Activités majeures

Résultats finaux attendus

Protocoles de gestion VIP

·                          Coordonner la planification et l'organisation d'événements VIP avec les programmes et les services concernés, y compris la rédaction des discours des personnalités du gouvernement lorsqu'ils sont invités en tant qu'invités en chef ou invités d'honneur à tout événement de Vision Mondiale.

·                          Coordonner la rédaction des discours clés du ND sur tous les grands événements avec les départements organisateurs et

·                          Département des communications en temps opportun.

·                          En collaboration avec les services de sécurité et d’administration, développer, diffuser et surveiller la mise en œuvre de procédures de protocole spéciales pour le personnel de la sécurité des portes et le personnel de la réception concernant la gestion des personnalités lors de l’entrée dans les locaux de WVB et de la réception, avant d’être présentées à leurs hôtes de Identité chrétienne et valeurs fondamentales.

Les procédures opératoires du protocole standard ont été respectées

Accord du pays hôte

·                          En collaboration avec l'équipe de direction, engager le dialogue avec le ministère des Affaires étrangères sur l'accord avec le pays hôte en ce qui concerne World Vision Burundi afin de tirer parti de tous les avantages potentiels au titre de la loi sur les privilèges et immunités

·                          Recherche et évalue continuellement l'orthophoniste sur tous les processus, politiques et procédures opérationnels appropriés du protocole; et faire des recommandations à leur attention lorsque d'importants changements importants dans l'environnement réglementaire affectent le statut de WV Burundi

Accord du pays hôte en place

Gestion des voyages (Visa et protocoles) Permis de travail

·                          Élaborer des procédures appropriées pour les processus de demande de visa de voyage pour le personnel afin de garantir la rapidité et le respect des normes de l'industrie du voyage.

·                          Maintenir les contacts et les profils de toutes les principales ambassades; leurs horaires de service consulaire par semaine et leurs formulaires de demande de visa mis à jour pour faciliter l’accès du ND aux voyages

·                          Traiter toutes les questions relatives à l'envoi de lettres d'invitation Visa à tous les visiteurs internationaux

·                          Facilite le traitement des visas de ND lors de la planification de voyages internationaux et coordonne les déplacements locaux.

·                          Faciliter et traiter les documents résidentiels du personnel international en location, renouvellement et séparation avec les agences concernées en collaboration avec le service des assurances multirisques

·                          Assurer une communication efficace avec le service d'immigration qui le tient au courant des produits et services de WVB destinés aux communautés burundaises.

·                          Traiter les visas et les permis ou le personnel en visite , les délégations / visiteurs pour leur voyage dans et autour du pays

·                          En liaison avec l'administration, conseiller le personnel sur tout changement dans les procédures de demande de visa de voyage

Tous les documents de voyage et de permis de travail acquis dans les délais prévus

Capacité? bâtiment

Développer et mettre en œuvre des programmes de renforcement des capacités pour

Les gestionnaires de programme et l’équipe de la haute direction sur les questions de protocole et de diplomatie et leur application à

WVB en tant que mission diplomatique

Amélioration des compétences des responsables de programmes sectoriels et des équipes de direction sur le protocole et la diplomatie

Relations gouvernementales

·                          Être la personne-ressource principale de toute la correspondance avec les plus hauts responsables du gouvernement et suivre de près les points d'action concernant les partenariats, les invitations aux réunions et les conférences conjointes pour assurer une coordination efficace

·                          Maintenir à jour les contacts et les profils de tous les ministres

·                          et membres du Parlement, gouverneurs autres haut

·                          personnalités gouvernementales auxquelles la haute direction a accès de temps à autre

·                          Surveiller et analyser l'environnement opérationnel dans les domaines prioritaires pour le travail en relations gouvernementales et assurer la liaison avec les départements concernés pour un engagement continu

·                          Favoriser et gérer les relations avec les administrations des États, en particulier avec les ministères suivants: Affaires étrangères, Agriculture, Environnement et Élevage; Santé publique, Lutte contre le VIH / SIDA: Education et Solidarité et genre, Hydrolic en construisant des relations positives et des collaborations avec les gouvernements des états.

·                          Fournit un soutien consultatif à la SLT en ce qui concerne les activités politiques, telles que la rédaction de lettres, la rédaction de points de discussion et de témoignages, ainsi que l'organisation et la préparation de réunions organisées par le gouvernement.

·                          Identifier les opportunités et développer des stratégies d'engagement, de participation, de partage d'informations et de plaidoyer par World Vision Burundi

·                          Servir de liaison principale pour World Vision Burundi avec des membres du parlement et du sénat et des homologues d'autres organisations non gouvernementales. Cela comprend la représentation de World Vision Burundi à des réunions, réunions d’information, événements et autres débats politiques pertinents. Dans certains cas, organisez et dirigez de telles activités avec le responsable Genre et plaidoyer

·                          Surveillez toutes les législations, réglementations et modifications environnementales susceptibles d'avoir un impact sur la mission, les priorités et les objectifs de l'organisation, et informez-les en conséquence.

·                          Travaille en étroite collaboration avec le département des communications pour la rédaction de nouvelles sur le développement de tout matériel accessoire sur demande

·                          Programmer, réserver, prendre rendez-vous avec le directeur national et l'accompagner aux réunions du ministère des Affaires étrangères / du gouvernement, selon les besoins, et assurer le suivi des points d'action

·                          Maintenir les contacts et les profils de tous les gouvernements, ambassades, services consulaires, CAE, ONU et divers partenaires / parties prenantes et partager les informations avec le directeur national

Relations existantes avec le gouvernement, les ONG et les partenaires renforcées

Nouvelles relations stratégiques établies avec les principaux acteurs des secteurs public et privé

Relations avec les donateurs et visibilité

·                          En collaboration avec les directeurs de division , veiller à ce que tous les visiteurs de NO, les donateurs et le personnel du bureau de soutien soient bien accueillis et animés lors des visites de NON et sur le terrain

·                          En collaboration avec le responsable de la sécurité, de la flotte et de l'administration , assurez-vous que la réservation de vol, les réservations d'hôtel, les transferts aéroport et les visites de terrain prévues sont bien planifiés et coordonnés

·                          S'assurer que la politique de protection des enfants et des adultes est appliquée pour tout le personnel n'appartenant pas à Vision Mondiale sur le terrain

·                          En liaison avec le responsable de la communication , veille à ce que tous les visiteurs reçoivent les outils marketing WVB appropriés

·                          Veiller à ce que tous les visiteurs reçoivent une trousse d' orientation , une séance d'information sur la sécurité , des informations essentielles sur le contexte du pays, la protection des enfants et des adultes, des documents relatifs au code de conduite, des documents actualisés relatifs au projet avant le voyage.

·                          Suivi des actions décidées lors de la visite

·                          Travailler avec les parties prenantes pour valider le programme et assurer la visibilité en travaillant avec la communication

·                          Trimestriel Soumettre une conclusion basée sur le plan des visiteurs

Visibilité organisationnelle et amélioration de la marque

Superviser la mise en œuvre des protocoles d'accord

·                          Surveiller tous les protocoles d'entente entre WVIB et les ministères techniques et autres partenaires

·                          Développer une base de données pour suivre tous les protocoles d'accord depuis la date d'approbation et les dates d'expiration afin d'informer la prochaine étape

La mise en œuvre des protocoles d'accord estsurveillée et suivie pour que des mesures appropriées soient prises

Autres

Toute autre tâche assignée par le superviseur.