Termes de référence pour le recrutement des fournisseurs pour le transport, la Restauration et location Salles et les matériels bureautique pour l’Association des Guides du Burundi (AGB) dans le cadre de la réalisation de ses activités, la mise en Œuvre de ses projets ainsi que l’expansion du mouvement

1. Le contexte

L’Association des Guides du Burundi est une association sans but lucratif dont la mission est de donner à la jeune Fille burundaise une éducation non formelle de qualité qui lui permet de découvrir son plein potentiel et d’accomplir son devoir de citoyenne responsable.

AGB exécute plusieurs activités et missions qui nécessitent des services de restaurations, de locations des salles pour les réunions et ateliers, des véhicules pour les missions à l’intérieur du pays et en interne, et des matériels Bureautique.

C’est dans ce cadre qu’elle désire augmenter le nombre ses fournisseurs qui disposeraient de ces services

2. Résultats attendus

Le fournisseur ou la maison de prestation de service devrait travailler en étroite collaboration avec l’association des Guides du Burundi. Les résultats attendus seront :

• Les capacités d’offrir le service comme souhaité.
• La satisfaction du client (les membres de l’AGB, le personnel de l’ AGB, et autres personnes/organisations ayant des liens avec l’ AGB)
• Garantir l’exécution du marché durant toute la période de l’activité

3. Tâches et responsabilités

A. Du fournisseur de restaurations et salles des réunions le fournisseur sera appelé à

• Faire des livraisons de la nourriture au lieu de la formation selon le bon de commande lui transmis,
• Respecter l’hygiène dans ses services
• Fournir des services de bonnes qualités au bon prix
• Répondre aux sollicitations du client dans les brefs délais
• Respecter la politique de prévention contre l’exploitation et les Abus sexuels ainsi que toute forme de violence basée sur le genre (PEAS-VBG) en annexe à ce contrat, Fournir les factures et autres pièces nécessaire pour demander de paiement.

1. Du fournisseur de transport /véhicules
   • Fournir des véhicules de location avec Chauffeurs et carburant
   • Mettre à la disposition de l’ AGB des véhicules en bon état
   • S’acquitter de toutes sortes de réparations du véhicule en cours de location
   • Respecter et informer ses chauffeurs sur la politique de prévention contre l’exploitation et les abus sexuel ainsi que toute forme de violence basée sur le genre (PEAS-VBG)
2. Du Fournisseur de matériel Bureautique
   • Fournir des matériels de bonnes qualités à un bon prix
   • Faire la livraison des matériels au bureau de AGB selon le bon de commande lui transmis.

4. Plan d’action

Le fournisseur aura à repondre aux sollicitations de l’association à chaque fois que de besoin.

5. Profil du fournisseur :

Être une personne physique disposant d’une société/ morale qui opère dans le secteur de fourniture des services de restauration, de transport, matériel bureautique, salle de réunion.

Expériences et Compétences :

• Une expertise de gérer un grand nombre de personnes pour les services de transport, restauration, de matériel bureautique, salle de réunion.
• Avoir l’expérience de travailler avec les organisations locales et internationales pour la fourniture de ses différents services
• Avoir des compétences spécifiques dans la fourniture de service pour laquelle l’on a soumissionné ,

6. Considérations administratives

Le fournisseur / la maison de prestation de service travaillera dans les provinces du Burundi selon les besoins de l’association des Guides du Burundi et selon le lieu de l’activité sous la supervision de la coordinatrice des programmes chez AGB et collaborera étroitement avec le chef d’équipe sur terrain (chargé de la mise en œuvre de l’activité.)

7. Dispositions fiscales

Il appartient au fournisseur de payer directement auprès des services compétents toutes charges sociales et impôts afférents à ce service de prestation.

8. Soumission

Le candidat est prié de soumettre le dossier sous une enveloppe pli fermé avec mention « fournitures pour le service de  » ou à l’adresse E-mail rh@guidesburundi.org

Adressé à la Commissaire Générale et représentante Légale de AGB, Au Bureau AGB.

Bujumbura adresse : Avenue de la Mission no 06, Building Ndongozi Bureau No 01 Le 19/5/2024 au plus tard 16 h 00 heures locales.

Le dossier de candidature doit avoir

• Une lettre de motivation indiquant les compétences du soumissionnaire,

Une offre technique incluant les services pour lesquels le soumissionnaire aimerait faire sa prestation ,

• Une offre financière
• Une copie du NIF