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DOCUMENT D’APPEL D’OFFRES

PRESTATION DE SERVICES DE GESTION INTÉGRÉE ET MAINTENANCE MULTITECHNIQUE (ÉNERGIE, PLOMBERIE, GÉNIE CIVIL & MOBILIER)

Référence No: KCB/FMM/2026/001

Date limite de soumission: 16 Janvier 2026, à 16h00 (heure locale)


1. INTRODUCTION

Dans le soucis de garder en bon état d’usage ses installations électriques, en plomberie, d'énergie et climatiseurs ainsi que son mobilier, KCB Bank Burundi Ltd lance un avis d’appel à manifestation d’intérêt à l’intention de toute personne physique ou morale, pouvant fournir les services de maintenance électrique et énergie, réparer et installer des climatiseurs, assurer un entretien préventif et curatif des groupes électrogènes et des climatiseurs, assurer la maintenance et réparation des installations d’électricité et de Plomberie pour ses Bureaux et certaines résidences se trouvant à Bujumbura et à l’interieur du Pays.

L'objectif est de garantir une disponibilité à 100% des infrastructures critiques et de maintenir en état fonctionnel de tous les equipemenents et installations dans toutes les agences de KCB Bank Burundi.

KCB Bank Burundi Limited possède neuf (9) agences dont cinq (5) sont localisées dans la ville de Bujumbura et quatre (4) agences sont situees dans l’intérieur du pays (Ngozi, Gitega, Rumonge et Muyinga). Ces sites incluent également les deux (2) sites ATMs hors-agences à Bujumbura (Quartier Kigobe et Quartier Kinindo)


2. VISITE DE SITES OBLIGATOIRES

Les soumissionnaires intéressés sont tenus de visiter les sites de toutes les agences de KCB Bank Burundi à Bujumbura (y compris les ATMs de Kigobe et Kinindo) et celles de l’interieur du pays.

  • • Obligation: une visite de site est impérative pour chaque agence et site ATM
  • • Preuve: Un certificat de visite de site signé par le responsable d'agence doit être joint à l'offre technique.
  • • Calendrier de visite: Durant les jours ouvrables, de 09h00 à 16h00, avant la date limite de dépôt des offres.


3. ÉTENDUE DES SERVICES ET DÉFINITION DES MISSIONS

LOT 1: Maintenance Électrique et Énergie

Mission: Garantir la continuité de service (100% uptime) et protéger les équipements sensibles contre les fluctuations du réseau électrique.

  • • Inspections mensuelles: une visite mensuelle de maintenance préventive obligatoire pour l'ensemble des réseaux électriques.
  • • Actifs Critiques: entretien trimestriel spécialisé des systèmes d'alimentation sans interruption (UPS) et des régulateurs automatiques (AVR) au siège, dans toutes les agences et pour les distributeurs de billets automatiques (DAB).
  • • Intervention d’Urgence: Garantie d'intervention dans moins de deux (2) heures pour toute urgence liée à l'alimentation électrique.
  • • Reporting: Rapports techniques mensuels détaillés sur la distribution de la charge et d’état de lieu des equipments.


LOT 2: Maintenance des Groupes Électrogènes

Mission : Assurer la disponibilité immédiate et automatique de la puissance de secours en cas de coupure REGIDESO.

  • • Fréquence de Service : Entretien complet tous les trois (3) mois ou toutes les 200 heures de fonctionnement.
  • • Portée Technique : Vidange d'huile, remplacement de tous les filtres (Mazout/huile/air), vérification du niveau d'eau des batteries et de la concentration du liquide de refroidissement, nettoyage du groupe électrogène.
  • • Logistique : Tenue rigoureuse d'un carnet de bord sur chaque site pour chaque groupe afin de suivre les heures de marche et la consommation de carburant.


LOT 3: Plomberie et Installations Sanitaires

Mission: Assurer la salubrité des lieux, le confort des usagers et prévenir toute dégradation structurelle par infiltration d'eau.

  • • Maintenance Sanitaire: Inspection périodique de tous les blocs sanitaires; réparation immédiate des fuites, remplacement des robinets d'arrêt (angle valves), des flexibles et débouchage des systèmes de drainage.


LOT 4: Services de "Handyman" et travaux de Génie Civil (Mobilier & Boiserie)

Mission : Maintenir l'ergonomie des postes de travail, la sécurité des fixations et l'esthétique irréprochable de l'image de marque de la Banque.

  • • Maintenance du Mobilier : Réparation des sièges de bureau (remplacement de vérous et roulettes) et ajustement des éléments de rangement.
  • • Menuiserie et MDF : Réparation professionnelle des finitions en bois, recollage des chants de mobilier en MDF, ajustement des charnières de portes et serrures de bureaux.
  • • Petites Réparations : Entretien des plafonds acoustiques, du carrelage au sol et retouches de peinture pour maintenir l'aspect "neuf" des agences, petits travaux de soudure.


LOT 5: Maintenance des climatiseurs

Mission : Garantir la continuité de service (100% uptime) et la protection des équipements sensibles contre les fluctuations du reseau electrique.

