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  • Grade: G5
  • Arrangement contractuel: engagement temporaire en vertu de l'article 420.4 du Règlement du personnel
  • Durée du contrat: 2 ans
  • Lieu principal: Burundi-Bujumbura
  • Organisation AF_BDI Burundi
  • Horaire: à temps plein

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OBJECTIFS DU PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entierement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout type de transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION DES TACHES

L'Assistant Procurement rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants:

L'Assistant Procurement

  • 1. Assiste le Bureau pays dans l'elaboration des previsions en approvisionnement du bureau sur la base du plan previsionnel d'approvisionnement.
  • 2. Appui dans la mise en œuvre des activites liees a l'approvisionnement, et peut participer en lieu et place du superviseur a des rencontres avec les fournisseurs ou les differentes unites et programmes.
  • 3. Elabore en rapport avec les Unites techniques concernees, les documents d'appel d'offres de biens et services du bureau.
  • 4. Procede a la publication des appels d'offres du bureau et au contact des fournisseurs pour les appels d'offre restreints.
  • 5. Apres une selection de marche, initie les correspondances aux fournisseurs ayant soumissionnes aussi bien les fournisseurs selectionnes que ceux non selectionnes.
  • 6. Traite les requetes d'analyse des couts (Price estimate) pour les achats d'articles et de services hors catalogue. Si les prix des articles demandes ne sont pas disponibles, ou si les articles demandes ne sont pas dans le catalogue disponible dans le GSM, le demandeur initie une demande d'estimation de couts a travers le GSM et l'Assistant accorde toute attention au gestionnaire et assiste dans le processus (RPE: Request for Price Estimate) ainsi qu'il suit:
  • Enregistrer dans le systeme tous les articles et services qui ne sont pas dans le catalogue pour une estimation des couts;
  • Assiste le Manager a identifier des fournisseurs pour les biens et/ou services demandes en s'assurant que tous les details sont disponibles pour l'enregistrement dans le GSM.
  • Pour les demandes de service, les proformas sont demandees en tenant compte des details requis lies au service, du budget et des dates de livraison.
  • 7. Initie les requisitions dans le systeme (GSM)
  • 8. Assure le suivi de toutes les requisitions soumises et approuvees dans le systeme.
  • 9. Effectue les revisions requises sur les transactions et ou requisitions dans le GSM
  • 10. Initie et met a jour les demandes pour approvisionnement en biens et services; s'assure que les listes des fournisseurs sont envoyees pour leur creation dans le systeme.
  • 11. Assiste le bureau pays, dans le choix, la justification pour l'acceptation de l'offre qui n'est pas la plus economique.
  • 12. En cas de demande de service externe, l'Assistant Procurement appui les Managers dans l'evaluation de la requete, sur la base des politiques de l'OMS.
  • 13. Accuse reception des paiements des biens et services dans le GSM.
  • 14. Fais le suivi avec l'Unite des Finances pour le reglement des factures des fournisseurs.
  • 15. Tient correctement a jour les registres et archives de tous les achats du bureau.16. Gere le processus de creation des fournisseurs et assure l'evaluation trimestriel et annuel des fournisseur
  • 17. Produit les statistiques des achats des biens et services du bureau de maniere trimestrielle; produit le rapport annuel sur les achats de biens et services
  • 18. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'equipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

  • Essential: Diplome d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion
  • Desirable: Bac +2 en Administration et en gestion

Experience

  • Essential: Au moins 5 annees d'experience pertinente dans une institution publique ou privee reconnue
  • Desirable: Experience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Compétences

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel

Compétences de l'OMS

  • Travail en équipe
  • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
  • la communication
  • Assurer l'utilisation efficace des ressources
  • Produire des résultats

Utilisation des compétences linguistiques

  • Essentiel:
  • Souhaitable:

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie Services généraux une rémunération attrayante, qui comprend un salaire de base annuel net à partir de 25 311 000 BIF (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de pension et l’assurance maladie, selon le cas) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATION ADDITIONNELLE

  • Cet avis de vacance peut être utilisé pour combler d'autres postes similaires du même niveau.
  • Seuls les candidats sérieusement considérés seront contactés.
  • Un test écrit peut être utilisé comme une forme de dépistage.
  • Si votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir à l'avance une copie scannée du (des) diplôme (s) / diplôme (s) / certificat (s) requis pour ce poste. L'OMS considère uniquement les diplômes de l'enseignement supérieur obtenus auprès d'une institution accréditée / reconnue dans la base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien: http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
  • Toute nomination / prolongation de nomination est soumise au Statut, au Règlement et au Manuel du personnel de l'OMS.
  • Les fonctionnaires des autres lieux d’affectation sont encouragés à postuler.
  • Pour plus d'informations sur les activités de l'OMS, veuillez consulter le site http://www.who.int.
  • L'OMS s'est engagée à promouvoir la diversité de la main-d'œuvre.
  • Le personnel de l'OMS adhère à la Charte des valeurs de l'OMS et s'engage à mettre ces valeurs en pratique.
  • L'OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
  • Ce poste est soumis à un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de navettage du lieu d'affectation.