International Rescue Committee

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Bujumbura, Burundi

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                 Termes de Référence pour le recrutement Interne et Externe de:

                               Un(e) (1)  Officier (e) Partenariats                             

Référence: IRC/BUJ/G/02/OP

Contexte et brève Historique de l’IRC

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide vitale aux réfugiés contraints de fuir une guerre ou une catastrophe.  Aujourd’hui, IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes américaines afin de redonner sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.  

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l’une des plus grandes ONG au Burundi. Il a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l’oppression. L’IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l’accent sur l’assainissement de l’eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l’IRC a fait un premier pas veArs les programmes de reconstruction post-conflit.

Aujourd’hui, IRC Burundi dispose d’un programme post-conflit dynamique comprenant la prévention et la réponse à la Violence Basée sur le Genre, la Protection des enfants, l’Accès aux droits et la bonne gouvernance, le Relèvement Economique, l’Eau, Hygiène et Assainissement avec 10 projets en cours. IRC Burundi a la volonté de mettre en œuvre la politique partenariale (Partnerships for Excellence and Equality Results System-PEERS) d’IRC dans toutes les opportunités et projets en cours. Actuellement, IRC Burundi a 6 partenaires nationaux et internationaux, nécessitant la gestion des contrats de partenariat.

Description du Poste

Travaillant sous la supervision du (de la) Manager des Subventions et Partenariats, l’Officier(e) Partenariats est le référent pour tous les aspects liés aux partenariats et est point focal de la politique partenariale (Partnerships for Excellence and Equality Results System-PEERS) d’IRC et est en charge de la gestion de tous les aspects partenariaux.

Taches spécifiques

Gestion des partenariats

• Mettre régulièrement à jour la cartographie des partenaires potentiels en cohérence avec la stratégie d’IRC Burundi ;
• Assister le (la) Manager des Subventions et Partenariats au cours du processus de sélection de partenaires (compétitifs et non compétitifs afin d’identifier de nouveaux partenaires),
• Conduire toutes les étapes de sélection des partenaires de mise en œuvre des projets avant l’attribution (identification, due diligence, évaluation préalable, sélection de l’instrument approprié) et élaborer des plans d’atténuation pour tout risque identifié ;
• Examiner les budgets des partenaires ainsi que les projets d’accords de partenariat concernant les avances, les rapports et toute condition spéciale relative aux financements ;
• Pendant la mise en œuvre, procéder à l’examen des performances des partenaires, identifier les succès, les défis et les leçons apprises à travers les réunions de suivi et de réflexion ;
• Assurer le suivi des contrats et accords en cours et faciliter la signature de nouveaux contrats et accords conformément à la politique d’IRC de gestion des partenariats (PEERS) et aux systèmes internes d’IRC (OTIS) ;
• En collaboration avec les collègues et départements concernés, assurer le suivi direct de la gestion des risques liés aux projets mis en œuvre en partenariat, spécifiquement en ce qui concerne les questions financières et la réalisation des objectifs ;
• En collaboration avec les départements concernés, examiner les rapports financiers et narratifs et les documents justificatifs des partenaires pour s’assurer qu’ils sont conformes aux accords de partenariat, aux règles des bailleurs, politiques et procédures d’IRC, et, fournir des feedback aux partenaires, le cas échéant ;
• En collaboration étroite avec le département Finance, assurer une gestion financière efficace des accords de partenariat, y compris les paiements en temps voulu aux partenaires conformément aux accords de partenariat, et prendre des mesures en temps voulu en collaboration avec les partenaires pour résoudre tout problème de gestion financière ;
• En collaboration avec les équipes logistiques et d’approvisionnement concernés, Appuyer les partenaires dans la passation des marchés et la logistique conformément aux accords de partenariat ;
• En collaboration avec les départements concernés, assurer la clôture des accords de partenariat, notamment en ce qui concerne la vérification financière et la confirmation des actifs ;
• Veiller à ce que tous les dossiers de subventions d’IRC soient conservés et classés dans le système Box et conformément au système d’archivage défini; veiller à ce que des outils soient développés et maintenus pour enregistrer et suivre les informations essentielles sur les subventions et les délais ;
• Développer des processus et des outils en collaboration avec les partenaires afin d’assurer la performance optimale des partenaires par rapport à des indicateurs définis, conformément aux principes et à la méthode de travail d’IRC ;
• Coordonner les réunions de démarrage, de revue/mise en œuvre et clôture des projets mis en œuvre avec les partenaires ;
• Etablir des calendriers de rapportage, les partager avec les partenaires et en assurer le suivi ;
• Assurer la mise à jour de l’outil de gestion des partenariats (sub award dashboard)

