Restez au courant de toutes les questions de programmation et servir de principal point de contact en matière de programmation et de coordination des sites pour le support logistique ;
- Organiser l’accueil et/ou les visites du personnel d’IRC, des partenaires et des Bailleurs de fonds, Donateurs, ou tout autre visiteur dans le Pays dans le cadre de support logistique ;
- Participer à toutes les réunions tel que recommandé par le Directeur Pays ou le Directeur Adjoint des Programmes.
Suivi et évaluation
- Servir de point focal pour la publication de l’information au niveau des indicateurs des secteurs de support logistique;
- Produire des rapports périodique (mensuels, trimestriels, annuels, …) de suivi des indicateurs ;
- Effectuer des missions de suivi-Evaluation sur l’instigation du Directeur Pays/Coordinateur des opérations /Directeur Adjoint des Programmes et/ou du Grant & Partnership Coordinator et produire des rapports à cet effet.
Grants & Partnerships
- Participer à l’élaboration des descriptifs de projets et des plans de travail ;
- Suivi de l’utilisation du budget;
- Participer à l’élaboration des rapports trimestriels, semestriels et annuels.
Communication
- Servir de point focal pour la liaison entre les Supports logistique et les Opérations IRC ;
- Participer aux réunions périodiques de communication de l’IRC ;
- Faire le suivi des calendriers périodiques de communication ;
- Elaborer tous les outils de communication du programme LSP dans le cadre de L’IRC global ;
- Exécuter toute autre tâche lui assignée par son superviseur.
Profil
- Avoir un diplôme universitaire dans les sciences sociales ou autre niveau similaire académique;
- Etre de nationalite burundaise;
- Avoir une forte expérience en Gestion des Approvisionnements et Logistique ;
- Avoir une grande expérience (5 ans au moins) dans les opérations humanitaires d’urgence ;
- Avoir une grande expérience de travailler avec les Agences des UN et autres partenaires humanitaires ;
- Avoir des connaissances dans la gestion des opérations de rapatriement, des Garages, des Entrepôts, de Stock Carburant, etc… ;
- Avoir de très bonnes capacités de communication dans un contexte multiculturel ;
- Avoir des fortes capacités de planification et être apte à trouver des réponses et des solutions dans un bref délai;
- Avoir des connaissances dans l’utilisation les logiciels de gestion de Bases de Données Relationnelles ;
- Avoir de bonnes connaissances dans la rédaction/préparation des propositions de projets et de budget ;
- Avoir une expérience dans la gestion et utilisation du budget ;
- Avoir un esprit d’analyse et des bonnes capacités rédactionnelles ;
- Etre à mesure de travailler sous pression/stress avec des missions à l’intérieur du pays ;
- Avoir des fortes capacités de gestion d’équipes multidisciplinaires ;
- Maitrise des outils MS Office de traitement des données et de présentation ;
- La connaissance de la langue Anglaise et le Swahili serait un atout.
Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 09 Juin 2021 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.
Fait à Bujumbura, le 02 Juin 2021
L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et les principes énoncés dans la voie d’'IRC - Normes de conduite professionnelle. Ceux-ci sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC fonctionne et applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la Protection de l’enfant, la lutte contre le harcèlement en milieu de travail, l'intégrité financière, et la lutte contre les représailles
