A propos de TechnoServe:

Tout le monde mérite l'opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier de l'exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté.

Les communautés à faibles revenus dans lesquelles nous travaillons sont pleines de gens entreprenants. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont les clés du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes gens, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier se sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants... lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, celles-ci peuvent accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée. Les communautés et même des pays entiers s'en portent mieux.

A propos du Projet:

TechnoServe lance actuellement un projet de développement du secteur du café sur 5 années au Burundi. Financée par l'USDA à hauteur de plusieurs millions de dollars, l'Initiative Burundi Better Coffee (Initiative pour un meilleur café au Burundi) vise à renforcer la compétitivité du secteur du café au Burundi en améliorant la production dans les exploitations agricoles, le traitement au niveau local, la commercialisation ainsi que l'écosystème de soutien. Nous recrutons activement pour divers postes afin de gérer et exécuter les différentes composantes du Programme, notamment dans les domaines des finances, des ressources humaines et des opérations du Projet sur le terrain.  

Description du poste:

Le gestionnaire de bureau est responsable de fournir des services de gestion de bureau et de gérer toute la logistique du programme. Il s’agit notamment de maintenir l’efficacité des services de bureau, de tenir à jour les dossiers de bureau et d’autres formes de soutien administratif.

Principaux rôles et responsabilités  

Collaborer avec les équipes de mise en œuvre (logistique)

• Agir en tant que point focal pour toutes les activités opérationnelles (informatique, logistique, flotte et gestion des actifs) au Burundi ;
• Former et encadrer les membres de l’équipe du programme dans l’utilisation des différents outils de suivi opérationnel et dans la meilleure façon dont ces programmes peuvent bénéficier de ces outils ;
• Fournir des conseils proactifs aux équipes du programme pour assurer des systèmes opérationnels optimaux tout en maintenant le respect des politiques pertinentes de TechnoServe (par exemple, la règlementation sur l’utilisation des véhicules, l’organisation des voyages, la sécurité, etc.) ;
• Aider les équipes du programme dans le pays à élaborer et à mettre à jour des plans opérationnels trimestriels pour la logistique de l’équipe et la gestion des véhicules (y compris le ravitaillement en carburant et l’entretien des véhicules) ;
• Servir de coordonnateur des voyages et du soutien pour les membres des programmes transversaux ou des équipes régionales et internationales voyageant dans le pays, coordonner la logistique des voyages et de l’hébergement

 Gestion de bureau

• Assurer un environnement de bureau sûr, propre, bien organisé et doté de ressources à Bujumbura et dans les bureaux de l’intérieur de pays ;
• Coordonner l’administration des ressources de bureau et unerrange pour la réparation et l’entretien du bureau et de l’équipement de bureau.

 Gestion de flotte

• Préparer et examiner les rapports mensuels de rapprochement du carburant, y compris les rapports d’entretien des véhicules par programme, et conseiller les gestionnaires de programme sur la voie à suivre ;
• Superviser la gestion globale du parc de véhicules de TechnoServe, y compris l’établissement de calendriers d’entretien, la gestion de la sécurité, de la sûreté et des systèmes de suiv ;
• Embaucher et gérer tous les chauffeurs de bureau en s’assurant qu’ils reçoivent toute la formation nécessaire sur les politiques de TechnoServe et qu’ils maintiennent leurs titres de compétences ;
• Veiller à ce que l’administration des véhicules sur le terrain et des conducteurs soit exécutée de manière professionnelle et conformément à la politique sur les véhicules et aux règles de circulation de TechnoServe, et à ce que tous les registres de véhicules connexes soient remplis de manière appropriée et à temps ;
• S’assurer que les véhicules de location sont adaptés à l’usage prévu, que les chauffeurs embauchés ont un niveau de compétences acceptable et qu’ils sont informés des politiques et du code de conduite de TechnoServe ;
• S’assurer que les véhicules ont une assurance, une immatriculation et d’autres documents requis qui sont à jour ;

 Gestion d’actifs

• Tenir un registre des actifs à jour et précis pour le Burundi ;
• Veiller à ce que le transfert et la restitution des avoirs à destination et en provenance du personnel dans les différents lieux d’affectation fassent l’objet d’un suivi ;
• Effectuer régulièrement des vérifications/contrôles physiques de tous les actifs et de l’inventaire dans les bureaux extérieurs de TechnoServe ;
• Tenir à jour l’inventaire des immobilisations et faire rapport à la section des finances sur une base trimestrielle.