Soutien et renforcement des capacités des partenaires

• Veiller à ce que IRC comprenne les priorités des partenaires en matière de renforcement des capacités, et identifient ensemble les possibilités et les plans pour qu’IRC et les partenaires renforcent leurs capacités mutuelles ;
• Lorsque nécessaire, assurer la mise en œuvre des plans de renforcement et de suivi des partenaires par tous les départements concernés (supply chain, secteurs techniques, finances, suivi-évaluation) afin qu’ils puissent mettre en place des systèmes et des capacités de gestion financière et de la chaîne d’approvisionnement qui répondent aux règles des bailleurs et aux procédures d’IRC ;
• Collaborer avec les secteurs techniques pour intégrer les approches de partage des capacités techniques, y compris la façon dont IRC peut apprendre des partenaires locaux ;
• Appuyer dans la promotion et l’identification des moyens d’apprentissage continu entre le personnel d’IRC et les partenaires.

Autres

• À la demande de la Coordinatrice, de la Manager des subventions & Partenariats et / ou du Directeur (ice) Adjoint(e) en charge des programmes (DDP), prendre la responsabilité de toutes autres tâches ne relevant pas de celles soulignées dans cette description de poste.

Qualifications requises  

• Être en possession d’un diplôme universitaire en sociologie, sciences sociales, études de développement ou gestion des projets, communication ou du même domaine ;
• Avoir des excellentes capacités en rédaction de documents en Français et en Anglais et parler couramment les 2 langues ;
• Avoir une bonne commande du logiciel MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher) ;
• Avoir des compétences informatiques solides, y compris dans la recherche en ligne et les plates-formes de gestion de données en ligne ;
• Avoir de l’expérience en conception de mise en page pour les matériaux de communication ou les compétences en conception graphique serait un avantage.
• Être capable de travailler en équipe ou de manière identique, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respectant les délais courts ;
• Faire preuve de beaucoup de dynamisme et d’une grande volonté d’apprendre ;
• Pouvoir démontrer une expérience de travail avec les organisations internationales non-gouvernementales dans le domaine de gestion des partenariats l’élaboration et/ou de la gestion de programmes/projets serait un avantage.

Compétences requises

Communication

• Communication claire et efficace verbale et écrite; écoute active et capacité à comprendre et surmonter les obstacles à la communication efficace ;
• Capacité à faire des feedback clairs aux partenaires à l’écrit comme à l’oral ;
• Avoir d’excellentes qualités relationnelles

Analyse

• Capacité de faire l’analyse des situations et proposer des mesures d’atténuation des risques ;
• Capacité de comprendre les réactions des partenaires, qui peuvent être complexes, évolutives et parfois conflictuelles.

Négociation

• Capacité à régler les différends et obtenir le meilleur résultat possible en maintenant les bonnes relations ;
• Gestion des interactions difficiles de manière constructive.

Réflexion 

• Capacité de réflexion sur le feedback des partenaires et d’en tirer la meilleure partie.

 Environnement de travail 

Le poste est basé dans la capitale, Bujumbura. La situation sécuritaire au Burundi est généralement calme.

Normes de conduite professionnelle : IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle.  Ces valeurs sont l’intégrité, le service, la redevabilité et l’égalité.  En accord avec ces valeurs, IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale ainsi que la lutte contre les représailles.

Egalité des genres : IRC s’engage à réduire l’écart entre les genres. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des différences entre les genres et d’autres avantages et allocations.

Egalité des chances pour les employeurs : IRC est un employeur soucieux de l’égalité des chances. IRC évalue tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du genre, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut d’ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par le droit applicable.

Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une  copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement en utilisant ce lien :

https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/12353?c=rescue

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 26 Février 2021 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Fait à Bujumbura, le 16 Février 2021