Programme Assistant - (2302324)

 Grade: G5

• Contractual Arrangement: Fixed-term appointment
• Contract Duration (Years, Months, Days): 2 Years
• Job Posting: Mar 13, 2023, 5:34:47 PM
• Closing Date: Mar 26, 2023, 11:59:00 PM
• Primary Location: Burundi-Bujumbura
• Organization: AF_BDI Burundi
• Schedule: Full-time

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OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L'equipe de pays est chargee de promouvoir la cooperation technique, de susciter l'interet et de coordonner l'aide au developpement sanitaire en se fondant sur les strategies mondiales et regionales, ainsi que sur les orientations de l'OMS. Cette equipe contribue egalement a la collecte, a l'analyse et a la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION OF DUTIES

1. Engager des projets de correspondance sur l'orientation des gestionnaires de programme ; mettre ces projets sous leur forme finale conformement au guide de redaction de l'OMS et du departement et verifier la qualite de la langue utilisee, le respect des regles de grammaire et l'exactitude des informations presentees avant de soumettre toute correspondance a l'approbation et a la signature de la hierarchie ;2. Organiser la preparation administrative des reunions internes et externes, y compris la preparation des plans d'affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des estimations des couts et des demandes d'autorisation de voyage ; aider a la preparation des documents ; envoyer le materiel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees ;3. Analyser la correspondance et les demandes recues, mettre en evidence les documents entrants et joindre des informations generales et identifier les domaines necessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant l'attention sur des questions importantes. Planifier les reunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins ; tenir les proces-verbaux des reunions et assurer le suivi des questions necessitant des mesures pour garantir une reponse rapide aux demandes de l'OMS ;4. Obtenir les documents d'information pour les reunions, seminaires, ateliers, etc. auxquels participent les gestionnaires de programme, verifier leur disponibilite et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et documents d'information adequats ;5. Veiller a ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, aux regles, aux pratiques, aux procedures et aux normes redactionnelles de l'OMS et les corriger si cela s'avere necessaire avant de soumettre les documents a la signature du Representant de l'OMS ;6. Utiliser des outils de suivi appropries, surveiller et s'assurer que les delais et les echeances sont respectes, et que la correspondance et les demandes sont analysees et traitees dans les meilleurs delais ;7. Utiliser le GSM pour preparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions effectuees par les administrateurs de programme. Faire les reservations de vols et d'hotel, preparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, a la demande ;8. Assurer le suivi de tous les paiements dus aux fournisseurs 9. Assurer les analyses et ajustements budgetaires10. Controler la conformite des budgets relative aux requetes de financement venant des partenaires ; 11. Verifier toutes les transactions financieres, les rapports, DFC, DI, GLOA du bureau pays de l'OMS pour s'assurer de l'exactitude et la conformite avec les regles, reglements financiers, et les procedures operationnelles de l'organisation 12. Accomplir d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l'appui administratif et le soutien au bureau du Representant de l'OMS.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: un diplome de fin d'etudes secondaires suivi d'une formation en administration.

Desirable:

Experience

Essential: au moins cinq annees d'experience acquise dans une institution publique ou privee de renom.

Desirable: une experience a des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou de toute autre institution des Nations Unies serait un atout. Une experience des systemes bases sur Oracle ou d'un autre systeme de type ERP est un atout.

Skills

Le ou la titulaire du poste fera preuve de maitrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation. Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procedures et pratiques, des regles et reglements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les presenter et les expliquer a d'autres membres du personnel.

WHO Competencies

• Teamwork
• Respecting and promoting individual and cultural differences
• Communication
• Producing results
• Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

• Essential: Expert knowledge of French.
• Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at BIF 30,008,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
• WHO is committed to workforce diversity.
• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.