 Sûreté et sécurité en collaboration avec le Siège international

• Aider le Coordonnateur du Projet à recueillir, mettre à jour et communiquer sur la situation en matière de sûreté et de sécurité dans le pays et dans les zones opérationnelles, le cas échéant, et prendre des mesures de précaution pour assurer la sécurité du personnel ;

• Élaborer, maintenir et coordonner la mise à jour du plan national de sûreté et de sécurité
• Avec le soutien du Chef de Projet, assurer la mise en œuvre du plan national de sûreté et de sécurité et d’autres politiques et procédures applicables en matière de sûreté et de sécurité ;

• Soutenir la gestion des crises ou des incidents ; au besoin
• Au besoin, fournir un briefing de sécurité à tous les visiteurs internationaux au bureau (personnel du siège et des bureaux régionaux, consultants, etc.) dans les 24 à 48 heures suivant leur arrivée

 Surveillance et établissement de rapports sur la sûreté et la sécurité

• Effectuer des évaluations continues des menaces pour les zones opérationnelles de TechnoServe ;
• Surveiller le respect par le personnel des politiques de sûreté et de sécurité de TechnoServe ;
• Identifier les points faibles des protocoles de sûreté et de sécurité nécessitant une amélioration ;
• Suivre les déplacements du personnel (pour mieux fournir un soutien en cas d’incident) ;
• Surveiller les véhicules, les conducteurs, les activités de garde et les opérations pour s’assurer qu’ils respectent les protocoles de sûreté et de sécurité, le cas échéant ;

• Signaler les incidents de sécurité affectant le personnel, les bureaux et les biens de TechnoServe au personnel national et divisionnaire ;

• Rédiger et distribuer des mises à jour sur la sûreté et la sécurité au personnel des bureaux de pays et assurer la liaison avec la fonction de conformité et de gestion des risques du siège.
• Distribuer l’information selon les directives du Chef de Projet au personnel

Administration générale

• Tenir à jour les dossiers/documents de correspondance courants et confidentiels ;
• Tenir à jour une base de données contenant les coordonnées des personnes-ressources qui pourraient être nécessaires en cas d’urgence ;
• Développer des liens étroits avec les ministères responsables gouvernementaux ;
• S’assurer que l’exigence d’enregistrement du bureau TNS est respectée, y compris le renouvellement de l’enregistrement ;
• S’assurer que les exigences des permis du personnel international sont remplies ;
• Assurer la facilitation de tout soutien aux voyages aux visiteurs, consultants, invités à la fois « du terrain » et de « l’étranger » ;
• Faciliter tout accord avec des tiers et rendre compte régulièrement au responsable des ressources humaines et de l’administration ;
• S’assure que tous les paiements de factures d’hôtel et autres paiements sont réglés en temps opportun ;
• Assurer la liaison avec les départements / visiteurs pour déterminer leurs besoins précis en matière d’événements ; et produire des propositions détaillées pour les événements (p. ex. lieux, fournisseurs et budgets);
• Obtenir et réserver un lieu ou un emplacement approprié ; et coordonner la gestion des sites, les traiteurs et la location d’équipement, le cas échéant ;
• Faciliter l’hébergement et le transport des participants au besoin ;
• Soutien à la planification de l’horaire des programmes et de l’aménagement des salles et des programmes de divertissement ;

Facteurs de réussite

• Intelligence émotionnelle : Empathique, comprendre les attitudes, les intérêts, les besoins des autres ; prédire le comportement des autres. Avoir la conscience de soi et empêcher ses propres émotions d'interférer avec le travail. Comprendre à la fois les forces et les limites des autres.
• Encadrement/rétroaction : Reconnaître et valoriser les qualités des autres. Fournir des conseils et un retour d'information en temps opportun pour aider les autres à développer des domaines de connaissances et de compétences afin d'accomplir des tâches ou résoudre des problèmes.
• Intégrité et honnêteté : Bénéficier d'une large confiance ; être perçu comme une personne directe et véridique ; présenter des informations véridiques de manière appropriée et utile ; garder les confidences ; admettre ses erreurs ; ne pas se présenter faussement pour un avantage personnel.
• Planification et programmation des ressources : La capacité d'estimer, de justifier et de gérer les niveaux de financement appropriés pour soutenir la réalisation des objectifs. Planifier, programmer, hiérarchiser et contrôler efficacement les activités ; identifier, intégrer et coordonner les ressources (personnes, matériel, informations, budget et/ou temps) pour atteindre des objectifs visant à améliorer la performance globale de l'organisation.
• Diversité/Inclusivité : Démontrer une compréhension et une appréciation de la diversité et soutenir les efforts de diversité. Interagir efficacement et de manière inclusive avec des personnes de toutes les races, cultures, ethnies, origines, religions, âges et sexes.

1. Exigences clés et qualification

• Baccalauréat en approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, avec un minimum de 7 ans d’expérience en approvisionnement / administration / logistique au sein d’une organisation similaire ;
• Connaissance de la législation, des normes et des procédures pertinentes ;
• Excellentes compétences en informatique dans Word, Excel, PowerPoint et Internet ;
• Souci du détail, y compris de solides compétences organisationnelles et analytiques ;
• Capacité à anticiper la demande, à gérer plusieurs tâches / projets et à respecter des délais serrés ;
• Une expérience de la gestion de flotte/chauffeurs est préférable ;
• Parle couramment le Français, le kirundi et l’anglais ;

Les candidatures féminines sont vivement encouragées. 

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d'améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à postuler.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d'être un employeur offrant l'égalité des chances et une action positive et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, l'âge, le statut VIH/SIDA, le statut de vétéran protégé, le handicap et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l'exploitation et nous examinons minutieusement tous les candidats finaux en vérifiant rigoureusement leurs antécédents et leurs références.