  • • Inspections mensuelles : Une visite mensuelle obligatoire de maintenance préventive .
  • • Actifs Critiques : Entretien trimestriel spécialisé des systèmes Climatiseurs au siège, dans toutes les agences et pour les ATMs (Distributeur Automatique a Billet).
  • • Intervention d'Urgence : Garantie d'intervention dans deux (2) heures pour toute urgence liée à panne de climatisseur .
  • • Reporting : Rapports techniques mensuels détaillés sur l’etat de fonctionnement fonctionnement des Climatiseurs et recommandations.


4. EXIGENCES DE L’OFFRE

4.1. Les conditions du marché

Ce marché est ouvert à égalité de conditions à toute personne physique ou morale ayant les capacités matérielles, techniques et financières suffisantes pour maintenir et entretenir les installations électriques, les groupes électrogènes, les climatiseurs, la plomberie ainsi que pour offrir les Services de "Handyman" et travaux de Génie Civil de moindre envergure (Mobilier & Boiserie).

• Tout soumissionnaire, pour être éligible, doit au minimum :

  • Ø Disposer d’un nom commercial, adresse physique, courriel et Téléphone
  • Ø Disposer d’un registre de commerce ainsi que d’un Numéro d’Identification Fiscale
  • Ø Être en règle avec l’OBR et avoir une Attestation fiscale valide.
  • Ø Avoir une expérience avérée dans le domaine de maintenance et entretien des climatiseurs et installations électriques, plomberie et les petits travaux de réparations des meubles.
  • Ø Disposer d’un personnel techniquement qualifié pour faire les entretiens des équipements avec rapidité et professionnalisme.


4.2. Presentation des offres

4.2.1. Enveloppe A : Offre technique et administrative

1. Conformité Administrative (Burundi):

  • • Présentation et identification du soumissionnaire (nom de l’entreprise, adresse physique, courriel et contact téléphone)
  • • Copie de Registre de Commerce (RC)
  • • Copie du Numéro d’Identification Fiscale (NIF) du soumissionnaire confirmé par le service habilité
  • • Copie de l’attestation fiscale de soumission en cours de validité
  • • Copie de Certificat d’enregistrement à la TVA pour les soumissionnaires assujetties à la TVA

2. Capacité Technique et Expérience:

Les documents à fournir et qui seront consideres dans l’analyse technique sont les suivants :

  • • Organigramme détaillé de la société.
  • • CV + diplome /certificat des personnes clés : Ingénieur, techniciens, etc.
  • • Liste de l'équipement mobile: Preuve de possession de véhicules (voitures, motos) et d'outillage professionnel.
  • • Experiences : fournir des attestations d’expérience détaillant les marchés similaires exécutés ou toute autre documentation ou preuve attestant que le soumissionnaire a déjà exécuté des marchés similaires durant les 3 dernières années
  • • Références: Fournir une liste des enterprises avec marchés de maintenance similaires exécutés au cours des 3 dernières années ainsi que leurs contacts téléphoniques et adresses emails.
  • • Atout: Une certification internationale (ISO ou autre) sera considérée comme un avantage.
  • • Certificats de Visite: Originaux signés pour chaque agence et chaque point ATM (Kigobe et Kinindo).
  • • Méthodologie: Calendrier détaillé de maintenance préventive.

4.2.2. Enveloppe B: Offre financière

Une offre financière sera faite en francs burundais (BIF), précisant le montant à payer pour l’entretien par trimestre selon le type ou la nature de service à fournir. Ce montant sera toute taxe comprise incluant la Taxe sur la Valeur Ajoutée. Le soumissionnaire va fournir le prix des pièces de rechanges (Filtres et autres) seront également données dans un tableau.

  • • Forfait Mensuel: Honoraires pour la maintenance préventive.
  • • Bordereau des Prix Unitaires (BPU): Prix fixes pour les consommables (huile, filtres, ampoules, vérins de chaises, serrures, robinetterie, etc).


5. SOUMISSION DES OFFRES

A. Echéance et modalités de dépôt des offres.

• Les dossiers de soumission complets seront déposés dans la boîte à soumission située au Siege de la KCB Bank Burundi, Avenue Pierre NGENDANDUMWE Numéro 1 au plus tard le 16 Janvier 2026 à 16h00, avec mention : « Offre pour le lot No…. : [Préciser le nom du lot/des lots] ».


B. Autres dispositions

  • 1. KCB Burundi se réserve le droit d’accepter et/ou de rejeter une ou toutes les offres non conformes au point 4.
  • 2. Allotissement: Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un seul lot, pour plusieurs lots ou pour l'ensemble des lots
  • 3. Une visite des installations électriques, groupes électrogènes, Onduleurs (UPS), de plomberie et climatiseurs est obligatoire à tous les soumissionnaires.
  • 4. Seules les soumissions remplissant les conditions seront prises en considération.
  • 5. Le fournisseur retenu accepte qu’une équipe de KCB Bank Burundi visite la société pour vérifier ses capacités techniques.
  • 6. Un contrat dûment signé et cacheté constituera un engagement entre KCB Bank Burundi et le fournisseur retenu.
  • 7. Le fournisseur retenu accepte de produire le rapport trimestriel de son intervention et ce document sera annexe sur la facture de paiement.


Note : Les offres tardives, incomplètes ou sans certificats de visite de site seront automatiquement rejetées.


Fait a Bujumbura le 06/01/2026